企業利用電子信息化加強檔案管理的策略

莫茜茜 林士鈺

摘 要：近年來，我國經濟水平、科學技術水平得到了快速發展。計算機技術在人們生活中的廣泛應用，為人們的生活帶來了諸多便利，尤其是企業檔案管理中也應用了電子信息化技術，并且取得了良好的成績。但是，電子信息化技術在企業檔案管理中的應用并不廣泛，僅有少數企業接納并且應用。基于這一問題，本文分析了我國企業檔案的管理現狀，然后對電子信息化電子檔案的特點和缺點進行分析，最后針對性地提出一些有效的建議和措施，希望能有效提高電子信息化技術在企業檔案管理中的應用，并且提高檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：信息化；檔案管理；重要性；思考

隨著我國經濟水平的不斷發展，科學技術水平也在不斷提高，尤其是電子信息技術，我國也逐漸進入信息化時代。在這一時代下，傳統企業的檔案管理方式已經不適用于現在企業的檔案管理，而將電子信息化技術應用到企業檔案管理中能有效提高企業檔案管理的效率。但是，我國大部分企業對電子化檔案接納程度不高，導致電子檔案不能順利推廣，因此，本文針對這一問題提出一些有效的建議和措施，希望能有效促進電子檔案在我國各大企業中的接納和應用。

一、我國企業檔案管理現狀

檔案管理對于現代的企業、國家行政部門及各大高校都有很重要的意義。目前，我國大部分企業管理檔案還采用傳統的檔案管理方式，但隨著社會的不斷發展和進步，傳統檔案管理的方式已經不適用于現代社會的檔案管理，傳統檔案管理方式存在的弊端也逐漸暴露出來。

傳統檔案管理方式存在的主要弊端有：第一，檔案的收集和整理，效率低下，傳統檔案管理是通過檔案袋對其進行收集和整理，整個過程十分復雜，而且一不小心就會出錯，且我國人口眾多，檔案的收集和整理工作量大，導致檔案管理效率低下，嚴重影響了我國檔案的管理；第二，不利于保存，傳統檔案管理是在檔案室進行保存，但是如果檔案室發生火災等災難會對所有檔案造成很大的威脅，因此，傳統的檔案管理方式對檔案的安全性不具備較強的保障力；第三，不利于檔案的查詢和檢索，如果有人來查閱自己的檔案，就會給檔案管理人員帶來很大的工作量，因為檔案實在太多了，需要大量的時間來查詢和檢索。由此可見，傳統檔案管理過程中存在諸多弊端，導致其必然會被社會淘汰。隨著社會科學技術水平的不斷提高，電子檔案逐漸出現在企業檔案管理中，利用電子信息化技術將檔案進行信息化，直接儲存在計算機中，在使用時隨時調用，提高了檔案調用的效率，且更能夠保證檔案的安全。但是電子檔案在應用的過程中還是存在一定問題，比如，企業接納和應用程度不高、電子檔案會受到黑客攻擊，等等，這些都是需要完善的，本文基于這一問題展開討論和分析。

二、信息化電子檔案應用分析

企業檔案管理電子信息化是指企業在進行檔案管理的過程中將檔案信息化，通過計算機等工具來對檔案進行管理，這種管理方式在一定程度上可以保證檔案的安全性，并且有效提高檔案管理的效率和質量，但是其還是存在一定的風險性，下文分別對電子信息技術應用到檔案管理中的優勢和問題進行分析。

（一）電子信息技術應用到檔案管理中的優勢

將電子信息技術應用到企業檔案管理中，對企業檔案管理有諸多優勢：第一，信息化檔案便于搜集，將檔案通過信息化進行儲存，不僅可以有效減少紙張資源的浪費，還能有效提高檔案搜集效率，工作人員可以直接通過計算機進行操作，輸入檔案人的姓名和身份證即可調出所有的檔案信息，有效提高檔案搜集的工作效率。除此之外，電子檔案還方便攜帶，通過U盤或者電子郵件就可以將其發送給他人，簡單方便；第二，電子信息化檔案便于保存，電子信息化檔案最大的特點之一就是便于保存，將所有的信息錄入電腦，保存在電子計算機中就可以，在后期需要檔案時直接在電腦上調用即可；第三，電子信息化檔案便于檢索查詢，電子信息化檔案相比傳統檔案更方便檢索和查詢，所有的檔案信息都在電子計算機中，需要查閱檔案的時候只需要登錄計算機，并輸入相關的信息，就可以調出相應的檔案，有效提高了檔案檢索和查詢的效率，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

（二）電子技術在檔案管理中面臨的問題

電子信息化檔案在快速發展的同時也面臨一些問題，這對電子信息化檔案的發展和應用有一定的影響，主要是因為管理者對電子信息化檔案管理技術認識不夠，我國電子信息技術還不夠成熟，將其應用到檔案管理中，不能發揮電子信息技術的優勢和特點，而且管理者對電子信息化檔案管理技術的重視程度也不夠，對其投入的資金不足，資金上的匱乏導致無法建立技術設備完善的電子信息化檔案模式。另外，電子檔案的復印件和原件之間還有一定的差距，而且很容易判別真偽，后期也不能作為法律保證的證據。除此之外，我國檔案管理部門缺乏相應的電子信息化技術管理人才，電子信息技術是一門新型的先進技術，我國當前檔案管理部門還對其不是很了解，缺乏電子信息化技術的專業性人才，這也是電子技術在檔案管理中應用面臨最大的問題之一。以上幾點都是嚴重影響我國電子信息技術在企業檔案管理中廣泛應用的因素，針對這些問題，下文提出一些有效解決的對策，希望能解決這些問題。

三、企業電子信息化檔案的應用策略

針對電子技術在檔案管理過程中面臨的問題進行分析，下文提出一些企業檔案管理電子信息化的措施和對策，希望能保證企業電子檔案的安全性和管理的高效性。

首先，加強電子檔案設備故障檢修，定期對儲存電子檔案的設備進行檢修，如有異常應立即進行維修，從而保證電子檔案的安全性；另外，對企業所有的電子檔案進行加密，防止他人盜取，或者黑客通過網絡破壞檔案，保證電子檔案的完整性；其次，加強檔案管理部門對電子信息技術在檔案管理中應用的重視程度，讓所有的工作人員對電子信息技術有一定的了解，投入足夠的資金到電子信息化檔案的建設中。其次，數立正確的檔案管理觀念，對所有的工作人員進行專業化培訓，盡可能避免在工作的時候出現錯誤，從而有效地提高檔案管理的效率，并且保證電子信息化檔案管理技術科學、高效的應用。最后，將電子檔案管理方式與傳統檔案管理方式進行有機結合，對于一些難以用電子形式保存的檔案依然通過傳統方式進行保存和管理，從而建立完善的企業檔案管理體系，只有這樣才能有效促進電子信息技術在我國檔案管理中的廣泛應用，有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案的安全性。

四、結語

綜上所述，隨著我國科學技術的飛速發展，企業傳統檔案的管理方式已經不再適應當今社會，電子信息技術的出現對企業傳統檔案管理方式提出了挑戰，同時也體現出了傳統檔案不具備的多種特點和優勢。但是，電子檔案在快速發展和應用的同時也面臨一些問題，這對電子檔案的安全及檔案的管理有很大的影響，因此，加強對電子信息技術在檔案管理中的研究和應用勢在必行。

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