企業OA系統電子文件的歸檔管理方法探究

韓英

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）1-000-02

摘 要 現代企業隨著辦公自動化的應用和深入，產生了大量的電子文件，如何高效、妥善、完備地保存好這些文件，對檔案工作者提出了更高的要求。

關鍵詞 辦公自動化 電子文件歸檔管理

一、加強電子文件歸檔管理的重要性

企業的OA即辦公自動化，是指在企業黨政工團及業務部門的實際工作中，以計算機技術和網絡技術為心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用日常工作形成的信息，為企業的管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。隨著計算機技術的迅速發展，為企業進行網上辦公提供了可能和可靠的技術保障，推動整個社會進入知識管理的新階段。特別是近幾年來，隨著企業OA系統在公文處理上的普及應用，電子文件成了辦公自動化的必然產物，是檔案必不可少的重要組成部分。但是目前在現有企業OA系統中，從電子公文的生成到歸檔，在管理方法和制度上存在著不完善的方面，有時電子文件雖進行了歸檔，但分類尚不明確或無相應說明，最終查找起來還是非常不便。所以具體的歸檔管理制度、歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等不明確，不僅使歸檔工作具有較大的隨意性，而且還將影響到整理、保管、編目、查找利用等一系列后續工作的開展。因此，加強OA環境下電子文件的歸檔管理非常重要。

二、企業OA環境下加強電子文件的歸檔管理的具體方法

（一）提高領導認識，加強專業隊伍建設

電子文件是一種新生事物，和紙質文件一樣都是檔案的一個很重要的來源，要充分認識到電子檔案在企業建設和發展中的作用，改變過去重紙質檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子文件歸檔工作。企業各級領導應將電子文件歸檔管理作為開展辦公自動化工作的一項重要事情來抓，提高員工對辦公自動化過程中產生的各類電子文件的重要性的認識。同時，檔案部門要牽頭培養一批過硬的部門兼職檔案員，來承擔好此項工作。

（二）制定電子文件的歸檔管理標準

由于電子文件的記錄格式、載體形式區別于紙質文件，電子檔案與紙質檔案也存在很大差別。它們不僅在外形上不同，在處理方法、管理內容、管理方式上也相去甚遠，所以必須根據電子文件的特殊需要來制定相應的管理標準，如電子文件的登記標準、命名標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準、安全標準等。這些標準的制定可以參照文書檔案的某些做法，但又不能照搬。電子檔案作為一種嶄新的檔案門類，有別于傳統檔案管理的方式和方法，管理中會出現許多新情況。當然，電子文件歸檔標準的制定絕不是檔案部門自己的事，應該聯合企業信息中心、使用部門等共同協商制定，使其更接地氣且易于遵守。

（三）結合公司實情，加強OA系統與檔案管理軟件的無縫對接

目前，許多企業在OA系統建設中，由于種種原因并沒有把電子文件歸管理考慮在內，有些即使考慮了，也沒有與檔案部門溝通，因此無法進行電子文件歸檔，對于網上傳輸大量電子文件該如何處理，如何與檔案部門使用的檔案管理軟件相銜接，已成為基層檔案人員最關心、最棘手的問題。因此，檔案部門與信息中心要進一步尋找兩者的結合點，使用統一的標準化、規范化軟件，使企業的OA系統與檔案管理系統實現無縫對接，實現電子檔案規范化管理，提高檔案信息資源的開發和利用水平。

（四）做好電子文件的日常歸檔管理工作

在解決企業OA系統與檔案管理軟件的銜接之后，需進一步做好電子文件的日常歸檔管理工作。要做好日常歸檔，應該堅持以下原則：

①按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室送行移交。各部門可以直接在OA系統中將文件歸檔，也可以以郵件的形式傳遞到檔案室，或用移動硬盤的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設置一個個的文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。此外，正式的紙質發文定稿要在規定的時間內向檔案室移交，以便對有關的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現象或被人為刪改。

②歸檔電子文件的核對鑒定原則。不是所有的電子文件都需要歸檔，需要檔案部門和相關成文部門定期對已形成的電子文件進行真實性、完整性、有效性和有無保存價值的鑒定，劃分出不同的保管期限；然后用殺毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒感染后，再由檔案人員將這些電子文件分別轉錄到與網絡相隔離的計算機中。在一個年度或一定時間后，將這些電子文件轉錄至一次寫入的光盤或移動U盤中做脫機保存，同時編制文件索引，供后續的查找利用。一般情況下，電子文件從計算機轉錄到光盤上時應該拷貝三份，兩份歸檔，一份對外提供利用。電子文件生成軟件的收集，應由電子文件的形成部門在電子文件形成前向檔案室進行登記，并移交應用軟件的資料。登記項目包括軟件的名稱、用途、支持硬件、使用語言、技術參數、維護要求等，并附帶紙質的使用說明書。軟件在使用過程中有何修改完善，技術部門也應及時向檔案部門提供資料。

（五）做好電子檔案的安全維護工作

電子檔案雖然具有節約空間、方便快捷等優點，但其內容和形式是相對獨立的，所以其在保存與維護方面更為復雜。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并處于可準確提供利用的最佳狀態，是檔案工作者必須解決的問題。做好辦公自動化系統和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命。二是保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，每天調控庫房溫濕度，保障電子檔案有良好的室內環境，機器設備和磁介質不會因溫度太高或溫度巨幅波動及火災受到致命的傷害。三是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，這在一定范圍內對文件與數據提供了保護。四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件定期自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。

三、結語

總之，在全球信息化大爆炸的今天，在日常辦公越來越依賴OA系統的現代企業中，每天都有大量的電子文件產生、傳遞和高頻利用，檔案工作作為信息管理和信息服務的職能愈發突出。要做一名合格的檔案管理工作者，必須適應時代的需要，深入學習和了解電子檔案管理的新技術、新方法、新理論，不斷推進企業檔案管理的網絡化、信息化建設進程，為企業的全面跨越發展貢獻檔案工作者的一份力量。

參考文獻：

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