ERP環境下中小企業內部控制的探討

董鮮艷

【摘 要】在ERP具體運行和實施過程中，如何提高中小企業內部控制效果，值得進一步思考和探討。本文主要從ERP環境下中小企業內部控制的重要性出發，分析中小企業內部控制存在問題，提出相應建議，使中小企業內部控制設計運行得到有效實施，促進中小企業發展戰略目標的實現。

【關鍵詞】ERP系統；中小企業；內部控制

隨著互聯網技術的發展，ERP系統被越來越多的中小企業采用是大勢所趨。中小企業由于受自身條件所限，運用ERP系統過程中將面臨各種各樣的新問題，如果沒有相應的內部控制制度，ERP系統的作用將大打折扣，不能發揮應有的作用。在ERP環境下，探討中小企業內部控制問題，對促進中小企業的發展壯大意義深遠。

一、ERP環境下中小企業內部控制的重要性

1.ERP系統簡述

ERP系統主要是運用計算機技術、網絡技術和數據庫技術，把企業的銷售、生產、財務等各個部門通過數據有效的聯系，最大程度地進行資源優化配置，達到效益的最大化。ERP系統是一套管理系統，具體用起來就是各個部門都應用ERP系統來進行操作，通過一個系統來運作一個公司的業務，把各個部門間相互連接起來。

2.實施ERP系統對中小企業的影響

中小企業由于受管理基礎和管理水平的影響，本身在內部控制建設方面比較薄弱。ERP系統給企業帶來了全新的理念，提高企業內部控制管理效率，但ERP的實施也給企業帶來了新的內控風險。在ERP環境下，實施過程中會出現各種各樣的新問題，內部控制環境、運用控制的方式、業務運作流程等都將發生重大變化，ERP系統的開放性、信息的分散性、數據的共享性、網絡工具的應用都將帶來新的內部控制風險點和控制盲區。

3.中小企業內部控制建設的重要性

由于中小企業在人力、財力、物力方面可能投入不足，如果沒有一套行之有效的內部控制制度，ERP系統將會成為一種擺設，未能為企業實現戰略目標服務，反而會沖擊原有的內部控制制度，產生新的管理風險。在ERP環境下，加強內控制度建設，行之有效的內控制度，會使企業各部門之間溝通合作順暢、各種信息的傳遞及時，將提升企業內部運轉的效率，極大降低企業的風險系數。因此，建立和規范內部控制制度，對ERP系統的有效實施，提高企業經營效率和效果，促進企業實現發展戰略目標具有重要意義。

二、ERP環境下，中小企業內部控制存在的問題

1.數據安全問題未能有效防范

中小企業由于人力、財力、物力等方面原因，ERP系統一般采取外購形式，較少自行開發。一旦ERP系統運行不正常，依靠企業自身力量，往往不能解決，只能求助供應商，系統的所有數據維護人員都能接觸或改動，企業對此方面缺少內部控制制度，或雖然有內部控制制度，但對維護人員的約束力不強，如果維護人員進行不當操作，給企業帶來的損害是無法估計的；對內部人員方面，由于運用ERP系統，企業內部如采購、銷售、倉庫、車間、物料、財務等部門都要接觸ERP系統，如果有部分環節數據輸入錯誤，都要會導致最終結果偏離實際，如果權限任意開放，有的會造成企業運轉的短期癱瘓，有的可能會泄露企業機密信息，削弱企業的核心竟爭力。

2.內部控制體系未能及時更新，過分依賴ERP系統

ERP環境下，運用計算機技術極大提高了各方面能力，信息質量得到了改善，ERP系統由各個部門共同操作，對原有的管理模式提出挑戰，原有內控措施已不能滿足ERP環境下的新的管理方式。中小企業運用ERP系統前，未有充分的準備，未進行充分的調研，沒有較好的內控措施對數據進行監控和核對，過分依賴ERP系統。不可否認，運用ERP借助計算機系統，計算機系統在處理數據及傳輸方面比手工操作簡便和及時，但企業對其的監督控制及其ERP本身的穩定性卻較薄弱，非法入侵和簡單的惡意程序，就會導致系統數據被盜或正確度改變，如果認為計算機輸出的結果都是正確的，不認真核對，不能及時發現進行修改，就會使決策層得到錯誤的信息，影響決策結果。

3.系統后續升級更新問題

在采購、庫存、生產、銷售、財務環節運用ERP的企業，由于外部環境的動態變化，企業的供應商和客戶也不斷變化，供應模式和銷售模式也千差萬別，信息技術的發展也日新月異，在運用ERP的過程中，系統會面臨應用程序的維護和修理。中小企業如果沒有合理安排，受成本等方面的制約，可能會對后續投入不足，企業內部控制、應對措施不到位，ERP系統的使用效果就會大打折扣，不能發揮應有的作用。

4.對ERP認知不夠，管理層風險意識薄弱

隨著市場經濟的不斷發展，企業間競爭也不斷加強，中小企業的管理水平也越來越強。但由于中小企業本身的局限性，治理結構、組織結構等并不健全，流于形式，很多制度都是簡單參照《公司法》，沒有從企業實際出發，對企業運營指導意義不強，企業的實際風險未能得到較好的識別和防范，運用ERP系統，使企業由人對信息的流轉控制轉向計算機對信息的流轉和控制。由于管理層或員工對ERP認知不夠，自身管理素質未得到提升，對內控措施不及時調整，管理層仍沿用傳統的管理模式，會使管理混亂，員工無所適從，影響企業的發展。

三、ERP環境下中小企業內部控制的建議

1.加強對員工的培訓

業務技能方面：ERP 是科學管理流程的數字化表達。但許多員工對系統的認知還停留在簡單輸入、輸出數據上面，系統中很多統計分析功能及監控機制，并未被充分發掘運用。因此，當企業在推行 ERP 系統上線前，應注重對有關員工的培訓工作，并且應建立員工培訓長效機制，促進員工的知識、技能持續更新，不斷提高員工的服務效能，發揮ERP系統的作用。

職業道德方面：中小企業應加強人力資源方面管理，加強全體員工的職業道德培訓，招聘員工應遵循德才兼備、以德為先原則。在運用ERP過程中，對于企業涉及關鍵技術、知識產權、商業秘密的崗位，應當與該崗位員工簽訂有關保密協議，明確保密義務。

2.加強系統安全管理

（1）中小企業應當加強ERP系統維護流程的管理，嚴格按照維護工作外包制度、工作流程和相關要求，組織開展業務外包，并與承包方簽訂外包合同，確保承包方嚴格履行業務外包合同，注重保密協議的簽訂，明確保密的內容和范圍及義務，最大限度減少機密信息泄露的風險。

（2）中小企業應當根據業務性質、重要性程度、保密要求等情況確定信息系統的安全等級，對不同等級信息的授權使用制定制度，嚴格按授權等級進行操作，重視對重要業務系統的訪問權限管理，建立安全保密和泄密責任的追究制度。

（3）中小企業應當建立系統數據定期備份制度，明確備份內容、備份時點、備份責任人，定期檢查備份情況；建立關鍵信息設備的管理，指定專門部門管理信息設備存放地點的環境，指定專人檢查，責任落實到人。

3.加強對內部控制系統更新，提升ERP系統與其他管理系統的融合

ERP系統不是獨立的系統，中小企業應當加強對現有內部控制系統的更新，與時俱進，把ERP系統與其他管理系統融合，逐步將內控系統嵌入ERP系統。內部控制管理從財務控制入手，確保業務執行各環節在ERP系統中得到反應，提升內部控制的時效性，拓展預警功能，對業務流程各環節可能存在的風險提出預警，對提出的預警確定專門人員核查匯報，制定匯報時限和越級匯報制度，使管理層能夠有充分的時間做好風險應對措施。改變中小企業傳統的事后控制模式，加強事中控制，提升事前分析和預測，減少企業運營風險。

4.加強ERP系統的更新

ERP 環境下的內部控制工作是一項長期工程，要建立長遠有效的制度，以使內部控制制度能合理保證企業戰略目標的實現。ERP 系統 的開發和變更、業務處理流程的變化及新業務的增加等都會改變企業風險問題，只有不斷對控制流程和控制措施進行修正，才能完善內控制度的規范，保證制度規范的健全性。企業應建立ERP系統定期更新制度，加強對ERP系統的維護，建立健全長效機制，常抓不懈，避免出現前清后亂、工作重復的情況。

5.加強管理層風險意識

管理層的風險理念影響企業對風險的控制程度及采取的措施。管理層應通過學習加強對ERP系統的認識，增強對ERP系統的了解，提高風險敏感度，充分認識ERP風險的特性。只有全面識別風險事項，樹立風險意識，合理評估風險，才能制定恰當的內部控制措施，使風險降到中小企業可承受范圍之內。

運用信息技術、網絡技術進行企業管理已成為主流，ERP系統在中小企業里運用更是比比皆是，討論ERP環境下中小企業內部控制的問題及應對措施，是順應時事的。運用ERP系統內部控制將產生新的問題，但更應看到給企業帶來的好處。在市場競爭日趨激烈的今天，內部控制更是中小企業發展壯大、實現戰略目標的合理保證，中小企業應順應時代潮流，努力尋找適合本企業發展的內部控制體系，走在時代的前面，發展壯大企業。

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