完善物業企業內部控制管理的幾點建議

吳春紅

【摘 要】內部控制管理工作對于企業經營目標的實現、經濟效益的提升、成本的降低有著非常重要的作用。內部控制管理是企業日常經營發展過程中不可或缺的工作，夯實企業基礎管理工作是保證企業運營發展的前提。內部控制管理的最終目標是實現企業價值最大化。物業企業完善企業內部控制制度，能夠保障投資者的合法權益，對企業良性健康發展具有非常重要的意義。物業管理在我國已有30年的歷史，30年來物業企業有了長足的發展，而物業企業的內部控制管理相較于物業管理的發展而言略顯滯后，物業企業管理者的內控意識和內控管理方法還存在一些問題。本文在分析物業管理公司加強內部控制管理的重要性基礎上，深入探討了當前物業管理公司內部控制存在的問題，比如：企業管理者自身對內控管理認識不足，內部控制制度不健全；企業的內部控制制度缺乏連貫性，難以發揮促進和監管的作用；企業技術崗位人員風險意識不足，專業素質不高等，并分析了這些問題的成因；最后，針對性的提出了加強物業管理公司內部控制的對策措施。

【關鍵詞】物業企業；內部控制；監督機制；風險防范

一、引言

內控管理工作對于企業經營目標的實現、經濟效益的提升、成本的降低有著非常重要的作用。內控管理是企業日常經營發展過程中不可或缺的工作，夯實企業基礎管理工作是保證企業運營發展的前提。內控管理的最終目標是實現企業價值最大化。物業企業完善企業內部控制制度，是保障投資者的合法權益，對企業良性健康發展具有非常重要的意義。

物業管理在我國已有30年的歷史，30年來物業企業有了長足的發展，而物業企業的內控管理相較于物業管理的發展而言略顯滯后，物業企業管理者的內控意識和內控管理方法還存在一些問題。隨著經濟的發展以及同行業競爭程度的不斷升級，物業企業管理的內部控制制度成為企業核心競爭力的關鍵因素。企業內部控制制度需要根據自身的發展不斷更新和完善，才能使內控制度在企業發展歷程中得到有效發揮。

二、A物業管理公司內部控制管理存在的問題

某某地產公司是香港A上市公司旗下內地物業旗艦，是內地最具規模的房地產發展商之一。作為某某地產子公司的A物業管理公司， 是較早進入內地發展物業企業的港企之一，憑借集團在香港及國內管理的豐富經驗及優秀團隊，在國內提供卓越的管理服務。公司秉承“同業中的領先者”的發展策略，近年來業務在內地蓬勃發展。雄厚的人才儲備以及長遠的人才吸納、培養規劃，擁有一支由眾多經驗豐富的業界精英組成的管理團隊。其中不乏具有管理星級酒店經驗和管理公寓、小區、寫字樓的高級復合型人才。

然而，當時在進入內地經營5年后出現嚴重虧損，數千萬元的欠費沒有及時追回，造成資金鏈嚴重斷層，如果不是當時的高層決定調整領導班子實施全面整改，全面提升企業內部控制，企業就不會有現在的發展。

縱觀A物業管理公司發展過程，可以看出其核心問題是企業的內控管理環節存在嚴重疏漏，組織機構設置不合理，責、權、利不清導致管理失控、資金回收不及時、資金管理不當、缺乏監管等環節一系列問題。內部控制存在的問題具體主要體現在以下幾方面：

1.企業管理者自身對內控管理認識不足，內部控制制度不健全

由于以前的管理者對內控認識不足，工作流程和管理制度不規范，缺乏監管環節。以財務崗位設置為例，以前項目財務只設置兩名財務人員，一名收銀員兼做出納；另一名會計在收銀員休息時兼做收銀員的工作。財務制度形同虛設，崗位設置和分工違背了不相容職務應分離的原則，很容易發生舞弊行為。

2.企業的內部控制制度缺乏連貫性，難以發揮促進和監管的作用

建立的內控控制制度缺乏合理性，內部控制的體系不夠健全，企業管理者存在重業務輕管理的意識，關鍵時刻制度讓位于業務，使制度形同虛設。部門之間未形成良好的內部監督機制，難以起到制約效果。雖然制定了內控制度，落實在具體工作中時卻流于形式，領導看重業績，忽略內部控制、監督等管理環節，使制度成為一紙空文。

3.企業技術崗位人員風險意識不足，專業素質不高

以財務部門為例，財務部隸屬于項目客服部，存在“外行管理內行”的現象，由于管理不對口，且崗位人員專業素質不高，賬目記錄不規范，沒有嚴格的復審制度，無法起到監管的功能。基于物業行業性的特點，物業費欠費統計就顯得尤為重要，然而，應收數據庫資料不完整，數據更新不及時，業主變更信息不能及時掌握等一系列問題都對物業費的及時收回產生不利因素甚至導致壞賬損失的風險。

4.企業監督機制不健全

內部審計工作由財務部門執行，在形式上缺乏應有的獨立性。審計人員的工作受到內部各種因素的影響難以放開手腳真正的開展監督工作，增加了企業財務風險發生的可能性。缺乏專業的內控管理人員，加之企業在運營過程中缺少對各部門、各崗位員工的工作規范化管理，員工對工作標準沒有具體的概念，不愿配合甚至排斥監督管理，使內控管理徒有虛名。

三、A物業管理公司內部控制管理問題的成因分析

1.重業務 輕管理

導致企業內部控制制度不健全，企業管理者對內控管理認識不足的原因是當時的管理者只重視業務看中業績，而忽視了管理的重要性。一些管理方面的事物全憑個人判斷和經驗甚至人情，缺乏對內部管理控制重要性的認識。比如：員工的勞動合同到期而不及時續簽，認為該員工是老員工與企業是有感情的，不會出現問題，而當員工將企業告上法庭時，企業付出的代價是支付大額的賠償金。

2.制度形同虛設

企業的內部控制制度形同擺設，不能起到促進和監管的作用導致企業最終產生大量不良資產。以物業費催收為例，由于當時沒有績效考核這一環節，回款率的高低與員工的個人利益沒有掛鉤，導致催收工作缺乏力度，對不交費的業主沒有做到及時溝通、探究原因、及時為業主解決問題，導致巨額物業費無法收回。企業只能靠吃“老本”維持，資金跟不上，物業管理環境的建設就無從改善和發展，業主心生不滿，企業發展艱難。

3.風險意識不足 忽略了崗位培訓的重要性

在各專業崗位，專業人員缺乏風險意識，專業培訓出現空白，專業知識更新跟進不足。以財務部門為例，項目財務只設置兩名財務人員，且專業性不強，只能滿足收款、記賬的要求，一崗兼多職，產生這一現象的根本原因是當時的管理者對財務工作的重要性認識不足，認為只要把錢收上來就OK，忽視了財務工作這一環節在整個項目工作中的重要性。

4.制度執行與考核脫節

企業缺乏監督機制產生的后果就是制度與實際脫節。制度出臺后，是否真正落實到了實際工作中，沒有相應的審計、考核機制跟進，且內控被各種因素所影響，難以發揮真正的監督作用。

四、加強A物業管理公司內部控制管理的對策措施

物業公司的財務內控是企業發展的核心，它是有效防范財務風險的前提，而防范財務風險是促進財務內部控制進行的保障。下面是本人對完善物業行業企業內部控制管理的幾點建議：

1.以有效制衡為前提，合理劃分崗位職責；以內部控制制度為指引，為企業發展護航

不相容職務分離控制 控制環境主要反映企業管理者和相關人員對控制的態度、認識和行動。應提升管理者對內控管理重要性的思想認識和經營管理作風。整合組織結構，明確職權和責任。使內部控制、內部監管工作落實到實處，改變重經營輕管理的意識，使財務監督職能發揮出應有的作用。具體措施就是將原隸屬于項目客服部的財務人員分離出來，調整為隸屬公司財務部，合理配置財務崗位，收銀員、出納、會計工作相互分離，形成有效監管機制。“內部牽制”是不相容職務分離的核心，在進行崗位設置時應以形成有效的制衡機制為前提，在滿足企業崗位需求的同時要加強員工的職業道德宣傳與專業培訓工作，培養綜合素質的財務人員，明確規定各個崗位的權限，使監督審核職務與經管執行職務相分離；授權審批職務與執行職務相分離等達成內部牽制、有效制衡。

2.運用信息化管理工具，提高財務工作時效性；依托內控管理制度，降低企業產生不良資產的風險

建立扎實的會計基礎工作。扎實的會計基礎工作是財務管理工作的前提和重要環節，也是財務管理工作質量的重要保障。隨著社會的發展，傳統的會計核算已經無法適應社會發展的需要，隨著社會信息化的發展，財務人員的工作更多的借助于ERP等信息化管理工具，財務信息化有助于實現數據共享，保證了核算口徑、財務數據的一致性。為此，財務部改進收費方式，引進“紅蘋果”收費系統，由原來的手工掛賬、收費改為用系統掛賬、收費，簡化了收銀員的工作量，提高了收費的準確率，做到數據實時共享，為客服部門的催收工作提供了及時的數據支持。提升了工作效率。

除此之外，庫存材料出入庫管理也采用了系統化處理，改變了陳舊的手工臺賬的模式，現在只需將入庫材料的編碼輸入系統，系統會自動識別編碼彈出相應的物品名稱，庫管人員輸入單價和數量，金額自動生成；提高了出庫、入庫單填寫的效率，使單據更為規范，也提高了計算結果的準確性。

催收人員的個人業績應與績效考核相結合，采取樓管負責制，回款情況與年末獎金掛鉤，激發客服人員的催收熱情。客服催收人員是物業公司的對外窗口，是物業公司、集團公司社會形象的體現，因此應提高催收人員的業務素養，以增強業主對物業公司的認同感，樹立公司良好的社會形象。

3.員工應加強風險防范，樹立與企業風險共擔的意識

加強企業員工風險防范意識：只有牢固樹立員工與企業共擔風險的理念，才能使員工以企業為本，樹立風險意識。提高回款率，盡快收回資金，需要各部門打破“各自為政” “ 事不關己” 的作風，財務部及時將客戶信息通報客服部，客服部根據信息聯合工程部、安保部等職能部門有效采取有效措施及時跟進催收工作，取得了良好效果。

4.加強各項內控管理制度的落實

（1）嚴格授權審批制度 各司其職 各負其責

嚴格授權審批制度 授權審批制度是企業內控環境的一個重要方面，要求企業根據常規授權和特別授權的具體規定，明確辦理業務和事項的權限和范圍，授權人承擔相應的責任。①明確授權權限；建立授權審批體系，編制授權索引，明確授權人的權限，授權索引應下發至企業各業務部門。明確授權的內容和范圍，被授權人要清楚自己的權利限制。②授權的大小與授權人及被授權人的級別相適應。③權責要同時具備。享有權利的同時要承擔相應的責任，要有崗位責任制的制約。④企業應建立述職機制。管理者應將自己履行崗位的職責、工作中的成績、不足以及對今后工作的設想、合理化建議等以書面及口述形式向授權人做階段性的匯報闡述。⑤授權應以書面形式并通報企業員工。

（2）加強財產保護制度 防止企業資產流失

保障財產安全特別是資產安全是企業內部控制的重要環節。應限制未經授權的人員對財產的直接接觸和處置，對員工加強愛護企業資產的宣傳教育工作，保障財產的安全完整。應建立資產報廢審批流程，明確報廢審批權限，報廢資產統一處置收益應由專人負責及時上交財務部門入賬。防止企業資產的流失。此外，應進一步完善和建立盤點制度，分為定期盤點和不定期抽查清盤同步進行，資金要建立“日清月結”制度，做到賬實相符、賬賬相符。建立完善應收賬款催收制度，對欠費進行賬齡分析，明確責任，防止和降低壞賬風險。

（3）合理運用預算管理控制 強化管理控制力度

預算管理控制 預算管理是企業內部控制的重要手段。預算管理水平的高低直接影響企業未來的財務狀況和經營成果。全面的預算管理可以促進企業在經營活動中的內部控制，提升企業的管理水平。

推行預算管理的前提是企業管理者要將預算管理工作提升到企業戰略的高度上來，重視預算管理工作。全面預算管理有利于充分挖掘企業內在潛力，有助于防范企業的財務風險，為企業的戰略實施保駕護航。預算批準后，應建立相應的預算執行管理機制，細化預算執行審批流程，并將預算執行結果與年終績效考核掛鉤，使員工積極參與到預算的編制與實施的工作中來，調動員工的工作積極性。預算執行部門要深入分析預算實施狀況，進行預算目標與實際結果對比分析，找出差距分析原因并在具體工作中不斷完善，縮小實際與預算目標的差距。

（4）培養管理型財務人員 提升財務管理水平

提高企業財務人員的財務分析能力——財務人員素質的高低將對企業財務內部控制的貫徹執行產生直接的影響。財務人員應與時俱進，積極向管理型會計轉變。一方面，企業應培養財務分析方面的人才，提高現財務人員的管理意識，提高企業總體財務分析水平和能力，通過財務分析，給企業的管理者提供決策依據；另一方面，企業應做好人才的儲備，面對市場激烈的人才競爭，應加大在財務管理工作方面的投入，引進財務管理綜合型人才，提升企業的財務管理水平。

實踐證明完善物業行業企業內部控制管理，建立科學完善的內部控制規范，加強風險防范意識，規避和降低企業風險，有助于企業適應當下社會環境下的高效快速的發展，加強企業在同行業的發展地位及競爭實力，使企業實現長久可持續發展的目標。

五、結語

建立科學的內控管理機制是物業企業發展的根基，實現企業可持續發展的前提是增強企業自身的競爭力。A物業管理公司自2008年整改，歷經3年的時間，數千萬元的欠費被追回，資金鏈運轉有序，員工福利得到提升，公司各項業務得到了長足發展。在管理上與國際接軌，通過了ISO9001質量管理體系認證和ISO4001環境管理體系認證，使公司的管理步入了標準化、程序化軌道，并將先進的管理方式與中國內地的實際情況相結合，獨創出了“業主至上”的酒店式物業管理新模式，向著可持續發展的更高目標邁進。

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