新醫改形勢下檔案管理工作淺談

倪雙喜

【摘要】醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，是衡量醫院規范化建設、客觀評價醫院管理水平的重要內容和指標，是公眾健康服務的需要。本文分析了我國現在醫院體制改革中檔案管理出現的一系列問題，在新醫改形勢下探索醫院檔案規范化管理的科學方法和途徑，提出改進醫療機構檔案管理的一些積極措施，從而更好地提升醫院科學管理水平，確保醫院長期可持續性發展。

【關鍵詞】醫院;檔案;管理

檔案是單位、組織和個人在特定的社會環境下參與各項社會活動的具體記錄，銜接過去、現在與未來的重要紐帶[1]。檔案工作是各項事業發展的重要基礎，是記錄和維護歷史真實面貌的重要事業。醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，是衡量醫院規范化建設、客觀評價醫院管理水平的重要內容和指標，更是滿足公眾健康服務的需要。眾所周知，隨著我國醫療衛生體制改革的不斷深入，人民群眾對包括醫院檔案規范化管理在內的醫院各項管理工作提出了更高的要求。在新醫改形勢下，要把檔案管理當成最重要的一類改革，這不但是新醫改的要求，也是促進我國醫療事業邁向現代化的重大舉措。這就要求各級各類醫院要充分認識到醫院檔案規范化管理對于醫院發展的重要性，認真查找制約醫院檔案規范化管理的因素，從而采取切實有效的方法，提升醫院檔案規范化管理水平，確保醫院長期可持續性發展。

1 醫院檔案規范化管理中存在的問題

1.1 檔案意識薄弱，對檔案管理重視不夠

醫院檔案管理部門擔負著為人民群眾提供健康安全的重要使命，具有較強的專業性、技術性。檔案管理工作在醫院里屬于比較冷門的部門，有些醫院領導檔案觀念意識淡薄不夠重視，看重醫療服務質量，認識不到檔案規范化管理在醫院發展中的重要性和必要性，忽視檔案管理人員配備、設備應用，導致醫院檔案設施配備不全、人員短缺，從而帶來檔案管理嚴重滯后，檔案業務質量降低、信息資源開發不足、提供利用不規范現象，無法適應社會與醫院發展需要。檔案管理人員對檔案管理的重視程度不夠也是檔案管理中面臨的主要問題，部分工作人員在實際工作中沒有意識到檔案對于醫院未來發展的重大意義，沒有意識到檔案管理這項工作直接關乎病人的隱私以及醫院的聲譽，在主觀意識上就沒有形成一個嚴謹的對檔案進行合理規范管理的思想態度，導致內部檔案管理混亂。醫院內部一些部門不配合檔案管理工作，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給檔案管理部門歸檔統一管理，也制約著檔案管理工作的開展。

1.2 制度建設滯后，檔案制度體系不健全

檔案管理是保密性比較高的一種工作，這就要求醫院有完善的檔案管理制度、檔案管理人員要具備高度的工作責任心。在檔案管理工作過程中，由于有的醫院沒有對檔案管理工作給予一定程度的重視，醫院沒有根據實際情況成立專門的負責小組實施檔案管理工作。此外，不少醫院也沒有成立專門的檔案管理部門，而是由辦公室等部門兼管，缺乏獨立的、對檔案管理工作負責的部門，缺少科學且合理的崗位制度、考核制度與標準，檔案管理過程中易造成管理混亂的局面。在我國眾多醫院，沒有形成網絡化電子化的檔案管理模式，涉及檔案管理方面的機構既雜又亂，其職能也比較分散;醫院沒有進行統一管理，部門各自為政，這會導致某些信息的重復收集，查詢起來困難;對醫院來說，難以提高其行政效率，造成大量經濟浪費[2]。不同部門的管理各有差異，相互之間的溝通交流也存在很多的障礙，制約了醫院檔案管理工作的開展。檔案管理人員也沒有依據可執行檔案管理的要求，工作也會比較隨意，在建立檔案管理制度過程中，他們不會過多地考慮醫院發展。

1.3 檔案素養不足，檔案管理不規范

檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研、利用等多個環節，每個環節都有一定的規范和要求，是一項系統性很強的工作，需要一個人手充足、業務精通、道德素質優良的工作團隊[3]。在檔案管理工作中，檔案管理人員的專業素質決定著該項工作的質量，有了高素質的管理人員才能確保醫院檔案管理的規范化。目前許多管理人員的素質水平較差，醫院檔案管理者，多數是在從其別的科室轉崗過來的，很多工作者甚至在幾個科室同時兼職，有些地方醫院讓臨退休的人員去做檔案管理的工作，這樣，管理人員的專業性就比較低，管理流動性較大，其人員水平較低，嚴重阻礙著醫院工作的有序銜接。此外，醫院對上崗的工作人員沒有進行相關培訓，大多數在崗人員對檔案管理的職責職能不了解，在工作過程中，無法對各種醫療信息進行詳細歸檔，這樣嚴重影響后期工作。檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。此外，醫院在檔案管理員進行檔案管理過程中，更沒有設置相應的要求，以至于檔案管理員的管理工作過于隨意。

1.4 資金投入不足，檔案管理資源缺乏

做好檔案管理工作離不開一定的基礎條件，例如符合建設標準和設計規范的庫房、閱覽用房、辦公用房，用于維持檔案保管條件的空調機、通風機、去濕機、消防設備、消毒設備，還有密集架、檔案柜、檔案箱等裝具，甚至針對照片、磁盤、光盤等特殊載體檔案的專門存放空間和設備。由于醫院檔案無法以直接的經濟效益體現出來，因此不少醫院管理層在檔案建設中重視不夠，給予的資金投入減少，表現為個別醫院檔案室用房緊張、簡陋，檔案室不具備檔案的收藏和保管功能;投入減少致使設備陳舊，設施不完善，特別是檔案的數字化信息建設不夠，存在著軟件升級滯后，導致檔案收集、保密、利用不足，極大地影響了檔案的規范化管理，降低了檔案管理工作的效率，也給檔案的安全帶來了極大的威脅。

1.5 信息程度滯后，檔案管理缺乏創新性

目前，醫院檔案管理的進程遠趕不上我國現代化的速度。在醫院檔案管理中，我國長期使用紙質存檔信息的方式，信息的收集主要靠各個部門整理提供，這樣的工作，不但繁瑣而且也容易產生信息的錯漏，在準確性上面也會存在一定弊端。由于醫院存儲檔案的空間是有限的，醫院中的一些檔案信息只能選擇刪減，而這些信息一旦丟失便無法溯源，在后期臨床中需要用到時候，無法提供出它的參考利用的價值。當前我國大部分醫院管理對醫院檔案信息化建設的重視程度較低，更是沒有將大部分的精力放在醫院檔案信息化建設上面，對檔案信息化建設也沒有加大資金的投入，這樣造成醫院檔案管理部門在進行信息技術的引進以及信息管理系統完善過程中遇到了更多的阻礙[4]。

2 醫院檔案規范化管理的舉措

2.1 強化檔案意識，樹立管理意識

醫院領導管理層要深刻認識到要充分認識到檔案管理是醫院管理的重要組成部分，檔案管理工作對推動醫院發展的積極意義，帶領醫院員工增強檔案意識。明確檔案管理部門的工作職責，制定科學、系統、合理的檔案管理工作規劃和具體內容，將檔案管理與目標管理責任制相統一。在具體實施中，醫院領導干部要改變傳統的按部就班的習慣，創新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，給檔案管理工作提供一個非常明確的方向指引。要做好檔案重要性宣傳工作，使醫院上至管理者下至各科室人員都充分認識檔案的重要性，認識檔案對于做好人民群眾健康以及醫院發展密切相關，要更好地支持檔案管理工作，使檔案管理順利實施。

2.2 加強檔案管理，完善管理體系

科學嚴謹的檔案管理制度是做好醫院檔案規范化管理的制度保證。醫院檔案管理工作要實現標準化的管理，要建立健全保管制度、立卷歸檔制度、借閱制度、安全保密制度、庫房管理制度等一系列規章規范并嚴格執行，要設立專門的負責部門，進一步規范和約束檔案管理行為。要明確職能，對不同門類、不同載體的檔案統一管理，統一收集、整理，使檔案管理與醫療業務同步發展。同時為了保障機制建立后的有效落實，應加強醫院管理部門的宏觀管理職能，指導、核查以及監管檔案管理業務，使檔案管理工作朝著標準化、合理化、系統化的方向發展;醫院檔案管理工作還要建立科學分析、創新研究的工作機制，明確基層檔案管理工作職責，使檔案管理工作有力、運轉靈活，提升基層檔案管理工作的高效性。更為重要的是，在建立目標管理責任制時，要設立績效考核機制，只有將績效考核與醫院檔案管理工作掛鉤，檔案管理人員就會投入更多的心力開展檔案管理工作。在此基礎上，完善醫院檔案管理制度，建立檔案安全體系，將檔案管理工作中的安全監管范圍予以明確，避免出現重點檔案數據遺失或者在保管過程中出現缺損等狀況。

2.3 提升檔案素養，加強人才建設

科學規范的檔案管理需要高素養的檔案管理人員。要提高檔案管理工作，首先醫院各級領導要高度重視，把檔案管理工作放在促進醫院的建設和持續發展的高度，從人員管理、制度建設、資源分配和創新發展等方面去謀劃。首先挑選德才兼備的人來做檔案管理工作，配備數量充足、業務能力強、有責任心的檔案管理人才，打造一支高素質的檔案管理隊伍。將檔案管理人員的培養納入醫院人才培養計劃中。其次要將檔案管理人員的培養納入醫院人才培養計劃中，加強業務知識培訓和職業道德教育，確保他們在業務上跟得上行業的發展步伐，掌握新技能，提高工作效率。最后要健全考核和獎罰機制，促進檔案管理工作目標保質保量完成，鼓勵他們與時俱進、開拓創新、勤加思考，積極探索和吸取先進的管理理念、科學的管理方法，推動檔案管理工作的持續進步。

2.4 加強資源投入，完善基礎設施

現代化信息技術和設備是檔案規范化管理的物質保障。為此，醫院決策者在提高思想認識的基礎上，加大對檔案軟硬件建設的投入，要建設符合標準的檔案室用房，配備完整的保管設備，并根據檔案價值、規格等配置相應的檔案裝具和包裝材料。提高檔案保護設備和技術現代化的配備，保證工作人員在查找、檢閱檔案時能夠更加方便、快捷，提高工作效率。除此之外，還應定期檢查各種設備的運行狀態并加以維護，確保檔案始終得到良好的保管和保護。建立一個完善、科學、有效的醫院檔案自動化管理系統，在醫院電子文件資源遞交過程中，采用更有效的管理方式，也做到嚴格按照自動化的規章制度進行執行，這種狀況下也確保了醫院電子文件處理工作的有效進行。當然在制定醫院檔案管理制度和系統時，在對醫院軟件選取過程中，要選取一些兼容性和應用性好的軟件，做好軟件的相關技術參數以及標準的規范工作。

2.5 創新工作思路，加快信息建設

傳統的檔案管理存在較多的弊端，不適合當今醫院的發展形勢，現代科技己為醫院檔案管理工作提供了更便捷的條件。在信息化時代，醫院檔案的管理和使用也應順應時代的發展日益電子化[5]。21世紀作為信息化的新時代，社會中各項工作采用電子化管理都變得簡便、快捷起來，使用電子技術對檔案進行現代化管理已成了醫療機構管理模式發展的必然趨勢[6]。檔案信息化建設不僅實現了整個檔案管理工作的自動化，有利于各種信息的流通與共享，而且還在很大程度上促進了醫生和患者關系的和諧性，在很大程度上減少了檔案查詢的時間，提高了辦事效率。而且通過信息化的檔案管理，使各項檔案資料都進行了電子存檔，確保了醫院信息資料的安全性，提升了醫院的整體服務水平，實現了醫院效益的最大化[7]。醫院檔案信息化建設可以把醫院的各項信息資料進行長期的保留和存檔，當需要的時候，就可以快速的進行檔案的提取，為各個部門的需要提供查閱和參考數據。而且當上級管理部門需要數據統計時，就可以省去許多人力方面的資源，能夠運用計算機網絡來進行各項信息搜集和整理，有利于各項方針、政策的制定。檔案工作人員要盡職盡責，為醫院領導當好參謀和助手，及時提出改進電子化檔案管理的意見和建議，及時提醒醫院領導解決好電子化檔案管理的實際問題[8]。

綜上所述，科學現代的檔案管理能夠更好地適應醫院現代化發展的要求，在新醫改形勢之下，我們應該與時俱進，創新理念，重視醫院檔案管理工作，更要強化意識，健全醫院檔案管理制度，將檔案管理工作落到實處。同時，還應該更新管理方式，加強醫院檔案管理信息化建設，這樣才能確保醫院長期可持續性發展，才能夠為廣大患者提供有效服務。

參考文獻

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[7]孟祥杰.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].山西農經，2017，16：130

[8]鄧冬云.醫院病歷檔案實現電子化管理是醫院病歷檔案管理的必然趨勢[J].黑龍江史志，2010，36（09）：52.