大數據時代設計院檔案管理工作的創新思路探析

摘要：在科學技術不斷發展的同時，信息技術也進入了大數據時代，這意味著檔案管理工作也將進入著信息化的流程。從原來的傳統的紙質收集、儲存到管理的檔案工作轉變為信息化的系統管理。本文從數據化時代的角度出發，分析的大數據時代下設計院檔案管理工作的轉變，并分析了日后設計院檔案管理將如何順利開展，以期為今后數據化檔案管理提供更多的參考建議。

關鍵詞：大數據時代；設計院；檔案管理

大數據時代的信息內容發展多種多樣，信息的價值被更加的重視。因此在設計院檔案管理工作中，如何正確的分析和處理信息以及如何以更快的效率管理檔案，已經成為了當下檔案管理工作的重中之重。在這種背景下，樹立全新的檔案管理理念，以昂揚的姿態去迎接大數據時代的到來，探索大數據時代下檔案管理的創新問題，才能發揮檔案管理的實效性。

一、大數據時代設計院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏信息建設

在大數據時代下，企業還沒有建立一個信息化的標準平臺去幫助檔案管理更好的完善。主要是由于設計院的信息資源共享手段并不完善，還缺乏交流協作的精神，各個部門之間的工作沒有形成一個有機的整體。由于信息的不暢通，所以導致缺乏信息化的建設標準，導致檔案管理無法有效地全面化、系統化。因此。規范設計院內部的信息規則，讓各個部門的信息得以交流和溝通，才能讓檔案管理工作真正的實現信息化和系統化的管理。

（二）信息化檔案管理工作缺乏領導重視

雖然設計院領導已經認識到信息化檔案管理的重要性，但是還缺乏一定的重視，并沒有投入大量的資金和人力去進行信息化檔案管理的建設。現下，數字化和信息化檔案管理需要大量的資金支持，需要更高級的設備，以及穩定性好、安全性高的系統來維持。同時，檔案管理工作還必須要有專業技術人員對軟件進行管理和開發，，實現內部數據信息處理和分析行為的管束，以避免因為內部操作失誤造成信息失準。由于領導未能足夠引起重視，所以設計院的信息檔案管理工作仍然處于初級階段。

（三）信息化檔案管理需要加強安全管理

在大數據時代下，信息安全是需要考慮的一個重要問題。由于檔案信息管理是基于網絡平臺的，因此其安全管理也受到了足夠的威脅，主要包括以下兩個方面內容：一個是安全設備。如果存在網絡安全漏洞，那么設備系統就會在一定時間內可能會被黑客盜取，造成的數據流失，從而引發引起設計院檔案管理的損失。二是由于在網絡中存在的各項不確定的安全因素，網絡遭受攻擊的程度也越來越高。據相關報道顯示，在許多地區的信息化檔案管理中，系統遭受攻擊的次數越來越多。因此，如何維護了良好的網絡環境，保證設計院檔案管理工作的安全性仍然有待思考。

二、大數據時代設計院檔案管理工作的創新思路

在大數據時代下進行檔案管理工作的創新，是緊跟時代步伐的要求，也是當下管理工作者創新思路的重要方式，因此在現代化的信息技術發展下，對檔案管理工作模式進行調整，打造新型的管理格局，將有利于設計院打開全新檔案管理工作方式。具體的創新思路，可以從以下幾個方面開展開來：

（一）培養團隊，進行數據化的檔案信息管理

領導應該重視信息化的檔案管理工作，從人才入手，加強檔案管理工作的創新意識，培養出跟上時代發展的檔案管理工作團隊，從而真正的進行檔案管理工作的調整。首先，檔案管理部門應該加強技術性人才的融入，為檔案管理工作帶來全面的發展。制定一些新的方針策略，建設具有信息化內涵的檔案管理工作平臺。其次，加強內部人員的培訓。由于以往傳統的檔案管理工作并不需要太多的信息化協調，而如今的信息化檔案管理工作需要各個部門之間的緊密配合以及良好溝通，所以，全體人員都應該意識到檔案管理工作的重要性，將信息化檔案管理工作提上日程，從而讓信息得以全面溝通。最后，投入資金，完善設備。檔案管理工作人員需要良好的設備來進行檔案管理，從而才能避免落后的設備帶來的管理不便問題。因此基礎性工作打好后，檔案管理工作將會提升更快的效率。

（二）建立設計院檔案管理的規范化標準

建立設計院檔案信息工作的規范化標準，就要在各個方面保證檔案管理能夠有效施展開來。一是要明確責任管理，要將檔案管理的各個流程責任到人。在整理、轉交、儲存、數據、利用方面都要有專人進行負責，一旦出現任何問題，就必須由專人負起責任，這樣可以有效地保證檔案管理工作順利開展。二是要加強檔案管理的前端控制，做好文件的篩選，規范化檔案的管理和收集，建設設計院檔案管理的統一化流程，為今后標準化的系統建設而努力。

（三）加強檔案管理工作的安全性建設

在信息化時代下，檔案管理工作的數據化建設就顯得格外重要，安全性也是重點考慮的問題之一。首先，設計院要保障硬件設施的完善。進行設備的定期檢查，保證設備能夠得到及時的更新，在最新設備管理下，安全問題也能得到一定的控制。其次，由于檔案管理工作必須給予一定的網絡支持。在網絡上，各類病毒、木馬等都威脅到了網絡管理的安全性。其次，黑客不斷的攻擊也會造成諸多的安全隱患。所以，設計院應當配備最好的安全管理人員去定期進行安全維護，每天更新安全日志，防止網絡信息安全問題的發生。

三、結束語

在大數據時代下，對信息檔案管理工作的要求有了更高的標準。設計院的檔案管理工作，應當根據行業標準、管理要求以及社會需求來正確的面對現如今檔案信息化管理中的不足問題，從人力資源建設、資金投入、制度建設、技術措施等方面入手，讓檔案管理工作能夠朝著更好、更新的方向去發展，提高檔案管理工作人員的意識覺醒，從而保證整個大數據時代檔案管理工作的健康發展。

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作者簡介：李燕（1984.10）女，山西原平人，忻州市水利勘測設計院，本科，檔案助理館員。