基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策措施

孫明娟

摘要：長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，衛(wèi)生院檔案的主要內(nèi)容均是對(duì)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作進(jìn)度與始末的記錄，要保證衛(wèi)生院各類工作的有效開展，就必須以檔案為中心。對(duì)病人而言，衛(wèi)生院檔案對(duì)病人病癥、用藥情況以及治療效果等做了記錄，如果將檔案記錄拋棄，那么就很難把握病人的真實(shí)病情。所以基層衛(wèi)生院的檔案管理具有重要作用。

關(guān)鍵詞：基層衛(wèi)生院；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

基層衛(wèi)生院檔案工作對(duì)衛(wèi)生院的諸多方面均作用巨大，包括發(fā)展、醫(yī)療服務(wù)、公共衛(wèi)生服務(wù)等，可以說(shuō)是衛(wèi)生院發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵因素。其形成于衛(wèi)生院的多個(gè)活動(dòng)中，包括衛(wèi)生管理、醫(yī)療服務(wù)、公共衛(wèi)生、藥品管理與行政人事管理等，在這些工作中形成的各類文字、圖表與照片等具有很高的保存與科研價(jià)值，這些資料的管理既與衛(wèi)生院的歷史發(fā)展息息相關(guān)，更和我們的實(shí)際工作關(guān)系密切，以方便更好服務(wù)廣大群眾，所以加強(qiáng)基層衛(wèi)生院的檔案管理工作意義重大。

1醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

快速發(fā)展的與廣泛應(yīng)用的科技技術(shù)，相應(yīng)的也提高了從業(yè)人員的文化水平，但人們卻并未認(rèn)識(shí)到檔案在醫(yī)院管理中的地位與作用。加之以下問(wèn)題的存在，所以檔案工作仍然不能和發(fā)展的醫(yī)療、科研以及教學(xué)工作需求相適應(yīng)。

1.1檔案重視程度不夠

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，基層衛(wèi)生院一些醫(yī)務(wù)人員特別是單位領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為只要保證檔案管理不丟失、不涉密并與相關(guān)部門的要求相符即可，其并非是單位主業(yè)，無(wú)法為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，從根本上未對(duì)檔案工作的重要作用引起重視。因?yàn)椴煌瑔挝患捌漕I(lǐng)導(dǎo)有著不同的檔案管理認(rèn)識(shí)與重視程度，一些衛(wèi)生院已無(wú)法和檔案現(xiàn)代化管理需求相適應(yīng)。

1.2缺乏健全的檔案管理制度

現(xiàn)階段，我國(guó)在醫(yī)療檔案管理上并未制定相關(guān)管理制度，且責(zé)任劃分也不明確，而在這種檔案管理制度、管理職責(zé)與考慮標(biāo)準(zhǔn)紛紛缺乏的狀況下，各個(gè)基層衛(wèi)生院的檔案管理模式也各不相同，應(yīng)付上級(jí)檢查是一些地區(qū)進(jìn)行檔案管理的主要目的。這種不健全的檔案管理制度讓各地區(qū)的衛(wèi)生院管理非常混亂，很難進(jìn)行檔案信息的收集。

1.3管理模式落后

當(dāng)前，科技飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也不斷普及，基層衛(wèi)生院雖已基本落實(shí)硬件配置，但因?yàn)槿藛T技術(shù)水平不高，加之管理部門未重視檔案管理工作，所以也就讓一些衛(wèi)生院的檔案管理系統(tǒng)流于形式，還是需要借助手工來(lái)完成實(shí)際的查閱與歸檔，傳統(tǒng)管理模式仍然占據(jù)主導(dǎo)，難以真正提高其工作效率。

1.4檔案室硬件設(shè)施不齊全

衛(wèi)生院醫(yī)療用房本就非常緊張，因而檔案用房往往十分狹小，也未有先進(jìn)的管理設(shè)備和管理技術(shù)，很難讓檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求得到滿足。一些衛(wèi)生院檔案多，但卻缺乏寬敞的用房，“六防”設(shè)備也未配套，霉變、蟲蛀等現(xiàn)象經(jīng)常在檔案中可見(jiàn)，嚴(yán)重破壞了檔案的美觀整潔與完整性。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理中，但卻沒(méi)有應(yīng)用于檔案管理中，對(duì)檔案的收集、利用與信息化非常不利，很難讓醫(yī)院發(fā)展的需求得到滿足。雖然現(xiàn)在多利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)健康檔案進(jìn)行管理，但卻存在諸多問(wèn)題，如管理混亂，不能很好地使用等。

1.5檔案管理人才缺乏

當(dāng)前，我國(guó)大部分基層衛(wèi)生院的管理人員均為原衛(wèi)生院?jiǎn)T工，這部分人員的年齡普遍偏大且缺乏較高的知識(shí)文化水平，接受正規(guī)檔案管理培訓(xùn)的非常少，加之自身能力有限，所以也就導(dǎo)致檔案管理的不正規(guī)，影響了衛(wèi)生院檔案分類，讓放置不合規(guī)的情況發(fā)生。通常基層衛(wèi)生院都未定期培訓(xùn)檔案管理人員，組織其進(jìn)行學(xué)習(xí)，由此就讓檔案人員的專業(yè)知識(shí)較為匱乏，從而也致使基層衛(wèi)生院很難和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展與醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的需要相適應(yīng)。

2加強(qiáng)基層衛(wèi)生院檔案管理的具體措施

2.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是將檔案管理做好的一項(xiàng)重要保證，也是科學(xué)管理的基本條件。衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展與管理的有機(jī)組成，制定中遠(yuǎn)期規(guī)劃，使之和醫(yī)院業(yè)務(wù)的規(guī)范發(fā)展相同步；在職工中對(duì)檔案管理的意義與作用進(jìn)行大力宣傳，利用對(duì)檔案法律法規(guī)與收集范圍進(jìn)行學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)在發(fā)展衛(wèi)生事業(yè)方面檔案，特別是健康檔案的重要性，對(duì)檔案和醫(yī)院日常工作中的緊密聯(lián)系有一充分認(rèn)識(shí)，更好地管理檔案，支持業(yè)務(wù)發(fā)展。重視優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，選擇從事檔案管理工作的人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心與業(yè)務(wù)能力，利用多種方式（自學(xué)，參加培訓(xùn)等）對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)教育與培養(yǎng)；重視提高自身專業(yè)水平，將管理人員的積極性與能動(dòng)性發(fā)揮出來(lái)，將科學(xué)管理的原則和方法掌握在手中，促進(jìn)工作效率與檔案信息化質(zhì)量的提高。

2.2建立完善的檔案管理制度

檔案這一工作十分枯燥，并有著很大的隨機(jī)性與突然性，而了讓這些可能事件的出現(xiàn)幾率盡量減少，就必須建立起一個(gè)完善的衛(wèi)生院檔案管理制度。基礎(chǔ)衛(wèi)生院檔案管理制度的建立可充分結(jié)合我國(guó)現(xiàn)有的《檔案法》與《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理方法》來(lái)進(jìn)行。完善的檔案管理制度有助于統(tǒng)一檔案管理模式的形成，讓基層衛(wèi)生院的發(fā)展空間進(jìn)一步擴(kuò)大。

2.3提高檔案科學(xué)管理和有效利用水平

一方面，我們應(yīng)在基層衛(wèi)生院檔案管理信息化進(jìn)程上加快步伐，為各衛(wèi)生院統(tǒng)一配備《衛(wèi)生院檔案管理系統(tǒng)》，讓文件整理貴方尤其是編目的智能化順利實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)整理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平提高，并立足于此將文件級(jí)條目數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，讓檔案信息檢索更加方便，使日常工作的需求得到更好地滿足，將基層衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高。另一方面，我們還應(yīng)將檔案信息的開發(fā)利用認(rèn)真做好，既要做好平時(shí)的提供利用，也需結(jié)合業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，形成常用的檔案編研成果，如《大事記》《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》等，以使相關(guān)工作利用檔案信息的需求得到滿足，促進(jìn)檔案信息利用成效的提高。

2.4加大資金投入，改善硬件建設(shè)條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

快速發(fā)展的科技與日益普及的信息技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展之機(jī)，因而需盡快打破傳統(tǒng)的管理模式，讓檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化順利實(shí)現(xiàn)。首先，有條件的基層衛(wèi)生院可將一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備配備齊全，實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化管理。結(jié)合實(shí)際情況將空調(diào)、除塵設(shè)備等安裝于閱覽室等辦公用房，同時(shí)對(duì)消防器材和監(jiān)控器的升級(jí)換代予以完善，加強(qiáng)管理消防安全。其次，對(duì)檔案管理的各種新型軟件予以開發(fā)，促進(jìn)檔案工作人員信息技術(shù)技能的提高，保證檔案管理信息化、現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。

2.5提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要部分就是基層衛(wèi)生院，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)涉及到醫(yī)學(xué)知識(shí)與醫(yī)療政策非常多，所以要求檔案管理人員的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)一定要非常高，以方便更好開展今后的工作。受人力資源緊張影響，我國(guó)大多數(shù)基層衛(wèi)生院均不會(huì)專門配置檔案管理人員，且一些管理人員往往是身兼數(shù)職。所以在設(shè)置檔案人員之前應(yīng)對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使之對(duì)檔案管理流程與管理制度有一充分掌握。當(dāng)?shù)鼗鶎有l(wèi)生院可定期與政策部門合作，開展相應(yīng)的培訓(xùn)與業(yè)務(wù)考核活動(dòng)，并邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)講解知識(shí)，演示管理模式，以促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高。

3結(jié)語(yǔ)

總之，基層衛(wèi)生院檔案是一個(gè)單位發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，所以檔案管理意義重大。因?yàn)槲覈?guó)基層衛(wèi)生院不重視檔案管理，進(jìn)而造成缺乏完善的檔案管理制度和專業(yè)的人才管理，各種問(wèn)題存在于發(fā)展過(guò)程中。快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)，讓基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在我國(guó)醫(yī)療改革中占據(jù)重要位置，檔案管理也開始受到關(guān)注，相信以后一定會(huì)更加完善，進(jìn)一步推動(dòng)基層衛(wèi)生院的醫(yī)療服務(wù)工作。endprint