基層衛生院檔案管理存在的問題與對策措施

孫明娟

摘要：長時間以來，衛生院檔案的主要內容均是對衛生院各項工作進度與始末的記錄，要保證衛生院各類工作的有效開展，就必須以檔案為中心。對病人而言，衛生院檔案對病人病癥、用藥情況以及治療效果等做了記錄，如果將檔案記錄拋棄，那么就很難把握病人的真實病情。所以基層衛生院的檔案管理具有重要作用。

關鍵詞：基層衛生院；檔案管理；問題；對策

基層衛生院檔案工作對衛生院的諸多方面均作用巨大，包括發展、醫療服務、公共衛生服務等，可以說是衛生院發展的一項關鍵因素。其形成于衛生院的多個活動中，包括衛生管理、醫療服務、公共衛生、藥品管理與行政人事管理等，在這些工作中形成的各類文字、圖表與照片等具有很高的保存與科研價值，這些資料的管理既與衛生院的歷史發展息息相關，更和我們的實際工作關系密切，以方便更好服務廣大群眾，所以加強基層衛生院的檔案管理工作意義重大。

1醫院檔案管理中存在的問題

快速發展的與廣泛應用的科技技術，相應的也提高了從業人員的文化水平，但人們卻并未認識到檔案在醫院管理中的地位與作用。加之以下問題的存在，所以檔案工作仍然不能和發展的醫療、科研以及教學工作需求相適應。

1.1檔案重視程度不夠

長時間以來，基層衛生院一些醫務人員特別是單位領導錯誤的認為只要保證檔案管理不丟失、不涉密并與相關部門的要求相符即可，其并非是單位主業，無法為單位創造經濟效益與社會效益，從根本上未對檔案工作的重要作用引起重視。因為不同單位及其領導有著不同的檔案管理認識與重視程度，一些衛生院已無法和檔案現代化管理需求相適應。

1.2缺乏健全的檔案管理制度

現階段，我國在醫療檔案管理上并未制定相關管理制度，且責任劃分也不明確，而在這種檔案管理制度、管理職責與考慮標準紛紛缺乏的狀況下，各個基層衛生院的檔案管理模式也各不相同，應付上級檢查是一些地區進行檔案管理的主要目的。這種不健全的檔案管理制度讓各地區的衛生院管理非常混亂，很難進行檔案信息的收集。

1.3管理模式落后

當前，科技飛速發展，計算機網絡也不斷普及，基層衛生院雖已基本落實硬件配置，但因為人員技術水平不高，加之管理部門未重視檔案管理工作，所以也就讓一些衛生院的檔案管理系統流于形式，還是需要借助手工來完成實際的查閱與歸檔，傳統管理模式仍然占據主導，難以真正提高其工作效率。

1.4檔案室硬件設施不齊全

衛生院醫療用房本就非常緊張，因而檔案用房往往十分狹小，也未有先進的管理設備和管理技術，很難讓檔案管理標準的要求得到滿足。一些衛生院檔案多，但卻缺乏寬敞的用房，“六防”設備也未配套，霉變、蟲蛀等現象經常在檔案中可見，嚴重破壞了檔案的美觀整潔與完整性。計算機與網絡技術被廣泛應用于醫院管理中，但卻沒有應用于檔案管理中，對檔案的收集、利用與信息化非常不利，很難讓醫院發展的需求得到滿足。雖然現在多利用計算機軟件對健康檔案進行管理，但卻存在諸多問題，如管理混亂，不能很好地使用等。

1.5檔案管理人才缺乏

當前，我國大部分基層衛生院的管理人員均為原衛生院員工，這部分人員的年齡普遍偏大且缺乏較高的知識文化水平，接受正規檔案管理培訓的非常少，加之自身能力有限，所以也就導致檔案管理的不正規，影響了衛生院檔案分類，讓放置不合規的情況發生。通常基層衛生院都未定期培訓檔案管理人員，組織其進行學習，由此就讓檔案人員的專業知識較為匱乏，從而也致使基層衛生院很難和醫療事業發展與醫療衛生體制改革的需要相適應。

2加強基層衛生院檔案管理的具體措施

2.1加強組織領導領導

領導重視是將檔案管理做好的一項重要保證，也是科學管理的基本條件。衛生院領導應把檔案管理作為醫院發展與管理的有機組成，制定中遠期規劃，使之和醫院業務的規范發展相同步；在職工中對檔案管理的意義與作用進行大力宣傳，利用對檔案法律法規與收集范圍進行學習，充分認識在發展衛生事業方面檔案，特別是健康檔案的重要性，對檔案和醫院日常工作中的緊密聯系有一充分認識，更好地管理檔案，支持業務發展。重視優化檔案管理隊伍，選擇從事檔案管理工作的人員必須具備較強的責任心與業務能力，利用多種方式（自學，參加培訓等）對其進行業務教育與培養；重視提高自身專業水平，將管理人員的積極性與能動性發揮出來，將科學管理的原則和方法掌握在手中，促進工作效率與檔案信息化質量的提高。

2.2建立完善的檔案管理制度

檔案這一工作十分枯燥，并有著很大的隨機性與突然性，而了讓這些可能事件的出現幾率盡量減少，就必須建立起一個完善的衛生院檔案管理制度。基礎衛生院檔案管理制度的建立可充分結合我國現有的《檔案法》與《醫藥衛生檔案管理方法》來進行。完善的檔案管理制度有助于統一檔案管理模式的形成，讓基層衛生院的發展空間進一步擴大。

2.3提高檔案科學管理和有效利用水平

一方面，我們應在基層衛生院檔案管理信息化進程上加快步伐，為各衛生院統一配備《衛生院檔案管理系統》，讓文件整理貴方尤其是編目的智能化順利實現，促進整理歸檔的標準化、規范化水平提高，并立足于此將文件級條目數據庫建立起來，讓檔案信息檢索更加方便，使日常工作的需求得到更好地滿足，將基層衛生院檔案管理現代化水平不斷提高。另一方面，我們還應將檔案信息的開發利用認真做好，既要做好平時的提供利用，也需結合業務的實際需要，形成常用的檔案編研成果，如《大事記》《基礎數據匯編》等，以使相關工作利用檔案信息的需求得到滿足，促進檔案信息利用成效的提高。

2.4加大資金投入，改善硬件建設條件，實現檔案管理現代化

快速發展的科技與日益普及的信息技術為檔案管理工作帶來了新的發展之機，因而需盡快打破傳統的管理模式，讓檔案管理工作的信息化與現代化順利實現。首先，有條件的基層衛生院可將一些現代化辦公設備配備齊全，實現信息自動化管理。結合實際情況將空調、除塵設備等安裝于閱覽室等辦公用房，同時對消防器材和監控器的升級換代予以完善，加強管理消防安全。其次，對檔案管理的各種新型軟件予以開發，促進檔案工作人員信息技術技能的提高，保證檔案管理信息化、現代化的順利實現。

2.5提高檔案管理人員的綜合素養

醫療服務機構的一個重要部分就是基層衛生院，在對檔案進行整理時涉及到醫學知識與醫療政策非常多，所以要求檔案管理人員的醫學專業知識一定要非常高，以方便更好開展今后的工作。受人力資源緊張影響，我國大多數基層衛生院均不會專門配置檔案管理人員，且一些管理人員往往是身兼數職。所以在設置檔案人員之前應對其進行崗前培訓，使之對檔案管理流程與管理制度有一充分掌握。當地基層衛生院可定期與政策部門合作，開展相應的培訓與業務考核活動，并邀請經驗豐富的檔案管理人員現場講解知識，演示管理模式，以促進檔案管理人員業務水平的提高。

3結語

總之，基層衛生院檔案是一個單位發展歷程的真實記錄，所以檔案管理意義重大。因為我國基層衛生院不重視檔案管理，進而造成缺乏完善的檔案管理制度和專業的人才管理，各種問題存在于發展過程中。快速發展的醫療事業，讓基層醫療機構在我國醫療改革中占據重要位置，檔案管理也開始受到關注，相信以后一定會更加完善，進一步推動基層衛生院的醫療服務工作。endprint