探究公安檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的策略

孫碧濤

摘要：公安檔案工作有序開展的前提是促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。需要努力贏得各級領(lǐng)導(dǎo)的幫扶、打造專業(yè)化的公安檔案管理人才團(tuán)隊、樹立并增強(qiáng)公安民警的檔案觀念、完善文件資料的整理和匯總工作、重點做好公安檔案的編訂和科研工作、構(gòu)建公安檔案管理機(jī)制，重視公安檔案的使用價值、加強(qiáng)資金管理等提升公安檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

關(guān)鍵詞：公安檔案工作；規(guī)范化；管理

公安檔案指的是公安機(jī)關(guān)在執(zhí)行國家相關(guān)法律條例明確公安機(jī)關(guān)的權(quán)責(zé)活動期間，直接產(chǎn)生的存在保管意義的用于公安機(jī)關(guān)的文件資料的綜合。具體涉及公安文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等。在公安工作中，公安檔案的意義重大，推進(jìn)國家檔案工作的順利進(jìn)行、提供珍貴的公安資料等。同時，公安檔案工作能夠幫助偵破違法活動，促進(jìn)社會的和諧與穩(wěn)定，對于及時發(fā)現(xiàn)公安工作的不足，推進(jìn)公安事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展也有顯著作用。現(xiàn)在，很多公安機(jī)關(guān)無法清晰認(rèn)識檔案工作及相關(guān)特征、工作意義等，不愿意將過多的時間和精力投身檔案管理工作，公安檔案的標(biāo)準(zhǔn)化也無從談起。結(jié)合以上現(xiàn)象，筆者針對公安檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理問題提出了一些具體的思考及解決建議。

1努力贏得各級領(lǐng)導(dǎo)對公安檔案工作幫扶

公安檔案工作給我們帶來的利益將匯集千秋萬代，但是它也是一項及其繁瑣和幕后的工作。各級領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員需要從觀念上明確檔案工作的意義，便于工作的實施和推進(jìn)。各級公安機(jī)關(guān)管理人員要不斷強(qiáng)化檔案觀念。負(fù)責(zé)公安檔案管理的職能部門要落實相關(guān)政策。

2打造新型公安檔案管理人才團(tuán)隊

確保檔案工作順利進(jìn)行的基層是打造一批專業(yè)素質(zhì)高、穩(wěn)定性強(qiáng)的檔案管理人才團(tuán)隊。

《公安檔案管理規(guī)定》第7條指出，公安檔案管理者除了基本的入職條件，也要對檔案基本知識有所了解。新入職進(jìn)行檔案工作的人員需要具備大專及以上學(xué)歷。社會和公安工作的進(jìn)步也要求公安檔案工作與時俱進(jìn)，及時調(diào)整工作形式等，提高工作效率；另外，檔案業(yè)務(wù)理論和工具也呈現(xiàn)了巨大變革，要求檔案工作者不斷提升自身的綜合素養(yǎng)。除了掌握基本的檔案業(yè)務(wù)理論和敏銳的檔案觀念，也要有能熟練使用檔案管理的現(xiàn)代化工具的能力。要求公安機(jī)關(guān)打造一批具有創(chuàng)新性、專業(yè)性和穩(wěn)定性的檔案管理人才團(tuán)隊，最大限度地提升檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。

3創(chuàng)建和強(qiáng)化公安民警的檔案觀念

檔案工作的順利開展要求創(chuàng)建和不斷增強(qiáng)公安民警的檔案意識。要想做到公安檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，除了檔案工作者，廣大民警也應(yīng)該積極投身檔案工作，減少檔案工作者的工作壓力。借助多種形式不斷創(chuàng)建和增強(qiáng)公安民警的檔案思想。要求公安機(jī)關(guān)各級管理層通過自身的職位權(quán)利，定期普及檔案工作的意義，無形中增強(qiáng)公安民警的檔案觀念。要求公安檔案管理人員把握機(jī)會，積極向其他的公安民警推廣國家的《檔案法》等相關(guān)法律條例，增強(qiáng)人們的法制意識。通過多樣化的學(xué)習(xí)辦法，集中進(jìn)行檔案法律法規(guī)的理論培訓(xùn)，提高廣大民警及各部門人員的法律素養(yǎng)，提升公安檔案工作者的管理能力，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)意識，明確檔案和辦案工作之間的聯(lián)系，樹立主動承擔(dān)檔案工作，盡可能實現(xiàn)檔案價值的意識。要求檔案管理人員結(jié)合檔案資料使用的成功案例，引導(dǎo)廣大工作者正確對待公安檔案及相關(guān)工作。除了對日常工作的信息匯總，通過公安檔案，我們也能間接了解公安機(jī)關(guān)的日常工作，實現(xiàn)了對公安工作的監(jiān)督，幫助公安民警自覺形成濃厚的檔案觀念，主動承擔(dān)檔案資料的歸檔、匯總和對接工作。

4優(yōu)化文件材料采集和整理工作

檔案工作的順利進(jìn)行離不開事先的文件資料整理和匯總。前期的整理和匯總工作對后期檔案的資料收集、檔案分類、檔案信息、檔案的使用都具有重要作用。《公安檔案管理規(guī)定》第9條指出：公安機(jī)關(guān)產(chǎn)生的所有專用信息數(shù)據(jù)，只要符合國家法律規(guī)定要歸檔的，通過相關(guān)檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)建的部門需要依據(jù)相關(guān)檔案管理條例采集和匯總完整的檔案信息，統(tǒng)一管理，具體涉及：

1、創(chuàng)建優(yōu)化收集體系。

2、確定收集內(nèi)容

3、變革采集方式。

4、注重時效性

5、重點實施公安檔案編訂研究工作

目前，公安檔案數(shù)據(jù)對人們生活和工作的意義不言而喻。公安機(jī)關(guān)怎樣通過檔案管理滿足人民的現(xiàn)實需求，推出針對性的檔案信息服務(wù)，進(jìn)行公安檔案的編撰和整理工作都是檔案管理工作者需要不斷思考的問題。要求檔案管理部門將檔案的編訂和研究工作納入工作考核重點，不斷挖掘檔案數(shù)據(jù)有效信息，推動公安機(jī)關(guān)的檔案管理工作的順利進(jìn)行，實現(xiàn)檔案信息成果人民共享。

6創(chuàng)建公安檔案管理機(jī)制

目前的公安檔案管理體系相對分散，缺乏完整的管理機(jī)制，無法滿足公安工作需求，要求盡快創(chuàng)建和完善公安檔案管理體系。公安部于1994年創(chuàng)建了檔案館，一些省市也效仿創(chuàng)建了專屬的檔案室，專門處理檔案信息。然而，在實際檔案管理工作中，這些做法還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。筆者以為，部分有經(jīng)濟(jì)實力的地級市級公安部門要創(chuàng)建獨立的檔案室和聯(lián)合管控的公安檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新和整理來自縣區(qū)級公安機(jī)關(guān)的長期保管的檔案數(shù)據(jù)。在提升公安檔案資料利用率的同時，實現(xiàn)了對縣區(qū)公安機(jī)關(guān)檔案的高效管控和有效監(jiān)督，增強(qiáng)他們的檔案管理能力。對縣區(qū)公安機(jī)關(guān)的檔案室來說，他們也能最快地采集和整理出公安派出所里的全部的具有保存意義的檔案資料，實現(xiàn)對派出所檔案工作的管控。最終實現(xiàn)由公安部到派出所的全方位、多層次的公安檔案管理機(jī)制。

7重視公安檔案的使用價值

使用公安檔案的出發(fā)點是，更好的將檔案成果分享給人民，讓他們有機(jī)會并快速找到自己需要的檔案數(shù)據(jù)資料，通過多樣化、多層次的開發(fā)方式，有效挖掘檔案自身價值，以此推動黨和國家事業(yè)工作的順利進(jìn)行。檔案的使用中，一般直接通過開放檔案原件讓人們更好的使用檔案，主要形式包括：第一種辦法需要進(jìn)入檔案館（室），可以在開放閱覽室瀏覽檔案；其次，也可以臨時將檔案原件拿出檔案館（室），便于使用者使用。此外，也能通過檔案復(fù)印件的方式讓人民更好使用檔案資料：可以提供閱讀靜電復(fù)印件、借助出版社或公安部內(nèi)部影印檔案、通過新聞媒體等形式直接發(fā)布檔案資料等。當(dāng)然，還可以從檔案自身內(nèi)容出發(fā)，可以通過編排書寫參考文獻(xiàn)、公開檔案證明、公開發(fā)表論文等形式有效使用檔案資料。結(jié)合以上辦法，能夠?qū)⒐矙n案的使用價值發(fā)揮到最大，拉近了公安部門和群眾的距離。

8做好檔案管理工作的資金規(guī)劃

和公安機(jī)關(guān)工作中，檔案管理所需資金較少，但也要給予適當(dāng)支持。要求廣大公安機(jī)關(guān)嚴(yán)格落實《公安檔案管理規(guī)定》和公安部《關(guān)于加強(qiáng)公安檔案工作的意見》的有關(guān)規(guī)定，關(guān)注公安部門的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，做好檔案管理的預(yù)算規(guī)劃，創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境，增設(shè)便于檔案管理的公安檔案工作室，打造專門的檔案管理區(qū)域，統(tǒng)一管控不同類型、不同材質(zhì)的檔案，避免檔案的管理失控等。根據(jù)檔案存放地的氣候、環(huán)境等針對性的安排一些防潮濕、防火災(zāi)等關(guān)鍵性的檔案保管和安全維護(hù)工具。在第一時間做好檔案的管理、整合、分類等工作，配置對應(yīng)的輔助工具，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。endprint