探究公安檔案工作實現規范化管理的策略

孫碧濤

摘要：公安檔案工作有序開展的前提是促進檔案管理的標準化。需要努力贏得各級領導的幫扶、打造專業化的公安檔案管理人才團隊、樹立并增強公安民警的檔案觀念、完善文件資料的整理和匯總工作、重點做好公安檔案的編訂和科研工作、構建公安檔案管理機制，重視公安檔案的使用價值、加強資金管理等提升公安檔案工作的標準化管理。

關鍵詞：公安檔案工作；規范化；管理

公安檔案指的是公安機關在執行國家相關法律條例明確公安機關的權責活動期間，直接產生的存在保管意義的用于公安機關的文件資料的綜合。具體涉及公安文書檔案、業務檔案等。在公安工作中，公安檔案的意義重大，推進國家檔案工作的順利進行、提供珍貴的公安資料等。同時，公安檔案工作能夠幫助偵破違法活動，促進社會的和諧與穩定，對于及時發現公安工作的不足，推進公安事業的穩定發展也有顯著作用。現在，很多公安機關無法清晰認識檔案工作及相關特征、工作意義等，不愿意將過多的時間和精力投身檔案管理工作，公安檔案的標準化也無從談起。結合以上現象，筆者針對公安檔案工作的標準化管理問題提出了一些具體的思考及解決建議。

1努力贏得各級領導對公安檔案工作幫扶

公安檔案工作給我們帶來的利益將匯集千秋萬代，但是它也是一項及其繁瑣和幕后的工作。各級領導及檔案管理人員需要從觀念上明確檔案工作的意義，便于工作的實施和推進。各級公安機關管理人員要不斷強化檔案觀念。負責公安檔案管理的職能部門要落實相關政策。

2打造新型公安檔案管理人才團隊

確保檔案工作順利進行的基層是打造一批專業素質高、穩定性強的檔案管理人才團隊。

《公安檔案管理規定》第7條指出，公安檔案管理者除了基本的入職條件，也要對檔案基本知識有所了解。新入職進行檔案工作的人員需要具備大專及以上學歷。社會和公安工作的進步也要求公安檔案工作與時俱進，及時調整工作形式等，提高工作效率；另外，檔案業務理論和工具也呈現了巨大變革，要求檔案工作者不斷提升自身的綜合素養。除了掌握基本的檔案業務理論和敏銳的檔案觀念，也要有能熟練使用檔案管理的現代化工具的能力。要求公安機關打造一批具有創新性、專業性和穩定性的檔案管理人才團隊，最大限度地提升檔案工作者的業務水平。

3創建和強化公安民警的檔案觀念

檔案工作的順利開展要求創建和不斷增強公安民警的檔案意識。要想做到公安檔案管理工作的標準化，除了檔案工作者，廣大民警也應該積極投身檔案工作，減少檔案工作者的工作壓力。借助多種形式不斷創建和增強公安民警的檔案思想。要求公安機關各級管理層通過自身的職位權利，定期普及檔案工作的意義，無形中增強公安民警的檔案觀念。要求公安檔案管理人員把握機會，積極向其他的公安民警推廣國家的《檔案法》等相關法律條例，增強人們的法制意識。通過多樣化的學習辦法，集中進行檔案法律法規的理論培訓，提高廣大民警及各部門人員的法律素養，提升公安檔案工作者的管理能力，強化他們的責任意識和擔當意識，明確檔案和辦案工作之間的聯系，樹立主動承擔檔案工作，盡可能實現檔案價值的意識。要求檔案管理人員結合檔案資料使用的成功案例，引導廣大工作者正確對待公安檔案及相關工作。除了對日常工作的信息匯總，通過公安檔案，我們也能間接了解公安機關的日常工作，實現了對公安工作的監督，幫助公安民警自覺形成濃厚的檔案觀念，主動承擔檔案資料的歸檔、匯總和對接工作。

4優化文件材料采集和整理工作

檔案工作的順利進行離不開事先的文件資料整理和匯總。前期的整理和匯總工作對后期檔案的資料收集、檔案分類、檔案信息、檔案的使用都具有重要作用。《公安檔案管理規定》第9條指出：公安機關產生的所有專用信息數據，只要符合國家法律規定要歸檔的，通過相關檔案數據創建的部門需要依據相關檔案管理條例采集和匯總完整的檔案信息，統一管理，具體涉及：

1、創建優化收集體系。

2、確定收集內容

3、變革采集方式。

4、注重時效性

5、重點實施公安檔案編訂研究工作

目前，公安檔案數據對人們生活和工作的意義不言而喻。公安機關怎樣通過檔案管理滿足人民的現實需求，推出針對性的檔案信息服務，進行公安檔案的編撰和整理工作都是檔案管理工作者需要不斷思考的問題。要求檔案管理部門將檔案的編訂和研究工作納入工作考核重點，不斷挖掘檔案數據有效信息，推動公安機關的檔案管理工作的順利進行，實現檔案信息成果人民共享。

6創建公安檔案管理機制

目前的公安檔案管理體系相對分散，缺乏完整的管理機制，無法滿足公安工作需求，要求盡快創建和完善公安檔案管理體系。公安部于1994年創建了檔案館，一些省市也效仿創建了專屬的檔案室，專門處理檔案信息。然而，在實際檔案管理工作中，這些做法還遠遠不夠。筆者以為，部分有經濟實力的地級市級公安部門要創建獨立的檔案室和聯合管控的公安檔案數據庫，及時更新和整理來自縣區級公安機關的長期保管的檔案數據。在提升公安檔案資料利用率的同時，實現了對縣區公安機關檔案的高效管控和有效監督，增強他們的檔案管理能力。對縣區公安機關的檔案室來說，他們也能最快地采集和整理出公安派出所里的全部的具有保存意義的檔案資料，實現對派出所檔案工作的管控。最終實現由公安部到派出所的全方位、多層次的公安檔案管理機制。

7重視公安檔案的使用價值

使用公安檔案的出發點是，更好的將檔案成果分享給人民，讓他們有機會并快速找到自己需要的檔案數據資料，通過多樣化、多層次的開發方式，有效挖掘檔案自身價值，以此推動黨和國家事業工作的順利進行。檔案的使用中，一般直接通過開放檔案原件讓人們更好的使用檔案，主要形式包括：第一種辦法需要進入檔案館（室），可以在開放閱覽室瀏覽檔案；其次，也可以臨時將檔案原件拿出檔案館（室），便于使用者使用。此外，也能通過檔案復印件的方式讓人民更好使用檔案資料：可以提供閱讀靜電復印件、借助出版社或公安部內部影印檔案、通過新聞媒體等形式直接發布檔案資料等。當然，還可以從檔案自身內容出發，可以通過編排書寫參考文獻、公開檔案證明、公開發表論文等形式有效使用檔案資料。結合以上辦法，能夠將公安檔案的使用價值發揮到最大，拉近了公安部門和群眾的距離。

8做好檔案管理工作的資金規劃

和公安機關工作中，檔案管理所需資金較少，但也要給予適當支持。要求廣大公安機關嚴格落實《公安檔案管理規定》和公安部《關于加強公安檔案工作的意見》的有關規定，關注公安部門的基礎設備建設，做好檔案管理的預算規劃，創建良好的檔案管理環境，增設便于檔案管理的公安檔案工作室，打造專門的檔案管理區域，統一管控不同類型、不同材質的檔案，避免檔案的管理失控等。根據檔案存放地的氣候、環境等針對性的安排一些防潮濕、防火災等關鍵性的檔案保管和安全維護工具。在第一時間做好檔案的管理、整合、分類等工作，配置對應的輔助工具，確保檔案管理工作有序進行。endprint