基于大數據的學校檔案管理優化路徑分析

任任

摘要：大數據技術在各行各業都得以廣泛應用，將大數據技術與學校檔案工作有效結合，不僅對學校檔案管理帶來了新的機遇，同時也對檔案管理工作帶來了全新的挑戰。特別是隨著大數據技術、云計算技術等在檔案管理工作中應用的不斷深入，需要加快優化學校檔案管理，使學校檔案管理工作能夠與當前檔案管理的新形勢更好的適應。文中分析了大數據時代學校檔案管理面臨的挑戰，并進一步對大數據時代學校檔案管理的優化路徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：大數據時代；學校檔案管理；挑戰；優化路徑

在當前大數據時代背景下，各行各業對于大數據應用的重要性和迫切性都有了深入的認識。當前學校檔案管理工作中，大數據技術、云計算技術和互聯網技術等的廣泛應用，不僅給學校檔案管理工作注入了新的活力，而且進一步促進了學校檔案管理模式的延伸。充分的利用大數據技術來深入挖掘學校檔案資源，不僅能夠為學校管理水平的提升奠定良好的基礎，而且也推動了學校檔案管理工作向檔案數據信息的轉移，有效的提高了學校檔案管理的水平和質量。

1大數據時代學校檔案管理面臨的挑戰

1.1檔案數據處理的挑戰

當前學校檔案數量不斷增加，面對于這些海量數據的應用與儲存，這對學校檔案數據的處理帶來了較大的挑戰。在當前大數據環境下，用戶對檔案數據的全面性、即時性和隨機性有了更高的要求，學校在檔案管理工作中需要與用戶需求相結合，通過構建高效的數據分析和檢索系統，以便于更好的滿足檔案數據處理的要求，保證學校師生能夠及時獲取到檔案動態信息。另外，在當前大數據環境下，檔案信息的價值得以提升，這就要求學校檔案管理部門要充分的利用大數據技術，拓展檔案信息歸檔的范圍，這必然會對學校檔案歸檔范圍和保管期限帶來較大的挑戰。

1.2檔案加工方式的挑戰

傳統學校檔案管理工作中，通常都是采用人工識別方式來開展加工工作。但在當前大數據時代，檔案信息呈現出迅速增長的態勢，人工方式已無法滿足檔案發展的要求。在這種情況下，迫切要求學校要對檔案信息加工處理技術和方法進行創新，從而實現對海量和多元化的檔案信息進行快速處理，全面提升學校檔案數據利用的便捷性。

1.3檔案服務方式上的挑戰

在學校傳統的檔案管理工作中，由于對檔案資源和用戶數據等挖掘要求不高，檔案服務工作存在較強的被動性。在當前大數據時代，檔案服務工作發生了較大的變化，在大數據技術的應用要求下，檔案管理工作需要以需求作為導向，檔案服務需要滿足各個部門和檔案利用者對檔案信息的不同需求。因此在實際工作中，通過對數據進行存儲和集成，對海量數據進行分析，構建數據模型等，加快實現檔案資源向知識資源的二輕局變，全面提升學校檔案知識服務和智能服務的水平。

2大數據時代學校檔案管理的優化路徑

2.1更新學校檔案管理理念

在大數據時代學校檔案管理工作中，其對檔案數字化更為重視，注重互聯網技術在檔案管理工作中的應用，并利用互聯網思維和互聯網技術來強化檔案太平間個人規范化和效率化。因此需要學校檔案管理人員要樹立檔案管理的大數據意識，并高度重視大數據的應用，構建起完善的信息管理模式，并打造高效的檔案信息共享平臺，全面提高檔案數據的應用效率，實現檔案信息的深度開發利用。另外，在當前學校檔案管理工作中，檔案需求者已不僅僅局限在校園內部，社會公眾對學校檔案信息也有一定的需求。因此學?？梢栽诖_保知識產權、個人隱私和國家機密不被侵犯的基礎上，全面提升檔案服務的深度和廣度，提高檔案效度和信度，更好的突出大數據在檔案工作中慶的價值，實現檔案服務的增值。

2.2加強基礎建設

互聯網時代，技術更新與發展速度加快，大數據技術與環境對于學校檔案管理而言，帶來的不僅是海量數據，更是對數據管理處理能力的考驗。因此，大數據背景下，學校應進一步加強檔案管理基礎建設。首先需完善軟硬件設施，加大投入力度，注重檔案管理系統軟硬件升級，利用大數據技術，進一步豐富檔案內容，推動學校檔案數字化建設，實現檔案管理高規格、高質量發展，或者可利用外包的方式展開數字化管理；其次需加強信息安全建設，構建起完善的安全保障體系。例如采用水印技術、防火墻技術、信息加密技術等；強化檔案管理系統用戶訪問權限管理、操作權限管理等；定期展開對檔案管理系統安全性能評估，加強網絡監控，定期對系統數據庫進行及時備份。此外，大數據時代學校檔案工作也需充分認識到人才的作用，注重檔案管理人員綜合素質的提升，通過人才引進、培養機制的構建，不斷提高檔案人員業務能力與綜合素質，培養專業技術過硬、基礎知識扎實，擁有創新能力的檔案管理人才隊伍。

2.3推進學校檔案的信息化進程

在當前信息時代，學校檔案管理人員不僅要掌握專業的檔案管理知識，同時還要具備過硬的信息化技能，并在實際工作中通過對現有知識和信息進行充分分析和利用，為檔案利用者提供所需要的檔案信息。通過開展具體的培訓，全面提高學校檔案管理人員的專業水平，推動學校檔案信息化建設的進程。在學校檔案信息化建設過程中，要建立和完善各類信息資源安全保障體系，建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統，設立檔案信息系統的防火墻，采取重要文件異地備份保存制度，同時嚴格執行保管制度，落實專人負責，做到規范操作軟件，有序利用檔案。另外，還要建立完善的電子文件管理體系和網絡系統。

2.4創新檔案服務

大數據時代背景下的學校檔案管理工作應當是基于大數據背景的精準管理與深入開發服務。學校檔案管理需利用大數據及時、不斷挖掘檔案深層次的價值，獲取新發現，推動學校檔案管理由大數據向“大服務”發展。首先，大數據技術使檔案管理個性化服務成為可能，學校檔案管理部門可結合用戶傾向預測檔案用戶真正需求，為用戶主動提供服務。其次，借助于大數據技術，檔案管理服務智能化也成為現實，利用對數據的智能化抓取，可即時精準地滿足用戶多元化需求，將有價值的檔案數據信息及時、準確地傳遞給用戶。此外，基于大數據便捷性、及時性等特征，學校檔案工作需積極向公眾服務發展，結合自身事業單位開展市場經濟活動的規定，通過用戶資源數據庫的打造，完善服務體系，及時推進定時更新、信息定制等服務功能，不斷提升檔案提升服務質量。

3結束語

在當前大數據時代，學校檔案管理工作需要與時代發展步伐保持一致，并進一步把握大數據技術的發展動態，深入挖掘檔案信息資源的潛在價值，加快檔案管理模式的轉變，進一步創新檔案管理工作的方式方法，全面提升檔案管理效率，使學校檔案能夠更好的服務于學校和社會。endprint