電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

劉佳

摘要：在過去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，檔案信息為人類提供了極大幫助，同時(shí)時(shí)代發(fā)展也有效充實(shí)了檔案信息。由于過去不具備先進(jìn)的技術(shù)條件，檔案管理工作主要以手工操作與紙質(zhì)文件為主。最近幾年，我國(guó)科學(xué)技術(shù)得到了快速發(fā)展，新型檔案管理模式不斷涌現(xiàn)，如網(wǎng)絡(luò)文本、電子文本、數(shù)字檔案等，表明檔案管理已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。在當(dāng)前檔案管理工作中引入電子信息技術(shù)是擺在當(dāng)前檔案管理人員面前的主要任務(wù)。筆者首先指出電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的意義，接著提出了電子信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用策略，希望可以提高我國(guó)檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù)；檔案管理；工作效率

1檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)的意義

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化進(jìn)代，人們的生活生產(chǎn)與工作學(xué)習(xí)離不開電子信息的應(yīng)用。電子信息技術(shù)就是電子、通信、計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等諸方面技術(shù)的綜合體。時(shí)代發(fā)展要求檔案管理必然應(yīng)用電子檔案管理模式，因此在當(dāng)前檔案管理工作中引入電子信息技術(shù)有利于提高檔案管理的準(zhǔn)確性與即時(shí)性。

1.1為檔案管理工作提供了諸多便利

在過去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，人們?cè)跈n案管理工作中一味應(yīng)用手工操作，不但需要耗費(fèi)大量的時(shí)間而且也需投入較多人力，管理工作中也易于出現(xiàn)失誤，而應(yīng)用電子信息技術(shù)手段，在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)平臺(tái)，管理人員可以充分利用計(jì)算機(jī)的各種功能對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工、整理，而不再需要逐項(xiàng)翻閱大量的紙質(zhì)材料，在節(jié)省檔案管理工作時(shí)間的同時(shí)也有效降低了工作強(qiáng)度，檔案管理工作變得方便快捷。再有電子文本不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，本身以數(shù)據(jù)形式保存，可以將其保存在計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中，而不會(huì)占據(jù)較大的室內(nèi)空間，為管理人員操作提供了極大便利，同時(shí)也大大加快了檔案管理速度。筆者對(duì)當(dāng)前檔案管理人員進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中引入電子信息技術(shù)可以節(jié)省工作人員的體力與精力，而且有著較高的工作效率與準(zhǔn)確性，因此在檔案管理工作中引入電子信息技術(shù)可以收到較好的效果，將其推廣必將會(huì)推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展。

1.2使檔案信息更好的為人民服務(wù)

利用電子信息技術(shù)可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，可以將全部檔案信息保存為自己的屬性信息，這些信息可以針對(duì)不同部門的需求對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)分類，實(shí)行分類推送，導(dǎo)致檔案管理的針對(duì)性有效增強(qiáng)。需要檔案信息的部門不需再進(jìn)入檔案局調(diào)取檔案，只需要擁有一臺(tái)可以聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)入檔案局的網(wǎng)站進(jìn)行查詢與檢索，而且可以隨時(shí)隨地操作，使檔案信息的利用率大大增加。

1.3實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化

隨著科學(xué)技術(shù)與時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理必將實(shí)現(xiàn)一體化管理，在收集各種檔案信息以后，可以將其傳輸至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理工作人員對(duì)其進(jìn)行整理與加工，將其分為不同的類別，電子檔案管理的一體化模式必將在不遠(yuǎn)的將來實(shí)現(xiàn)。

2電子信息技術(shù)的應(yīng)用策略

2.1應(yīng)用于檔案管理內(nèi)容當(dāng)中

檔案管理涉及方方面面的內(nèi)容，在過去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)檔案管理工作主要依靠人的手工操作，而將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案內(nèi)容管理當(dāng)中可以有效加快管理速度，提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，可以應(yīng)用于下面這些內(nèi)容當(dāng)中：第一，保存、檢索文件目錄；第二，保存、檢索檔案內(nèi)容；第三，統(tǒng)計(jì)、分類、歸納檔案文件；第四，自動(dòng)標(biāo)注關(guān)鍵詞；第五，檔案查詢與出借；第六，檔案文書的立卷；第七，打印文件目錄；第八，備份各種數(shù)據(jù)信息；第九，庫(kù)房管理與檔案安全；第十，研究檔案管理工作落實(shí)情況；第十一，維護(hù)系統(tǒng)與上傳數(shù)據(jù)等。

2.2應(yīng)用于檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中

檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用著豐富多樣的現(xiàn)代化技術(shù)，在建設(shè)系統(tǒng)過程中，電子信息技術(shù)也發(fā)揮著非常重要的作用，如可以應(yīng)用電子信息技術(shù)中的SQLServer2003建立后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以應(yīng)用IE8.0設(shè)計(jì)客戶端瀏覽器。檔案信息管理體系應(yīng)用著大量的模塊，而只有借助電子信息技術(shù)才能完成這些模塊的設(shè)計(jì)，不同模塊要想在系統(tǒng)中發(fā)揮自身功能也離不開電子信息技術(shù)的應(yīng)用，其相互間的聯(lián)系與溝通也需應(yīng)用電子信息技術(shù)，只有電子信息技術(shù)的參與才能將整個(gè)系統(tǒng)有機(jī)融合在一起，自上面論述可以發(fā)現(xiàn)電子信息技術(shù)普遍應(yīng)用于檔案信息管理系統(tǒng)中，其功能與優(yōu)點(diǎn)也得到了充分發(fā)揮，在技術(shù)層面有效推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

2.3應(yīng)用于檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)當(dāng)中

電子檔案雖然擁有大量的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在一定的不足，電子檔案信息的保存有著極大的不確定性，一旦發(fā)生丟失與損壞則會(huì)給檔案局帶來嚴(yán)重的損失，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)都會(huì)遇到不明程序的攻擊，只有保障電子檔案信息安全才能促進(jìn)檔案管理工作的正常運(yùn)行，因此做好電子檔案的備份工作是檔案管理工作的重中之重，同樣此操作也離不開電子信息技術(shù)的參與。

檔案數(shù)據(jù)備份的主要內(nèi)容有硬件、軟件、方法、計(jì)劃等各個(gè)方面的備份。在備份檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)要求應(yīng)用系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、工具軟件、驅(qū)動(dòng)程序等。當(dāng)前硬件備份主要工具有光盤、磁帶、硬盤等。硬盤有著極大存儲(chǔ)量，但需投入較高的成本，雖然光盤成本低廉，但使用次數(shù)有限，假如檔案信息需要長(zhǎng)期保存，則不易使用光盤。磁帶不但可以保存大量的信息，而且成本較低，安全性較高，可以用于長(zhǎng)期檔案材料的保存。所以筆者認(rèn)為在備份檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)可以應(yīng)用磁帶。再有，還需備份檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，此項(xiàng)操作在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中處于核心地位，與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)有關(guān)，可以保證檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)向外界推送信息，做好此項(xiàng)備份工作可以當(dāng)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)遇到攻擊陷入癱瘓狀態(tài)時(shí)快速恢復(fù)。

3電子檔案管理的注意事項(xiàng)

為了提高電子檔案管理水平，可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況建立完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理行為的日益規(guī)范，第一，在收集電子檔案材料時(shí)要不斷提高材料質(zhì)量。電子檔案主要由電子文件組成，只有保證電子文件有著較強(qiáng)的質(zhì)量才能使電子檔案材料不斷完善。檔案管理部門要積極與其他部門交流，為不同部門提供電子文件制訂一定的標(biāo)準(zhǔn)，可以使電子文件在形成過程中即達(dá)到了歸檔要求。第二，還需對(duì)檔案管理部門不斷加大投入力度，為其購(gòu)置必要的檔案管理設(shè)備。第三，在電子檔案歸檔過程中還需嚴(yán)格審核相應(yīng)的紙質(zhì)檔案材料，使保存的電子材料與紙質(zhì)材料完全相同。電子檔案是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，檔案管理部門只有與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，及時(shí)調(diào)整自身工作方向，在檔案管理工作中不斷引入新型電子信息技術(shù)，解決檔案管理中出現(xiàn)的新問題新情況，才能保證電子檔案管理工作的高效運(yùn)行。

4結(jié)語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，在檔案管理工作中引入電子信息技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)檔案管理工作也會(huì)推動(dòng)電子信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展。endprint