制度建設是檔案信息服務模式構建的保障

齊偉紅

制度的制定是為了避免混亂的出現。當制度得以運行后，被約束人對于自身恰當的、基本的、有意義的行為就有了共同的理解。尤其是制度持久運行后，就會內化為人固有的行為模式，使人的行為具有可預見性。因此，制度對于模式構建的作用至關重要。檔案信息服務制度是檔案信息服務模式構建的第一推動力，它不僅包括檔案信息服務監督制度還涉及檔案鑒定制度、檔案信息公開制度等直接影響檔案信息服務的各方面制度，它們共同構筑起檔案信息服務模式的保障體系。

1完善檔案信息服務監督制度

檔案法律監督一般包括三方面：監督的主體、監督的客體和監督的內容。從監督主體來看，法律監督體系可分為國家監督和社會監督兩大系統。國家監督中的權力機關、行政機關、司法機關這三大監督主體的制約性大，有著強制性的法定性監督效果。任何一方的缺失都會對檔案法制工作帶來重大影響。由于我國封建社會幾千年的人治思想影響和新中國成立后社會主義民主建設發展一度緩慢，盡管改革開放后民主法制建設日益加強，但社會法制監督意識不強，監督活動不廣，社會組織和人民群眾監督的積極性沒有充分發揮監督的效果與影響不能滿足現實需要。從監督客體來看，監督的重點是國家機關及其公職人員的各種公務活動。過去的檔案法制監督是“外向型”的監督，國家檔案行政管理機構對下級檔案行政機構和同級的檔案館和檔案室等業務機構有監督關系，但對這些檔案行政管理機構自身的監督卻很薄弱，僅僅依靠黨組織和政府沒有明文規定的監督是不夠的。從監督內容來看，監督應由表層向里層深化。即對檔案工作活動的全程合法性進行方方面面的監督，既要有守法監督，也要有執法監督，還要有立法監督。只有這樣，才能真正形成完善的監督環境，全面、有力地促進檔案法制工作向前發展，檔案服務工作的制度健全才能得到保障。

此外，還要實行分級負責制，明確監督機構的職權，以保障監督落到實處。完善的法律監督是法律制度得以全面實施的有利保障，是民主制度的要求，更是公眾利用檔案信息時希望看到的。不健全的檔案法制監督使得檔案工作長足發展受到制約，更使檔案信息服務工作沒有保障，在檔案工作體系中處于薄弱環節。因此，檔案信息服務監督制度必須在監督主體、監督客體、監督內容等方面加以改進。

2完善檔案價值鑒定制度

1.完善檔案保管期限表。檔案保管期限表是影響鑒定工作質量與效率的決定性因素。檔案保管期限表應是原則性與操作性的結合，在原則性方面應該將檔案的多種價值形態與檔案價值鑒定理論及與之相關的電子檔案等新事的先進思想與理論融入檔案保管期限表中，增強其理論方面的指導。在可操作性方面，檔案保管期限表要做到歸檔范圍全面、條款詳細具體，保管期限劃分準確細致：一是指條款與注釋，盡量少用模棱兩可、含糊其辭的語言，把“重要”、“一般”等不確定性詞語降到最低限度，凡容易產生歧意的條款就用范例說明，易于產生歧意的詞加以必要的注釋；二是指保管期限不宜彈性太大，要有具體保存年限，可按國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》要求劃分為10年、30年與永久。

2.加強對檔案價值鑒定工作的監督與指導。信息共享和安全是一對難以調和的矛盾，為此，必須強化檔案信息鑒定環節，在檔案保管期限表與檔案價值鑒定上進行改善。信息化背景下，檔案信息服務理念向“民政”的轉變使檔案價值鑒定也向專業化與社會化轉變。前者是指成立專門的檔案價值鑒定機構，其主要任務是提出其職能范圍內檔案價值鑒定工作總的規劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導性文件及標準，監督檢查和指導所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業務咨詢。后者是指檔案鑒定價值取向要向社會價值、休閑文化價值、社會生活記憶、為公眾服務方面拓展體現人本原則和民主開放原則。

3加強檔案信息公開制度建設

我國《檔案法》明確規定，檔案一般應當自形成之日起滿30年即可對外開放，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案封閉期可長于30年，經濟、科學、技術、文化等類檔案的封閉期可以少于30年。要想很好地貫徹實施法律中的上述規定，需要做到兩點：一是明確規定哪些檔案屬于一般檔案。只有這一界限劃清了，30年的規定才能夠比較順利地得以實施。二是對于可少于30年開放的檔案，檔案館要根據情況，做出比較明確具體的規定，必須依法有序地加快“低齡”檔案的開放工作。也就是說，要嚴格執行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案多數都向社會開放；使“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規定真正落到實處。也可以考慮不設置30年的封閉期，保證由公開文件轉化來的可以直接公開的檔案跨越“開放期限”的限制。正如《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》中并沒有明確規定檔案文件自形成之日滿多少年才能向社會開放，而是要求“公共檔案館、文件中心根據社會需求適時公布檔案、文件信息”，這種“適時”開放是檔案利用以民為本的表現，有利于檔案信息服務工作走進公眾。endprint