干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

宋吉秀

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人才市場(chǎng)的競(jìng)爭日趨激烈，社會(huì)各階層各部門在用人制度上已呈現(xiàn)多元化的形式，用人單位通常為了提高工作效率，更希望通過干部人事檔案信息先初步了解其基本信息，以便于更快速、更高效的選拔人才。因此，干部人事檔案必須得到全方位、多角度、科學(xué)化、規(guī)范化的管理和開發(fā)，才能使人事檔案真正成為用人單位選擇和重用人事干部的可靠依據(jù)和憑證。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，我們要不斷探索干部檔案管理新模式，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理與開發(fā)

干部人事檔案是檔案管理部門根據(jù)干部的生活軌跡，在進(jìn)行干部信息管理時(shí)以文字、圖表及其他各種形式和載體記錄下來的具有保存價(jià)值的原始信息。干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分。隨著國家的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的利用需求越來越大，干部人事檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些新的問題。例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能充分滿足人們對(duì)檔案信息的獲取、檔案信息的交流及檔案信息的利用的要求。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式對(duì)檔案的管理相對(duì)比較單一和分散，不利于檔案信息的全面收集和有效整合利用，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性、真實(shí)性及有效的利用率。干部人事檔案管理部門需要不斷創(chuàng)新，探索開發(fā)干部人事檔案管理新模式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的最大化利用。同時(shí)，利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)對(duì)干部人事檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變與改革，最大限度地實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源的有效管理。干部人事檔案的有效管理也為國家黨政工作及人才的選拔提供了有力支持，使其更好地適應(yīng)新形式下干部人事檔案管理工作的需要。

1干部人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、教育背景、工作經(jīng)歷等的信息材料，是人事單位了解和選用干部的基本，是做好人事工作的必備條件之一，也是解決薪酬待遇、響應(yīng)政策的重要依據(jù)。因此，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，直接影響到干部工作能否順利的開戰(zhàn)。在信息化發(fā)展的背景下，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)、有效的信息化管理以及對(duì)干部人事檔案信息資源的有效利用，已經(jīng)成為國家和人們關(guān)注的重點(diǎn)。干部人事檔案的有效管理關(guān)系著用人單位選拔人才的高效性和實(shí)用性。

2干部人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀及問題

2.1干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，干部人事檔案已不再像以前那樣保密和嚴(yán)肅了，人們可以通過各種渠道查到想要的信息。因此，這也導(dǎo)致越來越多的人特別是職場(chǎng)新人越來越不重視檔案了。隨著現(xiàn)在社會(huì)政策的改變，檔案已經(jīng)變得不是那么必要，現(xiàn)在的職場(chǎng)更加注重應(yīng)試者的職場(chǎng)綜合素質(zhì)及能力，對(duì)人事檔案的關(guān)注程度及參考利用程度越來越低，使職場(chǎng)選拔新人向著無檔化的方向發(fā)展，也致使越來越多的人們忽略人事檔案的重要性，這就造成了一種很尷尬局面，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的政策與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不能很好協(xié)調(diào)，引起混亂的干部人事檔案管理的局面。

2.2干部人事檔案管理中存在的問題

人事檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存受到多方面的影響，尤其對(duì)于內(nèi)容價(jià)值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好就顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進(jìn)行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。同時(shí)對(duì)檔案記錄、整理等沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)管理制度，致使檔案材質(zhì)大小不一，記錄分散凌亂，在利用時(shí)由于經(jīng)常翻動(dòng)，造成字跡模糊、紙張脫落，致使檔案信息資料缺失、不規(guī)則、不真實(shí)的現(xiàn)象。

檔案管理體制的不統(tǒng)一。目前，干部人事檔案管理工作主要根據(jù)管理的范圍權(quán)限進(jìn)行人員配置，然而由于管理人員存在一定的流動(dòng)性，管理的范圍權(quán)限也在不斷發(fā)生變化，如果檔案信息不及時(shí)更新，就導(dǎo)致了檔案管理人員關(guān)系混亂。

避免事故檔案發(fā)生的觀念意識(shí)不強(qiáng)。首先就是領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性和實(shí)用性，沒有配置專職、專業(yè)的檔案管理人員，而只是找了一些沒有管理經(jīng)驗(yàn)或者根本不懂管理流程的人員，這樣就會(huì)因?yàn)橛萌瞬划?dāng)而使檔案的有效管理受到極大程度的制約。其次就是檔案人員對(duì)管理工作缺乏耐心和責(zé)任心，對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)淡薄，不認(rèn)真管理自己的工作，或者就是檔案管理人員經(jīng)常更換，交接工作沒有很好的完成，進(jìn)而就導(dǎo)致檔案工作被延遲。三是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不均衡、技術(shù)達(dá)不到業(yè)務(wù)要求。每個(gè)人所管理的方式不統(tǒng)一，一人一個(gè)版本，甚至達(dá)不到業(yè)務(wù)要求，致使檔案信息混亂不堪，沒有條理。

3加強(qiáng)干部人事檔案的管理和開發(fā)

3.1進(jìn)一步完善干部人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先要完善干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，相關(guān)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)部門要嚴(yán)肅把控，時(shí)刻監(jiān)督任務(wù)的進(jìn)程。工作人員要做到認(rèn)真勤奮，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展，要重視自己的工作，負(fù)責(zé)自己的工作。其次，建立專項(xiàng)基金，購置管理檔案文件所需要的設(shè)備，貫徹國家檔案局、中共中央組織部的政策要求，做好檔案相關(guān)的保護(hù)措施。

3.2進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案的收集、整理

干部人事檔案的分門別類、保護(hù)整頓工作，就是通過一系列的途徑將雜亂、無序的人事檔案收集在一起，制作成檔案卷宗的過程。檔案的收集整頓工作及其管理工作需同時(shí)進(jìn)行，且該過程是具有耗時(shí)、復(fù)雜、繁瑣等特征，這就需要工作人員具備細(xì)心、責(zé)任感強(qiáng)和耐心等優(yōu)良品質(zhì)。干部人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)工作就是干部人事檔案的整理，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。在整理的過程當(dāng)中，檔案材料要層次分明，邏輯清晰，井然有序，裝訂科學(xué)合理，以方便查閱。

3.3加快檔案工作的信息化進(jìn)程，提高工作效率

干部人事檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化是未來的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的一個(gè)最終結(jié)果。我們將引入互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案實(shí)時(shí)在線編輯與管理。采用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)設(shè)備將干部人事檔案相關(guān)信息整理輸入信息化管理系統(tǒng)，就可以有效地提高檔案的檢索、收錄、統(tǒng)計(jì)、分析等工作中的效率。

4總結(jié)

因此，人事檔案的管理與開發(fā)必須引起各部門的重視，管理規(guī)則必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，要摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，立足于加快檔案工作的信息化進(jìn)程，以便發(fā)揮干部人事檔案信息的功用，才能夠挖掘出能為國家建設(shè)的優(yōu)秀人才，從而提高人事工作的質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，國家科學(xué)發(fā)展。endprint