事業單位檔案管理工作優化途徑探索

李霞

摘要：隨著市場經濟的不斷發展，各地的相關機構在制度和人事管理方面發生的一系列的變化，對于事業單位來說，新的政策對于相關檔案的收集，資料的整理等提出了新的要求。本文詳細講述了事業單位檔案工作的具體內容，闡釋了事業單位檔案管理工作的要求，并對現階段事業單位在檔案管理方面的存在問題提出了優化方案。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；方案

現階段，計算機與網絡體系盛行，很多文件可以直接在網上查閱，無紙化的辦公方式逐步普及，很多電子文件，圖像等設備成為了文件的運輸載體，但同時，傳統的資料管理方式不能拋棄，必須創薪模式進行傳統資料的整理與保存。如何實現事業單位檔案的有效管理是現階段單位工作中亟待解決的問題，必須對檔案管理的內容有充分的認知，切實提高檔案管理的水平。

1事業單位檔案管理的相關內容

1.文字檔案

具體的文字檔案主要包括各種上報項目的文件，不同單位的類型不同，類似研究報告，技術方案，批復文件等這些文件都需要到政府相關部門進行存檔處理，另外，一些合同證明等也是文字檔案的內容。

2.財務檔案

財務檔案主要是記錄項目在進行的過程中所涉及到的資金的流動記錄，項目的資金必須專款專用，并進行相關的財務審核工作。

3.其他部分

項目資金必須進行有效的賬目管理，取得的票據必須規范，嚴格的控制資金數量，對相關的財政收支進行集中管理，做好財務的核算工作。

事業單位的檔案管理內容較多，主要涉及到對于文字檔案的管理，大多數為過去的檔案管理，需要一定有效的檔案管理體系，在下文中我們對相關方法進行了探討：

2現階段事業單位檔案管理的現狀問題分析

1.檔案管理的業務較為薄弱

現階段，有些事業單位已經建立健全了檔案的有效管理制度，但是，并沒有真正落實相關的制度，很多的檔案整理不符合規范要求，例如，對外的項目資料與事業單位本身的財務報表等放置于一處，很容易造成相關檔案的缺失問題，組卷較為混亂，另外，有的事業單位由于各種因素，銷毀一些年代較為久遠的檔案，產生了一些遺留問題。

2.相關人員對檔案工作的重視不夠

事業單位的檔案是后期行使合法權利的有效參照，但是相關工作人員對檔案的重視明顯不夠，嚴重忽略了檔案的安全管理，不知道檔案資源是優秀的歷史文化產物，檔案工作是黨和國家的一項重要工作，因為相關的認識不足，導致措施不力，產生一系列的問題。

3.檔案管理室的現代化管理設施相對較為落后

現階段，檔案管理室的建設直接決定了現代化管理的有效性，但是相對來說，管理的設施較為簡陋，有的檔案室的庫房封閉干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空氣較為渾濁。另外，有的辦公室條件較差，檔案室和辦公室，接待室沒有嚴格分開，檔案的現代化建設配套保護設施建設明顯不完善。

4.檔案管理隊伍不穩定。管理水平不高

相對來說，檔案管理工作較為枯燥乏味，因此很多在此單位工作的人員缺乏長久工作的想法，導致工作經常變化，檔案管理人員變動較為頻繁。另外，檔案管理的部門每年都進行相關項目的培訓，但是檔案管理者都是一些新手，缺乏相關經驗，導致工作無法全面進行。

5.檔案的開發利用效果較差

事業單位的檔案很多承載著記錄的功能，但還有部分的檔案，人員可以從中學到較多的東西：例如，在進行居民醫療保險管理工作時，需要掌握各類居民辦理保險的業務流程，通過對檔案的閱讀與研究，可以更好的理解國家的法律法規，掌握特殊案例醫療保險業務的辦理方法。但是現階段大多數事業單位沒有充分發揮檔案的作用，很多管理人員到頭來只重視檔案的管理與手機保存，忽視了檔案的充分利用，認為將檔案保護好便完成了任務，但是檔案管理的目的是為了有效運用，必須對檔案資源進行合理開發。

3優化事業單位檔案管理工作的詳細有效措施

針對現階段事業單位檔案管理中存在的相關問題，我們提出了以下的七點對策：

1.提高對檔案工作的重視，加強認識

進行有效的檔案管理工作，首先需要加強對檔案的認知，加強檔案管理工作的宣傳，必須經常性的學習和宣傳檔案法律，法規和相關管理規定，充分認識到事業單位是保證公民的重要服務部門，其中的檔案保護工作是事業單位管理中的重要工作，另外，事業單位的有關檔案資料是國家的資源，是人民的財富，絕對不能褻瀆文件。檔案是不可再生的信息資源，必須對其進行有效的利用。

2.明確相關的職責，建立健全責任體制

健全的機制是檔案工作有效進行的基礎，檔案工作的經驗告訴著我們，必須成立相關的檔案室，明確相關檔案人員的職責，根據一定的制度，形成全面有效的檔案管理網絡。檔案管理是一項較為復雜的工作，必須有全面合理的領導體系，完善追責制度，對檔案管理過程中違紀違法的行為進行嚴厲打擊，堅持追責到人。

3.建立健全事業單位的檔案管理工作制度

檔案的管理工作是一項系統性的工程，必須建立有效的制度，使檔案管理的工作更加規范化，制度化，科學化，這是檔案工作的基礎。另外，必須使用嚴格的制度去規范有關人員，指導相關工作，并建立健全保障制度，保障整個工作體系的有效運行。

4.加大經費投入，改善檔案保護的條件

事業單位檔案的外在條件較為重要，首先，良好的環境是檔案保護的基礎，但是由于有些地區的經濟相對落后，事業單位難以拿出足夠的資金進行配套設施的建設，就長遠目標來看，檔案工作的有關部門必須加強監督管理工作，積極與當地的政府請示加強經費的投入，改善相關的檔案管理設施條件，例如，必須保證檔案的安全，完善檔案室的防火設計體系，保證空氣流通等，加強檔案室的安全管理，使檔案管理的相關工作滿足社會主義現代化建設的需求，

5.穩定檔案管理人員，提高其全面素質

穩定檔案管理人員的關鍵在于加強宣傳工作，必須大力宣傳資料管理工作的重要性，使廣泛的工作人員積極投身到相關的建設中去，促進事業單位資料管理部門工作的穩定進行，對于員工的困難必須努力解決，使員工感受到組織的溫暖，另外，檔案管理的工作是一項專業性較強的工作，需要大量的專業知識，穩定人員之后，需要對人員進行技能培訓，提高工作人員的基本素質，加強職業道德的修養，真正意義上做好管理工作，另外，必須學習更新自身的知識結構，掌握先進的信息技術與電子軟件操作技術，將檔案管理工作有理論性向技術性轉變，

6.樹立新型的檔案管理觀念

必須打破原有的傳統思想與管理模式，樹立爭取管理思想和工作態度，積極地開發利用檔案的相關信息資源，挖掘檔案中的相關問題，使檔案資源的應用滿足各類需求，另外，對部門的發展歷史可以進行資料集編寫，有效利用網絡等的傳播手段，切實提高單位的知名度，共同促進資料管理事業的發展。

4總結

事業單位的資料管理是現階段事業單位綜合管理的關鍵，必須加強事業單位的管理力度，首先，我們必須提高檔案管理工作的認識，明確檔案管理工作的相關責任，確保大量的經費投入，穩定人員，加強資料的利用，實現事業單位檔案管理工作的全面優化與推進。endprint