醫院檔案管理部門搬遷后的若干問題和對策

汪興旺

摘要：我院檔案管理部門搬遷新的辦公點以后，條件改善了，但是在使用過程中發現了諸多問題，這些問題不同程度的影響了檔案部門的使用功能，對這些問題進行歸納總結，并提出相應的整改措施，以供借鑒。

關鍵詞：檔案管理部門搬遷；問題；對策

湛江中心人民醫院于2017年10月整體搬遷至赤坎區源珠路236號，醫院檔案管理部門如醫院綜合檔案室、人事勞資科人事檔案室、病案室等也一起先后搬遷至新的辦公地點，搬遷到新的場地后，庫房增加了、場地增大了，入住一段時間以后，漏水等問題紛紛出現，對這些問題進行梳理，以探尋問題的原因和對策，具有一定的現實意義。

1醫院管理部門入住后發現的若干問題

根據《檔案法》有關規定和要求，按照各級組織部門對人事檔案室的建設要求，目前我院綜合檔案室和人事檔案室的環境結構等不符合檔案庫房的標準，達不到檔案升級的標準，

（一）設計不合理：

經過多次到新醫院現場對檔案庫房檢查，發現

1、檔案用房門口地面設計不符合庫房要求。比如人事檔案用房門口地面設計不符合庫房要求。按規定庫房門應高于地面20mm，我院只有2mm。

2、檔案庫房天花板不符合要求。檔案庫房天花板裝有各種管道且不封頂，空調管道冷凝水會直接滴落檔案密集架，容易出現鼠患，存在安全隱患，不符合庫房規范。

3、檔案庫房窗戶不符合要求。檔案庫房的玻璃窗數量過多，面積過大，不符合檔案庫房室內環境防光、防風、防塵、防潮等標準要求，如遇強臺風損壞玻璃窗，檔案將招致嚴重損壞，檔案庫房存在安全隱患，不符合庫房規范。

4、檔案用房門不符合要求。檔案用房房門質量不符合防火防盜防鼠功能，檔案庫房存在安全隱患，不符合庫房規范。

5、檔案庫房地面布線不符合要求。如圖庫房③需安裝舊密集架，地面不能布線，存在線路故障引發火災隱患。

（二）功能不完善：所有檔案室空調管都存在冷凝水的問題。

2形成的原因

1、標準不規范。

目前，檔案建筑標準多是針對檔案館的設計要求，缺乏專門針對檔案室的。

2、溝通不充分。

我院新院屬于“代建制交鑰匙工程”，我們負責使用，前期建設問題過問的比較少，但檔案室的使用面積、地理位置、地面承重能力都有專門的要求。比如：檔案專用庫房的地面承重能力、庫房通氣方式的選擇決定通氣口是閉口還是開口等等都都需要同工程設計人員作有效的溝通。

3、認識不到位。

部分檔案管理人員認為建筑施工與醫院的專職檔案管理人員沒有太大的聯系，頂多就是工程的資料由基建檔案員收集整理歸檔，制作基建檔案，新院遷建過程中的檔案管理人員的責任落實不到位。

3對策

1、明確原因、分清責任。對照圖紙，如果是屬于遷建項目投資的，由醫院對接部門如遷建辦向代建部門申請進行改造；如果不屬于遷建項目投資的，為防止溢水流入檔案用房，確保庫房安全等，由醫院負責總務部門如總務科按規定程序辦理，如庫房門口建高于地板20mm擋水線；按檔案室庫房的要求完全密封頂天花板，將庫房玻璃窗封閉，安裝庫房專用排氣扇等。

2、完善功能。給綜合檔案室庫房加裝監控攝像、安裝5個吊頂干粉滅火器，根據《檔案法》規定，配置加濕機、抽濕機，溫濕度計；吸塵機等。

總之，建設部門要高度負責，嚴格按照檔案管理部門的專業設計要求施工，按照檔案管理的國家標準和地方標準，多方位考慮醫院檔案管理部門的建設要求、功能需求，及時提供醫院檔案管理部門建設的各類標準，檔案管理人員要加強崗位責任感，與設計部門多加強溝通；協助工程設計、施工人員等，努力建設符合醫院發展的檔案管理部門。endprint