檔案信息化管理途徑探究

趙翔燕

摘要：檔案作為單位和部門日常工作的記錄，既是工作的重要記錄，也是今后工作安排的指導。隨著經濟社會的快速發(fā)展，檔案產生的數量和包含的信息量增長十分迅速，如何利用信息化手段提升檔案管理的效率和深度開發(fā)的程度，是當前檔案管理工作的研究重點。

關鍵字：檔案；信息化管理；大數據

1前言

隨著行業(yè)和單位的不斷發(fā)展，積累的檔案資料快速增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式和技術已經不能完成海量數據的整理和分析。在信息化的大背景之下，提升檔案管理的水平和利用程度具有重大而現實的意義。

2檔案信息化管理現狀

2.1大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室檔案管理現狀

大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室作為大慶油田館藏輛最大的檔案館，積累了大量的油田勘探開發(fā)資料，隨著油田的發(fā)展和技術的進步，大慶油田勘探開發(fā)研究院資料室已經初步實現了檔案管理的信息化，檔案管理軟件已經投入使用，并取得了較好的效果，基本建立健全了檔案檢索目錄數據庫。

2.2檔案管理信息化的必要性

檔案記錄下許多信息以及這些信息發(fā)生的歷史，這種信息不僅僅包含了檔案本身的信息，也包含了許多與社會信息融合后形成的一種更為廣泛的信息。檔案本身是信息的一大載體，將檔案進行有效管理有利于我們更好的收集信息和資源，最終更好的運用并且投入生產當中。由于體制不健全，從業(yè)人員基本素質不過關、欠缺的資金和技術以及各種相關的硬件設備不齊全等這些原因，導致檔案管理存在巨大的問題。另一方面，面對信息大爆炸的時代，如何處理海量的信息和數據，只有充分利用信息化這一個有力武器，才能進一步提升檔案管理的水平。

2.3現階段檔案信息化管理問題

（1）從事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高?，F實中從事檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關專業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業(yè)的技術支撐。由此導致在建設信息化的檔案過程中，不能快速準確的完成信息的檢索和錄入，致使檔案信息化水平不高。

（2）信息化建設缺乏相關的管理規(guī)范。在制度建設層面，還存在不少問題，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此在各單位系統(tǒng)內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，檔案信息化建設長期停步不前，多數單位的檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐。

（3）新技術的重視程度不足。檔案管理部門領導對于新技術和信息化建設，在思想上重視程度不夠，認識不全面。檔案管理是一項非常基礎、默默無聞的工作，在新技術浪潮的背景下，如何使用大數據分析技術和信息技術，提升檔案管理的水平和效率，存在嚴重的認識上的漏洞。

3檔案信息化管理途徑探究

3.1運用大數據技術

隨著部門業(yè)務的不斷拓展，舊的檔案還沒有完全利用，新的數據和信息就源源不斷產生，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能適應海量數據存儲、查閱和分析的需要。為此建議廣泛研究并開發(fā)大數據技術下的檔案管理新模式。筆者在分析國內外先進管理模式和檔案管理新技術的基礎上，建議從以下幾個方面開展工作：首先，盡快完成檔案的數字化工作，應按照統(tǒng)計學的原理進行分類，便于后期使用；其次，引入先進的檔案管理系統(tǒng)軟件，借助于最近科技的力量，完成之前數據分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用的過程中并同時結合橫縱分析和動態(tài)管理的手段，橫縱分析指的是在數據管理中不僅僅需要比對單位隨著時間推進所發(fā)生的變化，更應該比對所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門之間的效益對比，動態(tài)管理指的是檔案數據的及時整理、無用數據的剔除，以此來保證數據的真實性和可靠性。

3.2加快信息化管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員負責具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到檔案管理工作水平。因此應該建立起一支具備扎實專業(yè)知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應該注重對計算機系統(tǒng)、行為心理學等專業(yè)背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術，這樣才能更好地服務檔案管理工作。做好信息化時代下的檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對現有的人才隊伍進行培訓，逐步提高管理人員的業(yè)務水平和業(yè)務能力，從而提高檔案管理水平。

3.3提升軟硬件配備水平

首先各種相關的硬件設備都要配備齊全，比如打印機、掃描機和計算機等。計算機里面的軟件與系統(tǒng)也要與時俱進，相關的培訓與推廣也要同時進行，如此才能建立一個相對應的系統(tǒng)平臺。其次，要將檔案的目錄數字化。數據信息錄入是最為基礎的工作，每個部門每年都會需要大量的檔案資料，對于這些資料要一邊整理一邊錄入，同時也要制定相關格式便于統(tǒng)一管理，這種方式在一定程度上可以節(jié)約人力、節(jié)約資源、節(jié)約費用，而且檔案管理信息建設化的相關進程也會被加速推進。最后要對網絡上的相關信息進行機密保護，先定制密保標準，然后就是對信息的使用者進行有關身份上的驗證，授予相關權限，這樣對于軟件系統(tǒng)來說才有保障。

筆者發(fā)現需要選取具有針對性的檔案管理軟件來進行錄入和利用。選擇合適的檔案管理軟件可以幫助更高效率的管理電子信息，而且這種原始的電子信息不斷積累會形成更有益的電子文件，其管理的過程也就更具有科學性，對于整個社會發(fā)展來說，這將是一筆不小的文化財富。信息化理念的建設離不開相關軟件的支撐，如果我們一味地以傳統(tǒng)方式來管理數量龐大的電子文件，這絕不是一個明智的舉動，檔案管理軟件必須要具備高效率、智能型、便捷性等優(yōu)點于一身，這樣才能將信息化管理的脈絡舒通，檔案管理的工作質量和工作效率才會得到明顯的提升，這是關乎信息化建設成敗的一個重要節(jié)點。

3.4實現信息化檔案網絡共享

檔案是很多部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進行查閱，那么勢必會導致工作效率低下。針對這種現象，檔案管理部門可以將相關的檔案數據進行上傳，利用單位局域網絡，開放檔案網絡共享系統(tǒng)，定期或者長期開放部分檔案數據供各部門查閱。這樣有檔案信息需求的部門可以直接利用網絡共享系統(tǒng)及時進行信息的獲取，節(jié)約大量的時間，大大提高了辦事效率。

4結語

通過上文的分析，可以看出現階段檔案管理工作還存在不少問題，在檔案信息化管理領域，如何利用大數據技術，同時提升信息化管理的軟硬件條件，培養(yǎng)培訓一大批檔案管理信息化管理人員，是下一步工作的重點。endprint