人事檔案材料的收集與整理探討

潘海燕

摘要：隨著人們的物質文化水平不斷提高，生活工作地點時間的不斷轉換，如何將人們的人事關系進行有效、合理、科學的收集與整理變得越來越重要，及時將人們生活工作的變動記錄進人事檔案材料關乎著人們生活的有序與否，但這同時也考驗著人事檔案材料收集整理系統的效率與科學性。伴隨著信息時代的到來，我們更應該把過去人事檔案收集工作與信息技術融合起來，使得我們的人事關系材料的收集與整理更加的快捷高效。本文將從實際情況出發，分析如何更加高效的將人事檔案關系進行收集與整理。

關鍵詞：人事檔案；收集；整理

隨著各級單位以及各級領導的逐漸重視，我國人事檔案材料的收集與整理工作相比從前已經得到了巨大的提升，但是，不可否認的是，整個系統中還存在著一定的問題，只有我們使用了科學的方法與手段去解決這些問題，我們的人事檔案材料的收集整理工作才能真正的發揮其特有的作用。將人事檔案材料進行科學的收集整理是非常有利的，有利于對單位內情況以及工作能力有非常透徹的了解，在人員調動以及升降職位時也能將實際情況真正考慮進去，對于整個單位的工作效率以及凝聚力都是非常有利的。

1我國目前人事檔案收集整理現狀

改革開放以來，隨著人們意識的逐漸提升，我國人事檔案收集整理工作逐步開展并建立了健全的人事檔案收集體系，但是不得不承認的是，目前的人事檔案的收集整理還存在著許多的問題。我認為，目前我國人事檔案收集整理還存在著以下幾個方面的問題：

（一）在職人員檔案收集整理意識淡薄。隨著人們生活與工作越來越市場化，生活工作范圍變動十分頻繁，但是由于人事檔案管理人員的意識的缺失，不能及時將最新的變化及時記錄進檔案，新進人員檔案的建立以及離職人員檔案的銷毀、調離人員檔案的轉移都不夠效率，這樣就往往會造成檔案的失真，人員與檔案分離的情況出現，這對后期單位內部進行總結、評比活動時會給單位內活動舉辦人員帶來巨大的麻煩。

（二）材料手續收集整理不夠齊全完整。要使一份人事檔案起到其該起的作用，必須保證其內部材料的完整。例如一份完整的高中畢業檔案應包括學生體檢表、高考分數證明、戶口證明、高中畢業證明、專項計劃使用證明等等，這些材料是缺一不可的，對于學生在大學乃至以后的發展都是不可缺少的，這就要求我們檔案制作人員一定要嚴格把關，不能使學生檔案發生遺漏、缺失的情況。但是對于事業單位來說，往往單位內部檔案整理人員缺乏相關材料再加上其他部門的漠視不配合，就會導致整個檔案的不夠完整，對后期的使用也會有很大的影響。

（三）檔案的不夠有效。目前我國各級單位進行檔案的收集整理時，往往會發生只為了完成上級任務而敷衍操作的情況，導致檔案材料與實際情況不符，最終發生單位檔案千篇一律，每個人的經歷都差不多，不能真正反映每位員工的真實情況，而在檔案進行使用時只能廢棄不用。

2對人事檔案進行科學收集及整理的意義

（一）對組織部門其參考意義。組織部門在對各級員工及人員單位調動或升降職時，原有部門的人事檔案具備很高的參考意義，能夠使組織部門人員對該人員的真實情況有一個完整詳細的掌握，從而將其調至其適合的崗位，是他的才能真正為社會的發展做出貢獻。但是如果人事檔案由于檔案整理人員的水平、意識等等原因而使檔案的不夠完整、失真等情況，那么人事檔案對組織部門的參考意義就大大降低，從而使人員的真實情況無法展現出來，最終無法將合適的人員調動至合適的崗位，這對整個社會也是一種損失。

（二）有利于選拔出優秀人才。一份完整、真實的人事檔案能夠顯示出該工作人員的能力水平以及身體素質、心理素質等等的情況，對于一些活動選拔、特殊任務選拔時能夠起到迅速掌握人員情況的作用，再加上面試，基本就可以確定哪些人員是本次活動需要的人員。完成這種便捷選拔的前提條件就是我們的檔案建立人員一定要建立出完整、真實的人事檔案。

3如何科學的進行人事檔案的收集和整理

在人事檔案的收集整理過程中，使用一套科學有效的方法來進行會對整個人事檔案的收集整理工作起到事半功倍的效果。

（一）檔案收集人員要積極進行檔案的收集整理。當單位內人員發生離職、調離、升遷等情況時，檔案收集人員要積極主動的將情況如實記錄內檔案，并對檔案執行相應的增加、銷毀、轉移等操作，在情況發生時，檔案管理人員應主動跟進并了解相關狀況以便最終登記使用，而不應該等待情況涉及人員來進行相關操作，因為檔案管理人員在跟進事情時關注的地方與其他人不同，關注的東西等適合登記入檔案內，而情況涉及人員則會因為相關情況的不夠了解而導致檔案出現差錯或遺漏，最終對檔案的真實性產生影響。又檔案管理人員進行檔案的收集整理能使檔案的作用真正發揮出來，在需要的時候隨時可以提供真實有效的檔案。

（二）對特殊材料進行重點關注。在不同的時代要求下，人們關注的材料重點也會有不同，我們新時代下主要關注的材料有業績證明、誠信證明等等，在對這些材料進行收集整理時，需要對重點材料涉及的所有重點情節進行完整詳細的記錄，一旦有發生變化時，要第一時間進行材料的收集整理并歸檔，這樣能使每位員工的人事材料不再是一模一樣的，使人事材料真正做到展現人員的水平。

（三）對收集上來的材料要積極進行真偽鑒別。檔案收集管理人員要對收集的材料進行基本的真偽鑒別，鑒別之后才能將材料收集進檔案中，缺少蓋章簽字都要及時將簽字或蓋章補上，對人員真實情況反應不夠清晰的材料不能收集，將其及時銷毀，不能使那些有著明顯差錯的檔案歸檔，對表面不夠清晰，字跡模糊的材料要及時進行重新打印，不清楚的地方要及時與當事人核對，從而防止檔案失去其參考借鑒意義，在真正使用到檔案時誤導檔案使用人員，這對工作效率以及后期工作的進行都是非常不利的。

（四）對收集并鑒別的材料進行科學的整理。對檔案的整理要嚴格遵守相關檔案標準，這個標準不同單位有不同的規定，但是大致不過是要使用相同大小的紙張，字體使用多少大小，行間距，段落與紙邊緣間距多少等等要嚴格按照規定來做，這樣才能在查閱檔案時能夠迅速、有效得找到所需的資料，并使檔案閱讀人員在閱讀時能夠清楚的掌握材料所要表達的內容。

（五）材料收集整理完畢要按照分類進行放置并及時上傳至網絡渠道。按照科學的方法對檔案進行放置有利于后期的查閱與查找，并積極利用信息技術，將材料及時上傳至網絡中去，這樣不僅僅有利于單位內部人員能夠迅速有效的查閱這些人事檔案，在上級以及需要對信息公開時，也能及時將網絡上的信息迅速公布出來，對于我國進一步實現廉政以及工作透明公開化都是非常有幫助的，網絡中的信息在進行檢索、核對時也有著紙質檔所不具備的便捷性。

4結束語

對人事檔案進行可有及時的收集以及整理對于人員的調動以及選拔過程是非常重要的，甚至真實的人事檔案可以分析出整個時代的某些特征，比如我們現在很多的對古代戰爭的了解都是從古代的人事調動如將軍的上任及罷免來分析得到的。所以我們一定要使用一套科學有效的方法來進行檔案的收集與整理，這樣才能使檔案的效果發揮至最大，是我們的社會能夠對人才有一套更完備的評判機制，從而使他們能真正做自己適合的工作，為社會做出更高的貢獻。endprint