項目設計文件與網絡設計流程及設計檔案管理之淺析

李若素

摘要：項目設計文件是設計單位在項目建設各階段形成的各種文件；網絡設計流程管理是一項需要設計部門全員參與的信息技術元素融入的設計文件歸檔過程；設計檔案管理是為項目設計文件和網絡設計流程服務的終級信息庫。三者相輔相撐，協調促進為現代設計企業檔案管理創新發展之趨勢。

項目設計文件是設計單位在項目建設各階段形成的各種文件，包括初步設計，施工圖，設計更改，竣工圖等內容，是項目檔案的重要組成部分。它是設計單位設計檔案管理的主要工作內容之一，它的收集，整理，歸檔是設計檔案管理的基礎，它為項目設計的各項管理提供了保障。

隨著國際，國內項目與時俱進的發展，建設工程項目數量的增加，形成了大量的業內資料及工程項目設計文件。在設計企業中作為追蹤整個工程項目有效管理步驟，貫穿于建設工程項目的質量與質量控制起著重要的作用。以往傳統的項目設計文件手工歸檔模式是在工程項目設計工作開展過程中，由部門項目計劃員填寫出圖單，送曬，打印硫酸紙底圖。再通過資料員和檔案室完成歸檔交接。與此同時，硫酸紙底圖所對應的電子圖檔則分散在各設計人員的電腦里，一般采用事后歸檔的方式，在項目結束后由項目負責人或指定人員收入單位指定的數據庫。但有了網絡設計流程使各專業技術人員能在走完設計流程時及時將電子圖檔歸入檔案人員在網絡系統中建立的不同工程項目數據庫中。使檔案的歸檔完整性得到有效的保證。

在項目設計文件生成的過程中，各專業設計文件的形成有其特有的規律性，文件與文件之間也有一定的關聯性和成套性。作為專職檔案管理員不是專業的項目直接參與者，因此在收集設計檔案的過程中往往無法很好地把握文件之間的關聯性和項目進度而導致收集不齊全或不及時。而相關設計部門的專業技術人員和項目計劃員由于是工作的直接參與者，也可能是文件資料的直接生成者，由他們收集其工作過程產生的各類設計文件，并通過網絡設計流程在收全方面比專職檔案管理員更具優勢。故在設計部門推廣網絡設計流程，以設計工作經驗的基礎，加上必要的檔案業務知識培訓，是為設計檔案的收集工作墊定堅實的堡壘，同時也減少專職檔案管理員的工作量，減輕其工作壓力，緩解人手緊缺與工作繁重之間的矛盾。節約企業在檔案工作中的人力投入成本，實現了企業人力資源的優化作用。

網絡設計流程管理與檔案管理，質量管理一樣，是一項需要設計部門全員參與的工作。在流程系統設定之初，編制研發組就確立了以項目團隊，專業技術人員為主，開展設計流程制定，跟蹤，歸檔的模式。這是基于廣大的專業技術人員是設計流程管理系統形成主體的理念，只有他們的參與才能從設計文件形成的源頭控制設計檔案的質量，否則做好檔案工作只是一句空話。設計流程由于信息技術元素的融入，管理從純檔案管理向與技術相融合發展，是創新管理的一次重大突破。

當今社會是一個信息化的社會，人們要查詢信息就會上互聯網，從各種網站搜尋自己需要的信息，這與傳統獲得信息的方式有著根本的不同。檔案作為企業的一個信息源，在傳統的查詢方式中，是以紙質書本式檢索工具為主。而當今互聯網時代，給信息的查詢帶來了很大的便利。

設計檔案也是各專業技術利用者可以通過企業局域網在自己的權限范圍內方便快捷地查詢檔案，收集有用信息，充實，完備設計思路，對已有設計檔案案例進行分析，借鑒和提升，更好的完成新的設計工作。這種設計文件檔案本身就具有一定的先進性，前瞻性和可操作性。有了新的理念融入，又能體現創新精神，才能適應時代發展的需求。

而網絡設計流程管理因為有了專業技術人員和項目成員的參與，并融入了大量技術標準和信息元素，使設計流程的可操作性得到大幅度提高，因此它們是專業技術人員，項目組成員共同參與的成果。

檔案為項目設計提供的不僅是服務，而且是記錄和反映工程質量的最好見證，對于電力設計項目來說，初步設計施工圖，設計更改離不開檔案的支撐，竣工驗收離不開檔案的保障。設計創新更少不了檔案的保駕護航。因此，企業里的檔案的有效利用也是檔案工作的最終目的，只有當檔案得到了有效的利用，才能體現檔案崗位存在的必要和檔案人員的價值。檔案工作的各環節都是圍繞著檔案利用展開的。

現實中，許多檔案工作在為企業創造經濟效益方面具有滯后性和不確定性，因此直接影響企業管理者對檔案工作的價值評估，進而影響到企業對整個檔案工作人、財、物的投入。

就對檔案工作比較重視甚至高度認可檔案及檔案工作對企業發展的重要性的企業來說，認識到了檔案是企業資產的一部分，需配備獨立的存檔空間和相應的軟硬件配套管理設施。我單位亦是如此的一個設計企業。首先，企業領導重視企業檔案工作，遇到特殊情況時領導及時調整工作安排，為檔案工作提供足夠支持。其次，企業檔案管理中心加強對企業設計部門的宣教培訓及工作指導，在設計部門專業技術人員設計流程與歸檔運轉遇到問題時及時幫助解決，使其設計文件歸檔工作更加快捷和便利。最后，建立了適當的獎勵機制，檔案管理工作是一項自主性強的工作，員工的責任心，細致程度等主觀因素對工作質量起著決定性作用。除對設計部門專業技術人員進行了正向考核，對設計檔案管理工作完成出色的設計團隊也給予一定物質和精神獎勵。極大的提高了專業技術人員參與到設計檔案管理中的積極性，在維持項目設計文件及時，有序歸入企業檔案管理中心有很大的促進作用。endprint