關于醫院檔案規范化管理的分析和思考

劉曉雪

摘要：醫院檔案是醫院的寶貴財富，在醫療衛生機構不斷改革的過程中，醫院檔案管理工作的領域逐步拓寬，提高了檔案內容的豐富性，也更加凸顯了檔案管理的重要性。新醫改對檔案信息提出了多方位、多層次的新要求，為了滿足醫療時代發展的需要，對醫院檔案實行規范化管理勢在必行。本文就醫院檔案管理的現狀入手進行分析，并提出幾點加強醫院檔案規范化管理的策略。

關鍵詞：醫院檔案；規范化管理；策略

醫療檔案是組成醫院衛生事業的重要部分，是專業的醫療人員在眾多科研活動和醫療實踐中總結出來的醫學經驗，集中且直接的反映了醫院的歷史、進程和未來發展的相關信息，對醫療的教學和科研活動有很重要的借鑒意義和參考價值。隨著醫療衛生事業的快速發展，衡量醫院整體管理水平的指標中必然會將檔案管理的水平納入其中。

1對醫院檔案管理現狀的分析

1.1檔案管理制度不健全

傳統的醫院檔案管理工作制度屬于粗線條型，沒有引入精細化管理實現細節量化，還是簡單的規定了管理范圍，制定了大致的管理方法，管理環節的設置不夠細致，這些都是檔案管理制度不健全的表現，導致檔案管理工作容易出現混亂無序的情況，大大的降低了檔案管理效率，影響了信息檢索。大多數醫院檔案管理中存在的問題就是檔案信息量與工作人員數量比例嚴重不

1.2人力物力的投資不足

今年來，隨著科學技術的飛速發展，網絡技術和計算機的廣泛應用促使醫院檔案管理朝著電子化的方向發展。一方面，醫院對信息設備建設的不重視，物力投資不足，沒有先進的設備為開展電子檔案管理做基礎；另一方面，醫院現有的檔案工作人員缺乏電子化和科技方面的專業知識，沒有很好的掌握存儲電子檔案的方法，缺乏計算機病毒防治和信心安全方面的專業能力。

1.3工作人員綜合素質不高

檔案管理人員的能力和素質對檔案管理的規范性有著直接的影響。就目前情況而言，一方面醫院對檔案管理人員的要求不高，沒有從開始對相關人員的文化素質、專業技術和業務能力等方面進行嚴格的考核，另一方面缺乏對醫院在職檔案管理人員的培訓，導致在實際工作中常常出現違反檔案工作原則的情況出現，難以在學術領域方面動態和成果做出及時的總結。

1.4檔案工作的封閉性太強

醫院檔案工作存在必要的保密性，但是過于強調保密性，就縮小的檔案管理服務對象的范圍，有些僅限于院領導和部分職能科室。久而久之，服務對象的單一化導致檔案人員在工作中失去了主動性，缺乏創新精神，形成了送交文件，收藏文件，需要文件，提取文件的固定工作模式，無法充分發揮眾多檔案內容的使用價值。

2加強醫院檔案規范化管理的策略

2.1建立科學的檔案管理體系

科學全面的檔案管理體系是實現檔案規范化管理的基礎。一方面，要明確管理職能。由于醫院檔案工作內容覆蓋范圍廣，具有內容繁雜、專業性強和差異性保管的特點，加之醫院部門眾多，這就需要醫院各個科室從大局角度出發，強化檔案意識，積極主動的上交醫療資料，提升全院檔案管理的完整性。另一方面，建立檔案工作網絡。檔案管理工作的整個流程都需要全院醫療人員的密切配合，為了保證檔案工作的順利性，加強醫院檔案管理網絡組織建設是非常有必要的。以機關職能為主的綜合檔案管理包括行政、設備儀器、黨群、基建和財務檔案管理等；以臨床科室為主的業務檔案管理包括門診、病房和醫療等，明確都具體的機關職能和臨床科室，確定檔案工作負責人，形成覆蓋整個醫院的檔案管理工作網絡。

2.2提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作方式的陳舊嚴重影響了檔案管理規范化的建設與發展，檔案管理人員的業務能力和綜合素質不高就是其中的原因之一。因此，提高醫院檔案管理質量就要先致力于培養相關人員在檔案管理方面的綜合能力。一方面需要醫院在條件允許的情況下加強對檔案管理人員的培訓或者盡可能的為其提供外出學習的機會，比如在醫院內部組織開展以檔案管理為主要內容的專題講座，以不斷開拓在職檔案管理人員工作思維為目的，讓其在日常的檔案管理工作中應用最先進最具創新性的管理理念。與此同時檔案管理人員還要從自身抓起，強化自我學習意識，用積極的態度在日常工作中學習現代化的信息技術應用技巧，不斷完善檔案管理的規范化建設。

2.3加強檔案管理硬件設施建設

為了順應科技信息化的發展趨勢，充分發揮計算機在醫院檔案規范化管理中的作用，需要醫院或相關部門通過增加資金，為實現檔案規范化管理引進先進的技術和設備。一方面注重檔案管理中保護性設備和技術性設備的建設，比如新建或者改造檔案庫房，使其具有防火、防潮、防有害氣體的“三防”特征，讓檔案室、閱覽室和辦公室實現“三分開”。另一方面，引進計算機管理技術，利用現代化的系統讓檔案工作實現內容上的分門別類，明確劃分科技、文書、黨群、行政、財務、基建和儀器設備等檔案類別，在強大的管理系統支撐下高校儲存檔案信息，這樣的管理方式不僅能在現有的基礎上最大程度的節省人力物力和財力，還能讓檔案檢索變得更便捷、更高效，在保證工作質量的同時大大的提高了工作效率。使檔案信息在現代化建設中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。促進檔案管理信息化改革，實現醫院檔案管理的規范化發展。

2.4開展合作調研實現信息共享

在全面推行醫療改革的時代背景下，醫院檔案管理人員除了創新檔案管理意識，加強本醫院檔案管理規范化建設以外，還要拓寬視野，積極對外開展調研，建立合作關系，選擇一些在檔案規范化管理工作做得較好的醫院進行深入調研，虛心學習多種先進的管理方法和理念，通過對比對本院管理工作實際情況進行分析，找出差距和不足，將所學的新技術和新方法有針對性的進行融合變通，讓其成為適合本院的管理方法。除此以外，有關機構可以組織在當地醫療行業中建立以合作共贏為目的的發展機制，促使各大醫院將提升檔案管理水平作為全院戰略性發展計劃的一個小目標，搭建各大醫院進行分享、合作學習的橋梁，實現醫院檔案管理水平更上一層樓，促進醫院健康發展。

2.5加強病案的制度化建設

病案資料是醫院檔案管理的關鍵內容，因此在醫院檔案管理規范化建設的過程中，必須強調病案的制度化管理。首先要從思想上加深醫務人員對病案嚴肅性的認識，加強病案書寫的教育，通過教育讓全院醫療人員養成嚴謹認真的工作作風；其次要認真落實并執行病案書寫規章制度，制定專人負責的同時增強病案書寫規范化培訓的力度；最后針對病案管理要實行監督制度，目前很多醫院都存在著代上級醫師在病歷中簽名的情況，進而引發后續責任追究和劃分出現混亂的情況，因此通過實行監督制度，不定時的對病歷進行抽查，同時做到有獎有罰，激勵醫療人員做好本職工作。一份病歷，不僅僅是記錄了患者的病情信息，其還是醫療人員良好工作態度和敬業精神的體現。

3結語

總而言之，在醫學模式的轉變過程中，人們對醫療檔案信息的需求越來越大，只有加強醫療檔案規范化管理才能更好的滿足這些需求，為院領導提供決策依據，為醫療經濟效益的提高，醫務技術以及醫療研究等方面提供信息的保證。實行醫療檔案的規范化管理能切實的為醫院整體管理打下堅實的基礎，進而提高醫院服務水平和質量，促進醫院順利的實現發展目標。endprint