檔案的科學化管理及實現路徑分析

黃文榮

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，各單位和企業的管理層也更加注重對檔案的管理工作，但是現階段的檔案管理之中還存在一些缺陷和問題，這主要表現在管理制度上的缺陷和不足，進而導致很多檔案信息的搜集整理出現偏差和遺漏，這不利于科學化的管理模式的形成和迅速發展，因此要采取科學的舉措來提升管理水平，彌補管理漏洞。

關鍵詞：檔案 科學化管理 實現路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（c）-0130-02

1 檔案管理工作現況

信息和數據對于企事業或者單位的生存發展的作用越來越大，檔案本身就是企事業寶貴的信息資源，其使用價值被不斷放大，在實際工作中的使用頻率也越加的頻繁，但是對于檔案的管理工作來說，還存在很多漏洞，管理人員沒有積極地履行自身的職責，沒有對檔案的管理樹立相應的安全防護意識，管理體系還不健全，很多措施得不到及時有效的落實和執行，隨著計算機技術和信息技術的迅速發展，電子檔案以及檔案信息處理系統的應用極大地促進了管理效率的提升，并且檔案管理的工作質量也有了一定程度的增強，但是在系統的運維和安全性方面存在的風險問題還沒有得到徹底的解決，還需要進一步完善當前的管理制度，合理利用技術方法和手段不斷提升管理的質量水平。

2 傳統文書檔案管理工作存在的問題

2.1 對文書檔案管理存在思想誤區，領導重視程度不夠

由于受到中國傳統觀念的影響，各個單位的大部分領導干部對文書檔案存在思想誤區，對文書檔案管理認識不到位，重視程度不夠。一是表現在有些領導干部對文書檔案管理工作存在一些誤解，認為文書檔案管理工作人員的本職工作就是歸檔保存相關文字材料，僅僅是在做表面工作文章，在實際工作中不產生經濟效益，對單位沒有造成實質性影響，從而對單位的檔案工作管理人員不夠重視，采取忽略態度對待，導致檔案工作管理人員對自己的本職工作也放松了要求，認為只要做到保管材料不丟件，文字資料不外泄，查閱歸檔文件齊全就可以，工作態度缺乏主動和熱情，實際工作也缺乏積極和創新。正因為上述原因，造成了文書檔案管理工作的質量管理問題，影響了文書檔案管理的科學化發展，成為了文書檔案工作科學化發展的一大思想障礙。

2.2 對文書檔案管理工作認識不足，管理人員管理力度不夠

基于中國傳統觀念影響和單位領導重視程度不夠等客觀原因，文書檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識層面僅限于表面層次，對于文書檔案管理的專業知識和專業技能方面的運用有較大欠缺，文書檔案管理人員自身存在對文書檔案管理工作認識不到位的情況。主要表現在：一是文書檔案管理人員在一些檔案相關工作業務處理時，存在對檔案管理工作不夠熟悉，對檔案管理工作的管理意識薄弱，在檔案材料的整理和收集方面不夠規范等問題。二是受中國傳統觀念影響和單位領導重視程度問題，與世界發達國家相對比而言，中國整體文書檔案管理水平遠遠落后于世界發達國家，從而導致中國的文書檔案管理工作處于弱勢，缺乏專業的檔案管理人才梯隊建設，檔案管理工作效率較為低下。

3 如何實現檔案科學化管理

3.1 完善檔案管理制度

對于檔案的價值和重要性人們已經有了一個較為清晰和全面的認識，但是目前的首要任務和關鍵要點就在如何去完善當前的管理制度，來提高管理水平，進而實現科學化的管理模式。因此一方面要建立相應的法律規范，使檔案管理的工作有法可依，做事有依據和參考；另一方面要扭轉各企事業和單位目前管理人員的工作觀念和態度，培養其認真履行工作職責的正確意識和良好的工作習慣，健全績效考核和監督問責的相關機制。

3.2 規范管理流程

檔案的管理是一項基礎性工作占據主要地位和部分的工作事項，通過對信息的搜集和整理，進而分析其信息的真假，評估對于單位發展的時效性和實用價值等多項工作為基礎，建立起相應的檔案來記錄和管理相應的信息資源，這期間涉及到的諸多工作環節和程序都需要制定規范化和標準化的管理工作的流程，并做好期間的交接和辦理手續等關鍵工作事項。

3.3 創新檔案管理理念

檔案管理涉及到方方面面的工作，隨著時代的發展管理工作會發生很大的變化，因此管理人員也要與時俱進，適時轉變自身對于檔案管理這項工作的看法和觀念，培養和樹立創新觀念。

3.4 提高工作水平，力爭領導重視

單位領導對本單位的文書檔案管理工作的重視程度，對單位的文書檔案管理工作質量存在直接影響，檔案管理工作人員在這里起到至關重要的影響。只有檔案管理工作人員的本職工作做好了，得到單位領導的認可和滿意，單位領導才會重視本單位的檔案管理工作。檔案管理工作人員要想提高本單位的檔案管理水平，最重要的一點是要提高自身的工作水平，爭取得到單位領導對檔案工作的重視。一是要自我完善，增強創新意識和主動意識。檔案管理工作人員要通過學習新的技術、新的方法，更新工作理念，用創新的思維和積極主動的服務態度來應對檔案管理工作中出現的新問題，全面提高自身的服務水平和工作水平，在自己本職工作崗位上做出成績，從而得到單位領導對檔案管理工作的肯定和認可，讓單位的文書檔案管理工作得到更好的發展。二是加強單位領導對檔案管理工作的宣傳力度，增強單位領導對檔案管理工作的了解和認知。檔案管理工作人員應及時向單位領導報告本單位的檔案管理工作，并將檔案管理的相關知識和政策向單位領導傳達，為單位領導提供有用的信息，讓單位領導認識和了解到檔案管理工作的重要性，從而起到重視本單位檔案管理工作的作用。

3.5 提高專業知識，提升綜合素質

文書檔案管理工作環境和工作性質較為枯燥，從事文書檔案管理的工作人員性格也較為內向，在工作方式方法上采用機械化管理，工作缺乏創新力和動力，文書檔案管理工作人員在信息錄入和操作時容易因工作麻痹產生信息錯誤，從而導致在今后的文書檔案管理工作中出現信息錯誤的問題，這必將嚴重影響文書檔案信息的正確性和規范性。因為文書檔案的特殊工作性質，檔案管理工作人員必須要耐得寂寞，以此保證文書檔案材料的精準性。從事文書檔案管理的工作人員需要具備專業技能，因為計算機運用和網絡運用的普及，已覆蓋到檔案管理區域，這就需要文書檔案管理人員需要具備專業的技能和管理能力，能夠運用科學的方式方法進行文書檔案管理，從而適應檔案管理發展的新需求。

3.6 加強軟硬件升級，采取科學的管理方式

傳統的文書檔案管理方式方法效率低下，因此，要提高文書檔案管理的效率，就必須采用科學化的管理方式進行文書檔案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立專門的檔案資料庫，同時配備專門的檔案資料柜，計算機和網絡設備。二是要改革軟件。在軟件方面，必須要結合單位實際，采用適合本單位實際工作的專用檔案軟件管理系統進行管理，通過運用合適的檔案軟件管理系統，可以最大程度地減少檔案管理人員的工作強度，提高檢察和查詢效率，同時能建立起單位的檔案數據庫，確保檔案資料的準確性和有效性。

參考文獻

[1] 鄭海波.信息網絡時代的檔案管理[J].城建檔案，2018（1）：123.

[2] 程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].科技創新導報，2018（12）：58.

[3] 梁孟華.基于全面質量管理的檔案信息集成服務[J].檔案學通，2017（12）：156.