人事檔案管理重要性及優化途徑探究

◎王 芹

（中國水利水電第六工程局有限公司 遼寧 丹東 118000）

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分。檔案中記錄著員工的工作經歷、社會關系等信息。因此，必須加強對人事管理部門的重視。在用人單位選拔人才時，通過查詢人事檔案就可以快速了解員工的信息。現如今，人才的流動日益增加，人事檔案的管理就可能出現漏洞。為使人事檔案管理工作迎合新時代發展需要，必須認識到人事檔案管理的重要性，同時研究出優化人事檔案管理水平的方法，更好的為人員提供更加全面的檔案服務。

一、人事檔案管理工作的重要性

(一）人事檔案記錄個人軌跡及履歷

在人們工作生活中，人事管理檔案的確扮演著重要角色[1]。它可以證明一個人從踏出學校后，到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，記錄著個人的工作經歷。因此，人事管理工作的重要性不言而喻。俗話說：“在其位謀其政”，人事檔案管理人員須提高自己對工作職責的認知，加強工作責任感的同時在工作的細微處加強對個人檔案的審查。只有對工作充滿責任感，才會有更加飽滿的熱情去投身于工作當中。

（二）有助于用人單位挑選人才

基礎性和服務性是人事檔案管理工作的基本原則。在人事檔案中記錄著了解個人經歷、學歷、職稱、社會關系、獎懲等方面的信息。用人單位通過人事檔案可以掌握員工的整體信息，以此來決定該員工是否符合公司未來的發展以及能否實現效益最大化。用人單位以人事檔案作為考察人才、了解人才的參考依據。這樣一來，人事檔案的基礎性和服務性都得到了體現。

（三）人事檔案的真實完整性的體現

人事檔案管理部門的工作質量和效率的評價依據就是人事檔案管理工作的真實性和完整性。為此，人事檔案管理人員為實現人事檔案的真實完整性，應不斷地完善有關規章制度，對相關體系進行創新和規范，提高管理水平。使人事檔案管理工作細致化、高效化和合理化。

（四）對于從事管理工作具有重要意義

人事管理工作的內容多且較繁雜，但是人事檔案在我國人事檔案管理中扮演著重要的角色[2]。做好人事檔案的管理工作，人事檔案管理人員的綜合水平就可以得到提升。所以說，不管是檔案管理人員，還是用人單位，在今后人事檔案的管理中，都必須重視這一項工作，認真對待每一個人的人事檔案，要做到信息完善和準確，內容真實且有效。

二、提高人事檔案管理水平優化途徑

（一）加強對人事檔案管理重要性的認識

隨著當今形勢和企業需求，社會分工需要不斷的細化和明確，人事檔案管理人員的現有工作也需要提升、擴充，利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務。因人事檔案是對個人經歷最有力的證明，所以我們要維護好歷史的真實面貌，加強對人事檔案管理的重視，認識到人事檔案的價值[3]。它的價值體現在兩個方面：一方面在管理企業人事的同時助推了企業的發展，另一方面作為企業人力資源的重要組成部分來提高企業的競爭力。

（二）完善人事檔案管理制度

所謂“沒有規矩不成方圓”，想要對人事檔案管理工作進行優化，制定嚴格有力的管理制度是必不可少的。首先要建立相關制度體系，在明確各自分工后遵循相關規章制度工作。提高人事檔案管理水平，我們可從以下幾個角度出發：第一對人事檔案管理工作進行規范和完善。日常生活中管理人員可以借鑒和學習一下先進經驗，然后結合本部門實際，制定完善的規章制度。第二明確獎罰制度。將封閉的管理模式開放化，每個人可提出對人事檔案管理優化有益的意見，一旦工作突出，就要采取獎勵制度，若在工作中違反規定，就要實施懲罰。這樣可以保證制度的公平性和真實性。

（三）提升人事檔案管理人員綜合素質

人事檔案管理工作水平的高低主要取決于管理人員的綜合素質，在完善管理制度的同時，也要加強對人事檔案管理人員綜合素質的培養。管理人員素質差、水平有限，工作效率肯定不高。所以，我們可以從以下幾個方面提升人事檔案管理人員的綜合素質：第一，要合理引入新鮮血液，注重搭配，提高質量。讓老員工和年輕人搭配合作，既有年輕人的熱情帶動氣氛，又有老員工踏實認真的態度做榜樣，使得工作完成更加高效。第二，定期組織活動，對員工進行培訓。培訓可分為內部培訓和外部培訓。內部培訓就是利用老員工的豐富經驗引領新員工盡快熟悉崗位職務。外部培訓是安排人事管理部門對檔案管理人員進行專業培訓。管理水平專業化較低定會影響工作質量。所以我們要加強對管理人員綜合素質的提升培養。

（四）加強人事檔案的信息化管理

當今科技雖然不斷進步，但是我國現有的人事檔案管理工作效率普遍不高[4]。因此要格外重視信息化的應用，采用信息化的管理模式，可以快速地提升人事檔案管理工作水平。它不僅可以控制成本，也能大大提高人員的勞動效率。一方面加強對信息化管理的認可度，為信息化的應用配備機器和人才；另一方面建立人事檔案管理系統，將員工信息錄入，可以利用計算機強大的功能將各類人員信息進行分類，可以分為領導、一般管理人員等，為人事檔案的查詢和導出節省大量時間，同時也可以做好檔案的保密工作。

三、結語：

人事檔案在我國人事檔案管理制度中扮演著重要角色。概括地講，一是作為憑證證明個人經歷，二是作為參考方便相關單位查閱。因此，人事管理部門應高度重視起來，不斷完善和提升檔案管理水平，從提高對人事檔案管理的認知、管理人員的素質和完善管理制度方面入手，對人事檔案管理工作進行優化。無論是從自身的角度出發，還是對于每個人發展都具有重要的意義。只有不斷的完善管理制度，它才能更好的為社會服務，為人才的選拔提供幫助。