淺談信息化時代人事檔案外包管理

◎馮文敏

（廣西大學商學院 廣西壯族自治區 南寧 530022）

新形勢下人事檔案管理面臨新的挑戰，在信息化時代，紙質檔案已逐漸向數字檔案進行轉變，而檔案數字化的呈現，需要數據庫建立、管理系統研發、信息網絡建設等一系列準備工作，這對普通企事業單位而言是難以實現的。在當前的信息化時代，企事業單位大多趨向于將人事檔案管理工作外包給專業的人事檔案外包服務機構。現在的人已不再認為外包的業務是企業劣勢環節的體現，而是將其看作是企業將資源進行優化配置、高效運作的智慧。也就是指把專業的事情交給專業的人來做，企業既可降低人力成本、管理成本，企業HR也可以節省更多的精力投入至人力資源核心業務中去。因此，檔案數字化將成為信息化時代下人事檔案管理外包的新業態，并將得到空前地發展。

一、檔案業務外包涵義

檔案業務外包是檔案管理單位與外部專業檔案管理機構依據服務合同協議，將全部或部分檔案工作委托給外部專業檔案管理機構承擔或執行的一種檔案管理工作模式，是企事業單位資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益、實現檔案信息資源開發、共享的必然趨勢。

二、人事檔案管理的意義

目前，中國正處于知識經濟發展時期，與以前的農業、工業經濟不同的是，它不是以物力資源和體力資源為依托，而是以個人的知識、能力和智慧為依托。國家實施“人才強國”戰略，廣西推崇“人才強桂”戰略，彰顯了人力資源工作是國家建設和社會發展過程中的重中之重。人事檔案管理是人力資源管理工作中的重要組成部分，是人力資源管理信息生成和保存的載體。做好各個人員的人事檔案管理工作，有利于激發單位用人機制，調動用人單位及各類人才的積極性，提高單位市場競爭力，促進社會人才合理配置，使社會人才資源真正實現人盡其才、才盡其用的最佳配置。

人事檔案管理是為了人事檔案內容足夠完善。通過人事檔案，單位可以對員工進行深入的了解，了解他們的過去和現在、了解他們的經歷和表現、了解他們的興趣和愛好。通過檔案記載結合實際情況，對人員的崗位進行合理安排，優化勞動力組合，獲取最佳效益；通過人事檔案記載反映出個人的真實記錄，單位可以結合檔案內容對員工提出合理的培訓、學習建議，有利于單位更好的培養、提拔人才。從另一角度來說，單位結合人事檔案開展人力資源管理工作，促進了員工的工作積極性，有效激勵員工，為員工提供了良好的工作環境。可見，人事檔案管理機制無論是對單位還是個人，都具備相互促進發展、相輔相成的作用。人事檔案管理在為單位提供合理人才的同時，也調動了各方面的積極性，使員工揚長避短，為企業的發展鋪平道路。

三、人事檔案管理新模式

由上述可知，人事檔案管理是為了適應國家市場經濟發展、社會人才管理戰略需要的一種人事管理方式，具有重大的實踐意義。伴隨著信息化時代的到來，互聯網的飛速發展，大數據的廣泛應用，人事檔案管理不能再按照以往老舊的方式進行管理，繼續停滯不前[1]。以往企事業單位在錄用、任免、提拔一個人時，企事業單位需要派查檔人員拿著介紹信到員工存檔機構進行查檔，為了查幾位員工的檔案通常要耗費查檔人員半天的時間，路途遙遠的甚至要耗費幾天時間，而且在查檔的過程中不能現場拍照，所以在看到檔案后查檔人員只能用一張白紙把需要的信息點一點點地記錄下來，效率極其低下，手工記錄的出錯率極高。這是對企事業單位人力物力極大的浪費。因此，專業的人事檔案外包服務機構為了提升自身的競爭力，找準市場空白點，結合國家政策，對人事檔案管理工作進行改革創新，人事檔案信息化管理應運而生。

（一）人事檔案管理系統建設

企事業單位將人事檔案外包出去，最擔心的就是檔案安全問題。因此人事檔案管理系統作為承載眾多檔案信息數據的重要工具，在設計和研發上必須把系統安全性和穩定性作為第一考慮的要素[2]。而作為人事檔案外包機構應更重視這個問題，考慮到方便單位使用，保證服務器和客戶端數據實現實時同步，人事檔案管理系統必須使用網聯版系統，也使系統的安全需求變得更高。所以不管是在服務器還是在客戶端，或者是在數據的傳輸過程中，對數據信息都要做多重保護措施。客戶端的登錄可以采用登陸密碼和手機動態驗證碼同步驗證的方式進行登陸，類似于手機銀行的操作，并且還可以對系統進更高一級的設置，使用密鑰登錄，以進一步做好信息安全的防護。系統的使用功能除可以支持每個基礎信息點的錄入外，還要包含幾個主要功能：一是數字檔案遠程查閱；二是OCR圖文檢索；三是數據統計報表等。

（二）人事檔案數字化加工

1.整理

按照《干部檔案整理工作細則（組通字〔1991〕11號）》及《中組部關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知（組通字〔2012〕28號）》的標準對檔案進行技術加工（清理、修裱、加邊、折疊、粘貼和剪裁）、分類、排序、編制目錄、換盒（袋）。（整齊美觀規范）

2.掃描

使用300DPI高分辨率影像設備按照《紙質檔案數字化規范》相關標準對檔案材料進行掃描，完整記錄紙質原貌，將傳統的紙質檔案材料轉化為以計算機磁盤等設備為存儲介質的電子影像檔案。（數字檔案可長時間保存）

3.圖像處理

對圖片文件進行專業糾偏（確保偏斜度不超過0.5°，以便于材料調用、閱讀）、去污（處理雜質、黑邊、污點、孔洞等）、圖像拼接（適用于A4以上版面材料）、裁邊（去除多余白邊、暗影）、覆蓋定制水印（可由發包方定制水印名稱）等處理。（較傳統圖像更適合閱讀）

4.OCR全文檢索

OCR技術是光學字符識別的縮寫(Optical Character Recognition)，是通過掃描等光學輸入方式將各種票據、報刊、書籍、文稿及其它印刷品的文字轉化為圖像信息，再利用文字識別技術將圖像信息轉化為可以使用的計算機輸入技術。（例如：可查詢某人材料中是否包含某關鍵字的內容，便于檔案快速查閱搜索）。

5.掛接

對圖片文件進行專業編碼命名，確保檔案號和順序號的一致性和唯一性，使之與檔案目錄形成正確鏈接（可實現電子書式閱讀體驗，減輕視覺及身體疲勞）。

6.上傳

將制作完成的數字檔案文件上傳至接包方配套的數字檔案管理平臺系統中。（可在配套系統中實現遠程調閱、數據共享、支持多終端同時對同一檔案協同辦公）

（三）電子檔案庫房搭建服務

在完成人事檔案數字化加工的基礎上，為每一個單位單獨建立一個單位集體戶，把同一單位的員工歸集在一個戶下。因此，一家人事檔案外包服務機構可以使用一套人事檔案管理平臺同時承接多家單位發包出來的業務。就相當于一個大的柜子里分隔出很多小柜子，每個小柜子存放一家單位的檔案，并給每個小柜子，也就是每一個單位的電子檔案庫房設置一個唯一的編碼。當單位需要查閱自己員工檔案時，可通過配套系統登錄已設定好的賬號、密碼及手機驗證碼進行檔案查閱。每個單位只能查看自己單位戶下員工的檔案。可查看到的內容包括兩部分：一是檔案記載的重要信息點，含有員工基本信息、檔案流轉、戶籍信息、學歷學位、轉正定級、職稱、黨員信息、檔案清單、檔案目錄、增補材料等；二是數字檔案，即檔案原貌的高清圖片。一個單位可以同時設定多個賬號，但必須保證一人一號，這樣可以記錄每一個人的操作日志，以保證檔案數據出現問題時可以有跡可查和追究責任人。

（四）人事檔案增補材料信息化更新

單位只需提供增補的材料，人事檔案外包服務機構即可派專人上門對材料進行清點整理核對接收，材料拿回來后馬上進行信息化處理，同時通過人事檔案管理系統第一時間掃描上傳，便于單位人員能盡快進行查詢，以避免因錄入的時間差問題，造成因系統查閱到的材料不齊而使單位對員工產生誤解。人事檔案進行掃描生成數字檔案，就是為了方便查閱和利于保存，避免因客觀因素對檔案造成破損和缺失，同時也能大大的提高單位的工作效率，節省人力物力的耗損。

（五）物理檔案庫房的搭建

人事檔案進行掃描生成數字檔案，就是為了方便查閱和利于保存，避免因客觀因素對檔案造成破損和缺失。因此作為人事檔案管理外包機構，一個規范庫房的配備必不可少，所謂規范是指要采用檔案密集架管理，密集架承重板做到每一塊板可以承重500牛頓以上，同時做到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防盜、防有害生物、防水、防高溫“十防”標準，24小時實時監控。此外，還要為各個服務單位劃定專區，實現紙質檔案與數字檔案都同步做到建立單位專用庫房。

四、適度公開，打破“保密”枷鎖

在傳統的干部人事檔案管理體制下，我國干部人事檔案由組織人事部門管理，檔案內容屬于國家機密范圍，規定本人不能查看自己的檔案，也不能私自查閱親屬的人事檔案。現實中，人事檔案中的內容是否應該完全保密，絕對不允許當事人查看和接觸？其實不然。人事檔案的內容里除學籍材料外，大部分為勞動合同、工作證明、離職證明、履歷表、年度考核表、職稱材料、轉正定級、黨員材料等。這些材料中，絕大部分內容是經本人手補充的，內容也是由本人填寫后再由相關部門審批蓋章而成，可見，檔案里的材料大部分內容都是本人已經了解的內容。只有少數材料如：犯罪記錄、政治審查、鑒定等本人只知道結果，不知道具體內容及過程的材料是不應該對本人公開的。人事檔案管理的這種完全保密規定，其實是過分保密了。

人事檔案管理觀念轉變，首先要摘掉“嚴格”“保密”的帽子，徹底改變以前的從嚴觀，個人信息的保護并不等同于完全的保密，應當遵循適度公開的“半開放”原則，即個人資料信息的收集、處理與利用應對本人保持公開，本人有權獲悉自己人事檔案里的資料信息，隨時了解這些材料的收集、處理與利用情況。但是檔案管理開放也仍然要保持權限制管理原則，個人信息的查詢、資料的利用應當保持在合理范圍內，個人隱私方面的信息堅持保密原則。只有兼顧好兩個方面，才能做到人事檔案“半開放”，對于個人或是用人單位來說，才具有社會意義。

五、營造人事檔案管理信息化氛圍

新形勢下，要想推動檔案管理信息化建設，人事檔案外包中介機構應積極發展企業文化，營造出良好的氛圍，對檔案管理人員進行系統應用操作培訓，將信息化技術成果真正地融入到人事檔案管理工作中，這樣才能促進人事檔案管理信息化全面建設。

在當前市場經濟條件下，信息資源是一種重要資源，應將科學發展觀進行積極落實，同時加強人事檔案管理的全面優化。在一定程度上講，積極開展人事檔案信息化全面建設，才能夠發揮人才價值，實現資源的共享，進而促進工作效率的提高，同時才能促使人事檔案管理與時代發展相同步。