學校檔案信息化管理中的問題和對策探析

何青

（臨滄市第一中學，云南臨滄 677000）

學校檔案信息化管理是以紙質檔案為基礎，以檔案數字化、計算機網絡化、檔案管理系統化為工具，以更好地保存檔案、服務學校師生利用為目的的系統工程。學校檔案信息化管理技術正不斷進步，但是由于起步較晚，相關管理經驗還不成熟，所以目前學校的檔案信息化管理工作還存在一些不足。

1 學校檔案信息化管理的重要性

（1）檔案信息化管理是學校整體發展的需求。隨著現代化信息技術的不斷成熟和發展，檔案信息化、數字化勢在必行。檔案管理系統信息化、數字化，在實現了學校整體辦公自動化的同時，也將學校檔案工作的整體水平提升到了新的層次。

（2）檔案信息管理雙軌制，對紙質檔案起到保護作用，檔案信息化、數字化系統的建設，使檔案的利用過程不再僅限于對紙質檔案的依賴。師生可以通過數據庫中的電子檔案獲得所需的檔案信息，不必再翻閱紙質檔案，方便查找利用，又保護了紙質檔案。

（3）檔案工作管理服務模式改變，工作效率顯著提高，徹底改變了檔案的檢索方式和利用方式，提高了工作效率，拓寬了服務領域。

2 學校檔案信息化管理建設中存在的問題

（1）領導及檔案管理人員對檔案信息化建設的重視程度不夠。檔案信息化建設由硬件、軟件和人員共同來實現，一些學校或因獎金投入不夠，或因檔案管理人員對信息化建設不重視，仍然采用傳統方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進行資料收集、編號、整理和歸檔，忽視現代信息技術的應用，未能建立有效的數據庫，不利于檔案數據和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設，還影響檔案管理水平提高。

（2）檔案信息化管理的覆蓋范圍不完整，管理制度不完善。學校檔案的歸檔及管理分散，比如教務處的教師業務檔案、學生學籍檔案；后勤處的基建檔案、會計檔案；信息技術處的聲像檔案等等，這些門類的檔案由于產生的處室不同，由不同的人員兼管，這些門類的檔案建設與開發利用缺乏聯系，沒有形成一個整體，數據庫缺乏整體性，無法實現規范化控制。缺乏完善的管理制度導致檔案信息化工作不規范，管理人員在錄入檔案信息時不認真、不規范，不能確保檔案信息化的真實性。大多數學校還未能按要求開展檔案的數字化加工工作。

（3）檔案管理人員的素質與數量不足。檔案管理人員的綜合素質和職業能力直接關系到檔案事業的發展。現今檔案信息化管理，是一項不僅需要扎實的檔案專業知識且需要具備一定的計算機軟件應用知識，但目前相關人員的素質偏低，思想觀念比較落后，未能嚴格遵循規章制度。且現在學校檔案管理人員兼職情況比較多，并不是專業出身，缺乏較高的整體素質。因為身兼多職，導致工作量大，工作雜，以至于多數檔案人員業務不精，工作上隨意性較強。還有些學校的檔案管理崗位人員變動大，工作缺乏連續性。

3 學校檔案管理信息化建設策略探析

3.1 提高思想認識，推動檔案信息化和管理建設

學校管理人員必須提高認識，明確管理目標和要求，應當要從觀念方面提升檔案信息化管理建設的重要性及必要性，推動檔案信息化管理建設進程，促進管理水平提高，并在制度、人員、獎金等方面加大支持力度。檔案工作是一個長期的工作，是一個需是日常積累的過程。檔案信息化的建設正是將檔案這個巨大的原始信息源組織起來，準確查找、方便編研、輔助決策，便于利用。應該讓學校工作員意識到檔案的理要性，有利于學校檔案信息化建設的順利進行。

3.2 增強對檔案信息化管理設備的引進

增加獎金投入，為計算機設備購置、數據庫建設、管理人員工作、制度建設等提供獎金支持，不斷建立健全信息化管理平臺，在硬件方面，要確保充足獎金，購置信息管理軟件、傳真機、攝像機、掃描儀、計算機、打印機、存儲器等等專業設備，滿足各項工作需要，是加快信息化建設，提高檔案管理水平的必備物質條件。

3.3 培養專業的檔案管理人才

信息化的檔案管理水平取決于檔案管理人才的專業能力，所以要想提高學校中檔案管理的信息化建設水平，就需要加強對檔案信息化管理建設人才的培養。目前學校信息化管理工作的核心內容是對計算機的應用和操作。為了保證計算機系統中檔案數據資料能夠被長期的應用與保留，學校中的檔案信息管理者必須掌握足夠的現代化檔案管理方法，即計算機電子文件的歸檔和管理能力。檔案信息化建設是一個長期的過程，加強檔案工作人員的信息化建設能力的主要方法是培訓，必須接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術、檔案專業等知識的培訓。在培養專職檔案員的同時，也要重視兼職檔案員的培養。檔案信息化是一個系統工程，需要學校各部門的共同支持。在某種程度上說，兼職檔案員的工作能力和水平影響了學校檔案工作的整體水平。學校同時應實施一定的績效考評制度，提高檔案管理者的工作積極性。

4 建立完善的檔案信息化管理機制

檔案信息化建設要統一規劃，完善規章制度，做到有章可循。學校檔案信息化建設的目的，是為了將檔案信息資源科學的整合，方便統計和查詢，更好地為各級領導和廣大師生服務。學校的檔案信息化管理系統要和上級業務部門的管理系統兼容，實現共享。規范檔案信息化工作，統一規劃、統一標準、統一規范，規范錄入信息，確保檔案信息的真實性，錄入電子檔案信息時，要仔細校對所錄入的電子檔案信息內容，進行嚴格的審核，避免出現錯誤的電子檔案信息，確保檔案信息的真實性和準確性。檔案數字化加工的各項相關技術要求很嚴格，如果檔案管理人員沒有這方面的專業技能，建議采用外包的方式，交給由當地檔案部門指定的具有數字化加工資質的專業機構加工處理，檔案管理人員要對加工好的數據庫里的檔案信息和紙質的檔案材料逐條逐頁進行認真核對，并做好核對記錄，對不符合要求的及時反饋整改，這樣才能保證數據庫里的數據真實可靠。統一管理學校各類門類的檔案，完善學校檔案數據庫的門類及存量。

5 結語

綜上所述，信息化的檔案管理是學校檔案管理工作發展的必然趨勢，學校檔案信息化的建設與開發利用是一項系統復雜的長期工作，需要學校層面、檔案管理人員與廣大師生的通力協作，其最終目標是要實現檔案信息數字化、檔案信息管理規范化、檔案信息服務網絡化，使檔案的保存、傳遞、利用更加科學、更加便捷，通過信息化的建設，使得檔案管理工作效率得到提升。與時俱進、統籌發展是檔案信息化建設必須遵循的原則，學校應該針對目前檔案信息化建設中存在的問題與不足，從檔案工作的各個方面融入信息化發展的理念，加快推進學校檔案信息化管理標準化、規范化發展。