我國高校檔案館管理體制的創新

張浩霖

（吉林財經大學，吉林長春 130117）

1 檔案管理的相關概念解析

檔案管理，也可以稱之為檔案工作，顧名思義，可以理解為對檔案進行有效管理的工作。具體來說，檔案管理，可以說是國家檔案事業的基本組成部分，主要指的是企事業單位的檔案室對檔案信息和檔案實體進行直接管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。從檔案管理的發展歷史來看，檔案管理是從簡單管理到復雜管理從手工管理到計算機管理、從經驗管理到科學管理，從非獨立系統到獨立系統、從封閉系統到開放系統逐漸發展地隨著網絡信息化技術的不斷發展，自動化與無紙化辦公等事物逐漸出現，使得檔案管理的模式發生了很大的變化。傳統檔案管理模式給客戶所帶來的服務就是：客戶需要什么，就提供什么，而當代大時代數據背景下檔案管理模式，會對檔案用戶的個體行為進行關注，并分析其客戶檔案利用的需求，從而為客戶帶來的服務更精細，更具有差異性。

2 我國傳統高校檔案館管理體制的問題

隨著我國高校對檔案館管理體制要求的進一步提高，傳統的高校檔案館管理體制已經不能符合現實中的需要。我國傳統高校檔案館管理體制已經延續了較長的年限，該體制并沒隨著我國高校檔案館管理工作的實際需要而做出相依地調整，而且在近兩年的研究中可以發現，傳統高校檔案館管理體制中的問題越來越凸顯出來。

2.1 高校檔案館管理體制老套

高校檔案館管理體制是指檔案館管理系統的結構以及其組成方式，也就是研究應該使用什么樣組織類型的形式并且怎么樣才能夠將這些組織類型的形式最有效地結合成為一個合理、科學的有機系統，并且用什么樣的技術、方法或者手段來實現高校檔案館管理的既定任務和最終目的。換句話來說就是:高校檔案館管理的體制是規定檔案館在各個方面的管理權范圍、權限職責、利益團體及其相互關系的基本準則。但是，由于現行的高校檔案館管理體制并沒有根據人們的實際需要而做出調整，所以，管理體制老套的問題已經持續了很長的時間。體制的合理與否直接決定了高校檔案館管理工作能否順利地開展、進行，所以，必須對現有的管理體制進行改進、創新，保證該體制能夠保持“鮮活的生命”，使其能隨時根據實際地需要而做出相應地改變。

2.2 高校檔案館管理體制的設置不合理

高效檔案館管理體制的設置中最核心的內容是對高校檔案館管理機構的設置，檔案管理機構設置的強弱直接影響到檔案館管理效率的高低以及其效能的大小，在高校檔案館的整個管理中起著決定性作用。但是，現階段，我國高校檔案館管理體制設置不合理的情況時有發生，管理體制設置不合理讓一些檔案館的工作人員工作積極性不高，使檔案館的工作中出現問題的幾率升高，一方面沒有發揮出檔案館管理在高校中的作用，另一方面也使得部分檔案館工作人員經常消極怠工，懶散地工作，不利于檔案館健康的發展。

2.3 高校檔案館管理體制不健全

制定管理制度從某種意義上講，是高校檔案館的一項“立法”工作。好的“法”會促進檔案館管理水平不斷提高，而壞的“法”就會給檔案館帶來很多的麻煩。高校檔案館管理體制不健全，就不可避免地會造成壞“法”的產生。這就需要高校相關部分能夠充分地意識到檔案館管理制度不健全可能會帶來的不良影響，并且要最大程度上解決管理體制不健全的問題。體制不健全給高校檔案館管理工作帶來很多的麻煩，不僅會使檔案管理工作出現混亂，相關責任人應該承擔的責任不夠明確，而且這些管理體制并不能讓檔案館員工心悅誠服地接受，甚至讓部分的員工產生抵觸的心理，不利于檔案室管理工作的開展。

3 探析我國高校檔案館管理體制的創新實施策略

高校檔案館管理工作是學校的重點工作之一，高校的檔案館管理錯綜復雜，傳統的高校檔案館管理體制存在缺陷，使得檔案館管理工作存在一些不足之處，沒有很好地發揮出檔案館管理工作的真正作用，同時也不利于高校的進一步發展，所以要想使得高校檔案館管理工作更科學、有效地進行，就必須對現有的檔案館管理體制進行創新，從根本上解決高校傳統檔案館管理體制上的問題。

3.1 規范高校檔案館管理體制制定過程

要打破檔案館檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，而且讓管理體制更有效地發揮作用，首先要規范高校檔案館管理體制的制定過程。在制定相應地管理體制時，要盡可能多地聽取檔案館管理人員的建議，讓他們真正地成為體制制定的參與者，而不是僅僅的作為體制的遵守者。體制制定要盡量做到“人性化”，對不合理、不科學地體制內容要堅決摒棄，讓每個工作人員都能夠自覺地遵守高校檔案館管理體制。

3.2 制定的體制要符合實際的需要

高校檔案館管理體制的制定，一方面是幫助規范相關管理人員的行為，讓他們能夠明確自己的工作任務和目標，另一方面也能在工作出現問題時對相關人員的懲處做到“有法可依”，讓接受懲罰的人心服口服。當然，無論最后制定的管理體制是什么樣的，要遵守的基本原則是要符合高校檔案館管理工作是實現需要，不能符合現實需要的管理體制是沒有任何意義的，對于高校、工作人員來說如同虛設，發揮不出管理體制應該發揮的作用。

3.3 體制要保持活性

傳統的管理體制沒有隨著高校檔案館管理工作的實際需要而做出相應地改變，所以隨著檔案管理工作越來越復雜化，該管理體制已經越來越不能滿足實際的需要，最終被人們所淘汰。而要符合我國高校檔案館管理體制的創新要求，首先要使得制定出的管理體制保持其應有的 “生命活性”，而保持其活性的最好做法是，讓相應的高校檔案館管理體制制定者能根據高校檔案館管理工作的實際需要隨時地進行調整。只有人為地賦予其活性，它才能真正地隨著高校檔案館管理工作的開展而逐漸地成長。

總而言之，我國高校傳統的檔案館管理體制存在一些不足，所以要對我國高校檔案館管理體制進行創新。為此，首先從源頭改變，即規范高校檔案館管理體制制定過程，保證體制本身的科學性、合理性；其次，要使制定的體制符合實際的需要，讓制定的體制能真正地在實際工作中發揮出效力；最后，要使制定出的體制保持其活性，也就是要讓體制能夠根據實際的需要人為的做出相應的調整。

4 結語

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內容，它所具有的作用是不可小覷的。時代在發展，人類在進步，我們的管理必須跟上時代的潮流才能真正發揮其作用。從今天的眼光與視角來看傳統的檔案管理體制，會發現它存在很多的問題，如管理體制具有不完善性，其設置不合理并且較為老套等。由此看來，傳統的檔案管理體制已經無法滿足當前高校的發展需要，不能與當前社會發展相適應。因此，創新高校檔案館管理體制勢在必得。