淺談如何提高獨(dú)立院校檔案人員的素質(zhì)

譚滿紅

（廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院，廣西柳州　545000）

隨著信息化的不斷進(jìn)展，檔案管理成了獨(dú)立院校工作中的重點(diǎn)，這需要得到獨(dú)立院校管理人員的高度重視，直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量的好壞。在此過(guò)程中，檔案管理人員是保障檔案工作順利開(kāi)展的首要前提，一個(gè)高水平高素質(zhì)的檔案人員團(tuán)隊(duì)，能夠保障獨(dú)立院校檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，科學(xué)合理的記錄獨(dú)立院校的工作情況，有利于獨(dú)立院校在不斷地發(fā)展過(guò)程中探索新的發(fā)展模式，革除舊有的弊端，也是促進(jìn)外國(guó)教育事業(yè)進(jìn)步的關(guān)鍵所在。但是在我國(guó)目前的獨(dú)立院校檔案工作中，許多工作人員由于專(zhuān)業(yè)能力和工作態(tài)度的原因，在檔案工作中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，這也成了阻礙獨(dú)立院校檔案工作順利進(jìn)行的重要原因。所以，如何明確檔案人員的職責(zé)，提升其素質(zhì)成了獨(dú)立院校需要具體考慮的問(wèn)題。

1　我國(guó)目前獨(dú)立院校檔案工作存在的問(wèn)題

獨(dú)立院校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)于檔案工作的不重視，是目前存在于我國(guó)獨(dú)立院校中的主要問(wèn)題，由于很多領(lǐng)導(dǎo)在處理完重要的文件后沒(méi)有及時(shí)交給檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)處理，導(dǎo)致在學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃中缺少了很多數(shù)據(jù)的支持，不利于學(xué)院的長(zhǎng)久發(fā)展。另外，獨(dú)立院校檔案工作人員在工作態(tài)度上不是很積極，缺少有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，這就使得檔案工作人員在工作過(guò)程中不能增強(qiáng)自己的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，導(dǎo)致檔案管理工作的弊端日益顯現(xiàn)。檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)能力低下，也是限制檔案工作有效開(kāi)展的關(guān)鍵性因素，這將直接影響檔案工作的質(zhì)量好壞。

兼職檔案員的使用在一定程度上促進(jìn)了檔案工作的效率，但是很多獨(dú)立院校存在兼職檔案工作人員更換頻繁的狀況，上一個(gè)工作人員還沒(méi)有完全熟悉工作內(nèi)容，就已經(jīng)換新的工作人員進(jìn)行工作的處理，這在一定程度上會(huì)影響檔案工作的交接，可能產(chǎn)生工作的失誤，不能為獨(dú)立院校的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2　提高獨(dú)立院校檔案人員素質(zhì)的措施

2.1　提升檔案人員專(zhuān)業(yè)能力

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，很多獨(dú)立院校檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的基本要求，這就使得他們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)傳統(tǒng)陋習(xí)，不利于檔案工作的開(kāi)展。為此，需要不斷提升獨(dú)立院校檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，通過(guò)定期的培訓(xùn)和講座，不斷更新檔案人員的知識(shí)系統(tǒng)，以適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展和獨(dú)立院校創(chuàng)新的需要。可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的教授或者學(xué)者進(jìn)行校內(nèi)培訓(xùn)，在專(zhuān)業(yè)的角度對(duì)檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)，根據(jù)個(gè)人情況，學(xué)校應(yīng)該督促檔案人員制定不同的學(xué)習(xí)計(jì)劃，以提升檔案人員團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。

2.2　創(chuàng)新檔案人員工作模式

隨著我國(guó)信息化的不斷發(fā)展，很多地方的檔案信息管理都是通過(guò)數(shù)字化的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行的，但是在很多獨(dú)立院校還沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案的有效管理，即使引進(jìn)了高科技的檔案管理系統(tǒng)，由于工作人員的傳統(tǒng)工作理念已經(jīng)定型，導(dǎo)致其工作模式的陳舊。這就需要完善檔案人員的工作理念，創(chuàng)新工作模式，使其對(duì)數(shù)字化知識(shí)和設(shè)備進(jìn)行學(xué)習(xí)，在檔案工作中盡量拋棄傳統(tǒng)的工作方法，利用高科技的手段開(kāi)展檔案工作，不僅僅可以減輕檔案人員的工作壓力，還能夠?yàn)闄n案信息的準(zhǔn)確性和便捷性提供保障。

2.3　加強(qiáng)敬業(yè)奉獻(xiàn)精神的教育

獨(dú)立院校的檔案工作涉及學(xué)校工作的方方面面，包括教學(xué)工作和學(xué)生工作等，信息多樣而且復(fù)雜，這就需要檔案人員能夠具備很強(qiáng)的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，在枯燥的工作中能夠保持積極的工作態(tài)度，以樂(lè)觀的精神處理工作中的難題。這就需要獨(dú)立院校領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)的工作中，加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)奉獻(xiàn)精神的教育，積極開(kāi)會(huì)討論檔案工作中存在的懈怠問(wèn)題，糾正工作人員的不正確思想，改善工作態(tài)度。可以對(duì)工作表現(xiàn)良好，具有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神的工作人員進(jìn)行全校的表彰，以促進(jìn)其積極性，也可以為其他工作人員做出表率，促進(jìn)檔案人員團(tuán)隊(duì)的水平提升。

2.4　提升檔案人員服務(wù)意識(shí)

獨(dú)立院校的檔案能夠?yàn)槠浒l(fā)展規(guī)劃的制定提供良好的參考，是獨(dú)立院校開(kāi)展工作的依據(jù)，所以檔案工作其實(shí)就是為獨(dú)立院校管理人員的決策制定提供服務(wù)，這也是獨(dú)立院校檔案的價(jià)值所在。所以，應(yīng)當(dāng)不斷提升獨(dú)立院校檔案人員的服務(wù)意識(shí)，在平時(shí)的工作中展現(xiàn)良好的工作態(tài)度，明確檔案工作在服務(wù)獨(dú)立院校管理者決策方面的重要意義，有利于在思想上加強(qiáng)重視。應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，端正服務(wù)態(tài)度，改善服務(wù)質(zhì)量，在與檔案使用者進(jìn)行溝通的時(shí)候積極主動(dòng)熱情，幫助檔案使用者在檔案的使用過(guò)程中更加高效科學(xué)。

2.5　提高獨(dú)立院校檔案人員的協(xié)調(diào)能力

檔案工作需要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，才能夠保障其合理開(kāi)展。尤其是在獨(dú)立院校中，檔案工作涉及學(xué)校工作的方方面面，工作人員在處理問(wèn)題上的能力，直接決定了檔案工作的質(zhì)量。首先在與獨(dú)立院校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系方面，檔案人員要注意協(xié)調(diào)，因?yàn)橹挥性陬I(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案工作才能夠增加資金和技術(shù)投入，提升工作的效率，減輕工作壓力，這就為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造了良好的環(huán)境。其次，檔案人員應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)好與獨(dú)立院校各部門(mén)的關(guān)系，對(duì)于各部門(mén)在檔案方面的問(wèn)題和管理工作，要進(jìn)行及時(shí)的溝通并反應(yīng)到上級(jí)，這樣有利于在檔案工作開(kāi)展的時(shí)候，能夠根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行計(jì)劃的合理制定，也是提高工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)。

2.6　設(shè)置兼職檔案工作者

由于獨(dú)立院校檔案工作的復(fù)雜性，使得在現(xiàn)有專(zhuān)職檔案工作人員的配備情況之下，不能適應(yīng)獨(dú)立院校工作進(jìn)程，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)當(dāng)設(shè)置兼職檔案工作者，協(xié)助檔案工人人員更加高效地處理檔案工作，避免工作中遺漏和延誤，有利于檔案工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。同時(shí)兼職檔案工作者的加入能夠促進(jìn)獨(dú)立院校檔案工作者的工作積極性，增強(qiáng)職位的競(jìng)爭(zhēng)性，有利于提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。

3　結(jié)語(yǔ)

獨(dú)立院校的檔案工作是獨(dú)立院校所有工作的記錄匯總和依據(jù)，不但是對(duì)先前工作的總結(jié)，更是往后開(kāi)展工作的參考，所以在獨(dú)立院校工作中占有重要地位。所以檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)就成了檔案工作中的決定性因素。積極提升獨(dú)立院校檔案人員的基本素質(zhì)是保障獨(dú)立院校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，促進(jìn)檔案工作順利進(jìn)行的保障，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都應(yīng)該加強(qiáng)重視。