信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

辛欣

摘 要：隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理工作受到了巨大沖擊。利用現代化信息技術，可以實現檔案信息的自動化處理和一體化管理，有利于檔案的存儲、處理和共享。我國檔案管理信息化已取得一定的進展，但還處于比較初級的階段，存在很多問題，需要從各方面進行完善。本文論述了信息時代檔案管理工作面臨的主要問題，并提出了一些解決策略。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；信息技術

信息技術能夠對檔案信息進行海量存儲和高速檢索，將圖像和文字等載體資料進行數字化存儲與合成，使檔案具有圖文并茂的信息資源。利用網絡技術實現檔案的無障礙、遠距離傳輸，不僅能提高檔案共享程度，還能避免紙質檔案容易受到損壞。因此，檔案管理工作需要結合現代信息技術，提高檔案服務功能。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理不規范

目前，檔案管理系統和網絡建設形式沒有統一標準，導致檔案信息的服務型、共享性和開發性不強，無法滿足信息時代資源共享的要求。檔案著錄細則相容性較低，很多系統軟件可移植性不強，難以在全國范圍內進行推廣。

（二）管理軟件缺乏通用性

隨著各單位信息化程度的加強，研發出很多檔案管理軟件，能夠基本滿足檔案管理的需求，但這些軟件不能與辦公自動化系統和電子政務系統實現兼容和統一。各部門使用的計算機型號和軟件版本不統一，各自開發的檔案管理軟件不能通用，制約了檔案信息的共享性。

（三）安全性有待加強

信息時代，檔案信息實現了數字化和電子化，操作便捷，容易更改，降低了檔案管理的安全性。當前，高技術犯罪行為與日俱增，檔案信息受到非法竊取、篡改、刪除、損壞和泄露等風險。另外，計算機系統受到病毒攻擊發生癱瘓時，容易造成檔案信息損壞甚至丟失，造成難以彌補的損失。

（四）管理人員的水平較低

檔案管理人員是實現檔案管理信息化的主要力量，很多檔案管理人員雖然具備傳統的管理知識，但對現代信息技術缺乏掌握，不具備現代信息化檔案管理理念，計算機技術、網絡技術等還停留在初步使用的階段，制約了檔案管理的信息化建設。

二、加強信息時代檔案管理工作的對策

（一）樹立信息化檔案管理理念

先進的管理理念是推進檔案管理信息化建設的指導和動力。首先，檔案管理人員需要持續關注檔案管理思想，及時更新觀念，明確檔案管理工作在目前經濟建設和社會發展中發揮的作用，掌握檔案管理的科學理論和發展規律。其次，改變自身的職能定位，從傳統的管理職能轉變成服務職能，為各方面建設提供良好的檔案信息服務。最后，樹立質量意識和創新意識，提高檔案管理工作的嚴謹性，認真做好各環節工作的執行和檢查，降低出現檔案信息管理錯誤的概率，不斷研究新的檔案管理技術和方法，從整體和細節上全面提高管理質量。

（二）構建高質量的檔案數據庫

數據信息是信息時代檔案管理的基本形式，而計算機網絡系統是數據信息的主要傳輸平臺。因此，應建立一個數據庫實現數字化檔案的存儲。數據庫的建立應符合網絡的傳輸標準和計數機的數據信息讀取標準，并且要充分考慮群眾的網上閱讀特點。此外，在檔案數據庫設計階段，還要對檔案管理的未來發展狀況進行分析預測，數字化檔案的建立應符合信息技術的發展趨勢。最后，數據庫建成后應加強維護，及時升級系統，保證信息的完整和安全。

（三）完善檔案管理安全保障體系

檔案資源在政治、經濟建設中發揮極其重要的作用，其安全性一直都是管理工作的重點。在信息時代，檔案信息安全也面臨巨大挑戰，因此需要健全和完善檔案管理安全保障體系，保證檔案信息的存儲安全和使用安全。首先，隨著信息時代的信息競爭日益激烈，信息技術的發展也造成威脅檔案安全的手段多種多樣。因此，需要提高檔案管理人員的安全意識，加強檔案信息網絡建設技術的發展，采用用戶身份認證、秘鑰管理等方式進行管理，維護檔案數據庫的安全。其次，對計算機網絡系統進行動態實時監控，及時更新殺毒軟件，縮短病毒查殺和系統維護周期。外網和內網盡量不相互連接，定期對檔案信息進行備份，全面保障檔案管理安全。

（四）加大檔案管理資金投入

要推進檔案管理的信息化建設，需要增加資金投入。首先，將傳統的紙質檔案轉變成數字化檔案。將文字、圖表等檔案記錄形式轉變成光盤軟件、音像制品等，再加上其保存和分類等管理工作，都需要大量成本。其次，數據化文件的鑒定、積累和歸檔等工作，數據庫的建立和維護，檔案信息的錄入更新等也需要資金投入。

（五）提高檔案管理人員的業務水平

信息時代，檔案管理人員應與時俱進，緊跟現代化信息技術的發展趨勢，不斷提高自身的業務水平。首先，檔案管理人員不僅要擁有傳統的檔案管理知識，還應熟悉和掌握計算機技術和網絡技術等現代化管理技能。比如，計算機操作、網路管理、數據庫管理、數據錄入等，提高檔案信息資源開發能力，使檔案更好地為社會發展服務。其次，檔案管理人員需要擁有強烈的事業心，以積極負責的態度對待檔案管理工作，堅定政治責任感，提高政治敏銳性與政治鑒別能力，做好檔案信息的把關工作。最后，加強對檔案管理人員的技能培訓和人才培養，采用全方位、多層次的培訓方式和靈活多樣的教學手段，激發檔案管理人員的學習熱情，提高培訓效果，使其能夠適應和滿足信息時代檔案管理工作的需要。

（六）健全檔案管理法制建設

信息技術的發展和網絡的普及，產生了很多高技術違法犯罪行為。比如，散布病毒、未經許可侵入他人計算機、竊取檔案信息、破壞他人信息管理系統等，急需完善相關法律法規，保障檔案管理安全。因此，應以《檔案法》為指導，提高人們的法律意識，各級各機構嚴格依法進行管理；檔案局加大執法監督力度，保證檔案管理的規范化和制度化；各機構建立科學的管理制度，對各環節進行全方位管理；加強對網上不法及不道德行為的監管，促進檔案管理工作在信息時代的發展進程。

三、結語

實現檔案數字化、信息化發展是信息時代的必然要求，是檔案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。因此，各機構應明確檔案管理工作的發展形勢，積極推進檔案信息發展進程，在法制、資金和培訓等方面加強檔案管理工作。

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