在電子信息化環境下如何做好工程檔案的歸檔工作

林士鈺

摘 要：隨著我國電子信息技術的飛速發展，其在各大行業中得到了廣泛的應用，尤其是在工程電子檔案的管理中。將電子信息技術運用到工程檔案的歸檔工作中，能有效提高工作效率，保證工作質量，但是其在應用過程中仍然存在一些問題，對工程檔案的歸檔工作有一定的負面影響，而如何在電子信息環境下做好工程檔案的歸檔工作成為當前急需解決的問題。本文針對這一問題展開討論，從四個方面提出一些解決對策，從而有效保證在電子信息化環境下工程檔案歸檔工作的正常進行。

關鍵詞：工程檔案；管理；實現；電子信息化建設

工程檔案管理工作對工程施工進度及施工質量有很大的影響，而且對事業單位工程管理經濟效益有重要作用，因此，加大管理工程檔案的力度刻不容緩。隨著我國建筑行業的快速發展，工程建筑過程中涉及多種工程相關材料，這些文件和材料是整個項目工程的核心內容，因此，對這些文件材料的有效管理和保存是十分重要的，利用電子信息技術將相關材料保存到計算機中能有效提高檔案的安全性，并且在一定的程度上提高了工程檔案的管理質量。本文著重對工程檔案歸檔工作在電子信息環境下有效開展進行討論，提出一些提高管理效率的對策，供相關人士參考。

一、加強領導的重視程度，保證制度的完善

在工程檔案的管理中，如果領導足夠重視檔案管理工作，那將在一定程度上提高電子檔案管理的質量和效率，因此，加強領導對電子檔案管理的重視程度是很有必要的。單位領導重視電子檔案管理工作，那么下屬員工必然會對這一工作產生足夠的重視，在一定程度上提高了電子檔案管理的效率和質量。另外，領導不僅要參與檔案管理過程，還需要對下屬員工進行監督，并且定期對工作人員的工作狀況進行檢查，這樣能有效調動工作人員工作的積極性。除此之外，領導還要加強檔案管理工作相關制度的完善，將所有的員工進行統一管理，并且合理分配工作任務，每個部門及每一位員工都有自己的任務，在檢查期間只需要對每個部門及每位員工負責的任務進行檢查即可，這樣才能保證檔案管理工作的高效性和高質量。最后，每年將所有員工的檔案管理工作進行統計，然后根據工作過程中的出錯率進行對比，評選出最佳員工和最差員工，對最佳員工給予獎勵，而對最差員工進行批評教育，對其進行培訓，保證檔案管理工作的質量和效率。由此可見，領導對檔案工作的重視程度直接影響電子工程檔案歸檔工作開展的是否順利。

二、加快檔案管理觀念的轉變

目前，我國大部分事業單位對電子檔案的接納程度不夠，還停留在傳統檔案的管理中，傳統檔案的管理方式不僅效率低，而且不能有效保證檔案的安全性，而利用電子信息技術將檔案信息化，可以有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案管理的效率，值得各大事業單位學習和應用。因此，應加大力度讓各大事業單位轉變檔案管理觀念，接納新型的電子檔案管理方式，從而有效提高檔案管理的效率和保證檔案的安全性。一般來說，工程檔案的歸檔工作是十分復雜的，而對于電子檔案管理方式不熟悉的單位來說，其工作難度非常高，因此，將電子檔案管理過程進行多種不同方法收集，包括追蹤收集、分階段收集、強制性收集以及電子信息化收集等四個收集方法，從而有效保證工程檔案歸檔的質量和效率。第一，追蹤收集，檔案管理人員對施工單位進行實地考察，詢問施工人員施工進程，并且收集相關資料，然后將其整合，作為工程檔案。第二，分階段收集，這種方法適用于施工周期長，項目較大的工程，一般來說每一個月進行一次檔案收集，收集方式與追蹤收集一致。第三，強制性收集，對有些管理制度不夠完善，并且施工進度緩慢的施工單位來說，檔案管理人員可以求助檔案管理相關部門，強制性進行工程檔案的收集，保證工程檔案歸檔工作的正常進行。第四，電子信息化收集，這種方法是目前收集效果最好的，不僅能全面收集工程相關資料，并且能有效保證工程資料的安全性和完整性。將所有收集的資料進行電子化，儲存到計算機中，需要使用的時候直接打印即可，方便管理也方便使用，是目前檔案管理單位大力推薦的檔案管理方法。

由此可見，為有效提高工程檔案歸檔工作的工作效率和保證檔案的安全性，推薦使用電子信息化收集方式，這種方式不僅有廣泛的應用范圍，而且有很高的安全性，還能有效促進檔案管理向系統化、規范化及標準化的方向發展。

三、利用電子檔案信息，有效促進工程電子檔案管理工作

工程檔案歸檔工作做的好，對后期檔案調用有很大的幫助，反過來也對檔案歸檔工作有一定的積極影響，尤其是對電子檔案來說。在實際檔案管理過程中，檔案管理人員如果能對所有工程檔案有很好的了解，并且熟知檔案信息的價值，會讓他們更加主動地配合檔案部門做好檔案的歸檔工作。完成工程電子檔案的歸檔工作之后，工作人員可以根據檔案類型進行分類，將不同類型的檔案進行分類，這樣后期有新檔案就直接可以進行歸檔，在一定程度上縮短了檔案歸檔的時間，提高了檔案歸檔的效率。除此之外，檔案管理人員還可以通過對檔案信息的了解，幫助他們對檔案內容的掌握，面對不同項目工程的檔案，知道如何去處理，并且有效地對其進行歸檔，從而保證工程檔案的合理歸檔，有效促進檔案管理工作的正常進行。

四、強化檔案管理人員的素質水平，提高檔案管理質量

目前，我國檔案管理人員的整體素質水平不高，面對不同項目的檔案資料不知道如何進行歸檔，大大影響了檔案歸檔的效率。針對這一現象，檔案管理部門應該對所有的工作人員進行專業化培訓，讓他們充分了解電子信息檔案的制作及儲存方式，而且對他們處理一些意外事故的能力進行培訓，從而有效提高檔案管理人員的整體專業素質水平，盡可能降低在工作時出現錯誤的可能性，從而有效提高檔案管理的效率。另外，還需要對檔案管理人員進行電子計算機技能和應用軟件的培訓，讓他們掌握電子檔案歸檔工作需要應用的技術和軟件，保證電子檔案歸檔工作的正常開展，從而有效提高電子信息化環境下工程檔案歸檔工作的效率和質量，并且保證電子檔案的安全性。所以說，加強檔案管理人員對電子檔案的接納和應用，對工程檔案在電子信息環境下的歸檔工作有很大幫助，并且在一定的程度上保證了工程電子檔案的安全性。

五、結語

綜上所述，隨著我國建筑行業的快速發展，工程檔案歸檔工作難度越來越高，傳統的檔案管理方式不再滿足如今檔案的管理，將電子信息技術應用到工程檔案管理中能有效提高檔案管理的效率，并且保證檔案的安全性。文章從四個方面展開分析，提出一些在電子信息環境下做好工程檔案歸檔工作的有效措施，保證工程檔案歸檔工作正常進行。

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