企業檔案管理信息化建設探析

郭曉濱

摘 要：在科技的引領下，企業檔案管理工作進入全新發展階段，以信息化為方向，發揮信息技術的優勢，推動傳統紙質檔案管理模式向電子檔案管理趨勢發展，有效提升檔案資源共享程度，檔案開發與利用效率顯著提高。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化建設；問題；對策

檔案是企業重要的資源，是企業管理不可缺少的內容，為企業全面發展提供更加詳盡與全面的平臺。檔案管理信息化主要是在保留實體與紙質保管的前提下，加快檔案實體向信息化與電子化轉變，為企業發展創造更加優質的條件，滿足社會對信息多元化的需求，增強信息共享度，提高檔案管理的效率。立足當前，企業檔案管理信息化建設仍存在一些問題，矛盾較多，需要給予高度重視，進行深入與綜合的分析，構建科學高效的發展策略，為企業檔案管理可持續發展奠定堅實的基礎。

1 結合行業發展正確認識企業檔案管理信息化建設的背景及必然性

1.1 信息化符合現代檔案管理發展要求，彰顯時代進步性

目前，信息時代勢不可擋，各個領域都深受影響，檔案管理也參與其中，促進企業由傳統模式向信息化與數字化的轉變。基于此，眾多行業都重視信息化與大數據的升級與調整，以時代發展為方向，將現代化信息技術融入傳統檔案管理范疇，實現對紙質檔案收集整理方式的優化，促使其向著數字化道路發展，達到對檔案管理與使用的信息化升級，以便有效降低企業管理的成本支出，為企業管理者提供更加高效與便捷的服務。由此可見，信息化是現代企業發展的必由之路。

1.2 信息化全面提升檔案管理開發利用效率，滿足企業多渠道需求

對于電子文檔，突出的優勢是能夠承受較大容量的存儲需求，同時，提取速度較快，更顯便捷性，效率較高，優勢遠遠高于紙質檔案管理模式，在根本上能為企業人事變動、革新等管理行為提供更加全面與優質的服務，彰顯企業綜合管理水平。在根本上講，信息化背景下的檔案資源管理全面配合了企業發展的多方面需求。

1.3 信息化檔案管理降低工作強度，緩解工作壓力

依托信息化檔案管理模式，檔案的安全性與穩定性得到增強，在完成紙質檔案向電子檔案轉變之后，信息存儲于硬盤，附之以及時的備份，實現存儲空間的有效節約，以網絡傳輸為手段，達到信息快速傳遞的目的，降低文件丟失率。另外，通過信息化檔案管理手段，管理人員工作壓力被降低，傳統人工收集與處理方式被取代，達到數據的一次性錄入，支持檔案信息的重復性使用，檔案利用率得以提升。除此之外，依托信息技術手段，檔案管理效率顯著提高，簡化了傳統檔案管理流程，工作效果更加突出。

2 深入剖析企業檔案管理信息化建設過程中存在的問題

2.1 企業檔案信息化尚未構建統一的管理模式與標準，制度性保障作用無法發揮

對于企業的檔案，涉及企業管理的很多方面。但是，在檔案管理中，通常以歸口管理為主，無法實現檔案管理模式的統一，這在很大程度上使得企業檔案信息建設表面化嚴重，將工作重點放在基本歸類方面，對信息的分析深度不夠，傳統檔案管理方式的不足尚未得到改善，缺乏科學與統一的信息化管理標準。

2.2 企業檔案管理與應用處于隔離狀態，創新性不足，利用率不高

在企業檔案管理范疇內，信息化建設的目標是對信息進行合理整合，提升檔案服務于企業的能力，滿足企業多方面的需求。但是目前，很多企業檔案管理的真正作用尚未實現，管理與利用尚未實現有效結合，更顯彼此之間的分離性，尤其是管理與應用處于各自為戰的局面，制約企業資源的高效整合利用，管理成本很難得到有效控制。

2.3 信息化檔案管理受重視度不高，管理模式滯后性嚴重，人員整體水平不高

對于企業而言，追求利潤是根本，因此，企業運營的重點便是生產運營與經營，也是資金的主要用處。但是對于檔案管理，相關投入十分有限，未得到管理層的高度重視。另外，對于檔案管理而言，其基本標準為便利性，全面的管理細則尚未建立，干預度不高，創新思維滯后，傳統檔案管理模式仍延續使用，凸顯檔案管理機制的落后性，制約了檔案管理信息化的有序推進。

3 如何加強企業檔案管理信息化建設

3.1 加強企業檔案信息化基礎設施建設，創設優質的存儲保管環境

在企業檔案管理信息化建設進程中，基礎設施是根本。為了增強檔案管理信息化建設重視度，要以信息化需求為依據，全面加強硬件設施建設，為電子檔案保存與管理創造有利的條件。同時，紙質檔案也不能忽視，做好存儲環境管理與維護。其次，從軟件設施方面分析，要對檔案存儲環境的網絡建設進行強化，組織相關設備的維修與管理，保證網絡的安全性，在根本上有效維護檔案的質量。

3.2 全面提升企業檔案管理人員專業能力與綜合素養，將培訓與教育工作落到實處

在企業檔案管理信息化建設中，管理人員的道德素質是根本，同時，還要落實責任意識，樹立法律觀念，以便有效提升檔案管理的規范性。另外，要千方百計增強檔案管理人員專業能力與綜合素質，定期開展培訓，積極引入先進檔案管理方法，有效提高網絡化管理應用水平，發揮先進技術的優勢，提高企業檔案管理利用水平。

3.3 加強數據庫安全建設，維護企業檔案資源的安全性、保密性與可靠性

目前，大數據時代勢不可擋，信息技術與網絡技術應用范圍不斷擴大，資源共享效率顯著提升，這在根本上促使檔案信息安全問題備受矚目，信息泄露可能性增大，威脅檔案信息的安全性。對于企業檔案，很多涉及企業的經營機密，保密性要求較高，因此，要重視保證企業檔案信息的安全性。具體講，針對企業數據庫，要做好維護，同時，落實備份工作，在根本上維護企業檔案管理工作的連續性、安全性與可靠性。

3.4 構建檔案信息化建設長效機制，加強整個建設過程的監督與管控

對于現代企業，為了推動檔案事業的可持續發展，要結合發展實際，以科學理論為指導，積極構建長效運行機制。具體講，要建立完善的信息化管理制度，成立專業化運營維護機構，強化對檔案管理信息化建設的監督與落實。信息化建設要按部就班、有計劃、有步驟的進行，保證各項工作落到實處，構建詳細的規劃，納入企業管理工作范疇，強化對信息化建設的有力指導。同時，要建立網絡系統，強化聯系性與關聯性，以便有效提升檔案信息化管理質量，強化信息高度共享。

4 結束語

綜上，立足新的發展階段，信息化管理成為各個行業發展的趨勢。企業檔案管理要融入其中，正視檔案信息化建設的系統性與復雜性，保證整個建設過程的科學性與有序性，要重視創新，以技術為依托，全面加強人才建設，構建高效管理體系，堅持與時俱進，切實提升檔案管理水平與效率，更好發揮檔案服務企業與社會的價值，為企業健康與可持續發展創造有利的條件。

參考文獻

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