信息時代背景下檔案館工作發展方向

關翠利

(遠東國際租賃有限公司，上海 200121)

1 檔案館工作現狀

當今社會穩步前進，信息技術高速發展，我國檔案館工作圍繞服務為中心在各方面取得了長足的進步。

人員方面，數量相對比較充足，尤其是較發達城市的檔案館，基本不存在人員不足的問題，雖然一部分基層檔案館仍然面臨人員缺乏的困境，但就總體上說基本滿足需要。工作安排依照檔案工作的規律和各項法規規范的要求，人員分工較為科學合理，基本能夠應付檔案館日常工作，窗口工作人員服務態度良好。但人員專業不對口現象較為普遍，招聘入館的人員大都不是檔案專業的畢業生，也沒有接觸過檔案工作，實際工作中的總結創新缺少理論基礎的支撐，這種現象在基層尤為顯著。

館藏方面，國內檔案館所藏檔案大致包括政務信息檔案、民生檔案、專門檔案、科技檔案、歷史檔案五類。各地基層檔案館館藏數量較少，一直到2008年中央全面推進土地確權工作，土地確權檔案進館才使得館藏數量大幅上漲，以安徽省來安縣檔案館為例，來安縣2015年開始土地確權檔案整理歸檔工作，在這以前整個檔案館館藏12萬卷，而此次進館確權檔案就達到12萬卷左右，可見原先館藏檔案數量之少。當然各省級、一線城市檔案館的館藏還是比較豐富，數量較大，有些甚至出現“爆館”現象。

技術方面，數字轉換技術成熟，應用較為廣泛，很多檔案館都已經開始實現部分館藏檔案數字化。檔案館網站建設也很普遍，稍大規模的檔案館基本上都建立了自己的門戶網站，提供目錄查詢等服務。另外，以上海浦東檔案館為例，針對民生檔案建立了“市民云”APP，APP關聯上海市市民信箱，市民通過實名認證以后就可以登錄APP查找、申請所需檔案，浦東檔案館在核實身份信息以后，將檔案通過私有云加密傳送給用戶。同時，浦東檔案館還根據用戶跨館調檔需要與異地檔案館簽訂合作協議，并將數字簽章串碼，在本館網站上記錄用戶的查檔過程、所查檔案的檔號、打印時間及頁數。異地檔案館通過登錄上海浦東檔案館網站就可以驗證檔案真偽，省去了電話傳真查證的步驟，減輕了窗口工作壓力。雖然目前各地發展不平衡，浦東檔案館的做法很難推廣，但至少檔案館工作高新技術的嘗試開始出現了。

政策方面，“十三五”規劃針對檔案事業發展，要求深入推進“三個體系”建設，以“五檔共建”為主抓手，突出改革創新，加快轉型發展[1]。國辦發23號文《國務院辦公廳關于轉發國家發展改革委等部門推進 “互聯網+政府服務”開展信息惠民試點實施方案的通知》以“一號一窗一網”為核心，按照“兩年兩步走”的思路，先落實證照梳理，相關標準體系建設工作，再全面投入應用，形成一體化服務體系[2]。國家為檔案工作提供了大力的政策支持，使檔案館開展各項活動有憑可依，為檔案館工作發展提供了可能性。

2 檔案館工作發展方向

館藏是檔案館工作的基礎，服務是檔案館工作的核心內容。因此檔案館工作的發展應該以滿足利用者的需求為核心，以人才、服務形式、館藏和信息技術為切入點，著力于需求的滿足和信息的挖掘。

2.1 用戶層次不同及需求縱深發展，要求檔案館工作人員向業務型、專業型人才轉變

2.1.1 窗口人員向業務型人才轉變

各地經濟發展不均衡，受教育程度參差不齊等都是導致檔案館用戶分層的原因。一般受教育程度較高，檔案利用意識較強的利用者對自己的檔案利用需求明確，基本不需要工作人員的輔助。但事實上，現階段有很大一部分檔案館用戶對于自己的利用需求并不是很明確，只知道有利用檔案的必要，或是被告知有查詢檔案的需要，至于具體利用檔案的內容并沒有很清晰的認識。檔案館工作人員除了要熟悉本館所藏檔案以及日常的檔案工作流程，熟練運用檢索工具以外，還要熟悉涉及館藏檔案的各事項辦事流程，知曉每一事項需要利用檔案的范圍，及時為用戶答疑解惑。

2.1.2 管理人員向專業型人才轉變

社會檔案意識提高，檔案館用戶利用素養也隨之增強，利用需求細化向縱深方向發展。尤其是信息公開的檔案利用活動，利用者對于利用政策研究十分透徹，還有專門的信息公開中介結構為用戶提供幫助，利用需求十分細致和專業。加上檔案館往往是政府部門辦事流程的最后一個環節，常常會出現其他部門沒有解決的問題被推脫到檔案館。這不僅要求窗口工作人員具備一定專業素養，更是對檔案館管理人員提出了更高的專業要求。管理人員要將政務信息檔案及利用政策做細致研究和專業分析，將用戶各類需求考慮在內，并確認其可行性。以便在用戶查檔時，將可以提供利用的檔案高效地提供給用戶，如果不能提供則要給予專業性的答復，解答用戶疑惑。

2.2 需求廣度擴展個性化特征凸顯，要求檔案館服務形式向主動、動態、可變方向發展

檔案館館藏檔案種類增加，內容豐富優化，社會不斷進步，公眾文化程度提高必然導致檔案利用需求的多樣化和個性化。需求涉及政治、經濟、生活的方方面面，除了工作生活所需的檔案利用外，還包括很多由興趣產生的公眾選擇，有時還有跨館調檔的需要，檔案利用的個性化需求也就由此出現了。

面對多樣的，個性的檔案利用需求，檔案館必須改變傳統的服務模式。首先，由被動提供服務向主動提供服務轉變。根據來館人員的查檔內容進行統計分析，形成比例數據，找到各類檔案的利用重點，了解需求提高服務效率。如，浦東檔案館館藏民生檔案共有10類，而就保守估計婚姻檔案利用占到80%以上，工作重點不言而喻。其次，由靜態管理模式向“動靜結合”轉變。檔案館也屬于窗口部門，而方便、快捷是利用者對窗口行業的普遍訴求。尤其在基層，公眾檔案利用能力不強，簡化用檔流程十分必要。當然，利用范圍需要嚴格控制的檔案，其利用流程也必須嚴格符合規定，而其他開放程度較高的檔案則可以相對簡化流程。

2.3 用戶檔案利用意識提高，利用能力增強，要求檔案館館藏豐富與開發并舉

社會總體文化程度提高，用戶的檔案利用意識和利用能力也呈現不斷上升的趨勢。檔案館要順應這種發展走向，除了做好服務工作，基礎工作也不能忽視，即館藏內容的豐富優化以及檔案信息資源的開發。

與工作生活息息相關的民生檔案與政務檔案首當其沖，民眾會格外關注與自己切身利益相關的信息內容，檔案館可以由此著手，加大民眾需求檔案的收集力度，在豐富館藏的同時保證入館檔案質量，對利用程度高的檔案采取優先政策。另外，公眾的文化程度越高，對知識型檔案的興趣程度越高[3]。利用的知識型檔案最主要的部分就是歷史檔案，檔案館除豐富館藏歷史檔案外，開展歷史檔案編研與宣傳展覽至關重要。編研就是開發館藏歷史檔案的信息內容，采取按主題編寫集中等方式，將信息內容進行整合和清晰分類，再提供給用戶，并編制查找性檢索工具，輔助用戶查找利用。宣傳展覽就是將所藏歷史檔案通過展出并輔以介紹性檢索工具等形式，讓公眾了解本館所藏歷史檔案具體內容，引發公眾利用興趣和熱情。

2.4 生活節奏加快信息技術飛速更新換代，要求檔案館不斷嘗試應用和推廣新技術

現階段迫在眉睫的檔案館技術落實就是館藏檔案的數字化。數字化極大便捷了調檔工作，窗口工作人員通過電腦就可以直接找到用戶所需檔案并打印出來，用戶時間也得到節約，實現檔案館與用戶的雙贏，因此加快館藏檔案數字化進程對于檔案館工作發展十分重要。

其次，檔案管理軟件雖基本在基層檔案館普及，但大都是單機版軟件且不統一，無法自上而下形成一個整體的自動化系統。檔案軟件錄入的只是案卷題名，對文件具體內容并沒有提及，對迅速發展的電子政務、急劇增長的電子文件未能實施有效管理[4]。因此，上級檔案館可以結合實際工作需要嘗試開發檔案管理軟件，將軟件下發到下級，或是統一區域內各檔案館使用的檔案管理軟件。不斷嘗試并將成功的案例推廣，最后達成全國性的統一檔案信息管理網絡。

最后，浦東檔案館的“市民云”APP、私有云、加密傳輸技術及數字簽章串碼，都走在國內檔案館工作的前沿，并且在實踐中取得了實質成效。有條件的檔案館可以參照浦東檔案館的發展模型，將這些新技術應用于自己的工作中，實現新嘗試、新技術的推廣，并在推廣中發現問題，結合本館情況，逐步完善進步。

3 檔案館工作發展所需條件支持

檔案館工作發展最主要、最根本的條件就是政府支持，有了政府的支持，就有了推動發展的政策支持、資金支持以及各項規章制度的保障。

3.1 政策支持

不管是“十三五規劃”還是國辦發23號文《實施方案》，都是檔案館落實各項工作計劃的動力和強有力的保證。這些條文為檔案工作的發展做了頂層建構和條框，指出了檔案工作的發展的大致方向，但對具體事項并沒做詳細規定。目前檔案館工作人員非專業現象嚴重，阻礙了工作推進。因此政府在組織招聘公務人員，“國考”“省考”以及事業單位考試時，應該嚴格專業要求，保證聘入人員的專業性，提高檔案館專業工作人員比例，以政策為檔案館工作發展提供所需人員支持。

3.2 規章制度保障

秉承著檔案工作與黨和國家政策同步的發展理念，依照國辦發23號文提出的“一號一窗一網”的工作目標，要求建立統一的數據共享交換平臺和身份認證體系。這個體系一旦建成會很大程度方便檔案館工作，用戶來館查檔時，檔案館只需在平臺上對用戶進行身份認定，就可以將檔案提供給用戶，簡化了很多中間環節。

然而，事實上并不是所有的個人檔案都包含身份證信息。一方面，1984年國務院發布《中華人民共和國居民身份證試行條例》，并開始頒發第一代居民身份證，也就是說，1984年以前形成的的檔案是不存在身份證信息這一部分的；另一方面，即使是1984年以后形成的個人檔案，由于當時社會檔案意識薄弱，檔案工作崗位幾乎沒有專業人員，導致所保存的檔案丟失、虛假、殘缺不全的現象嚴重，準確的身份證信息更是無從談起。一直到今天，也只有婚姻檔案是唯一要求登記身份證信息的民生檔案，其他諸如獨生子女、二胎之類的檔案，身份證信息并不是必填項，這種情況下“一號”目標根本無法實行。因此政府需要通過訂立相關規章制度，要求與個人相關的檔案均登記身份證信息。這樣，在群眾辦事過程中，才能真正做到通過公民身份號碼，直接查詢所需的電子證照和相關信息，避免重復提交，實現以“一號”為標識，為居民“記錄一生，管理一生，服務一生”的目標[2]。

3.3 資金支持

檔案館日常運作，為利用者提供服務，展覽宣傳、新技術使用以及各項諸如館庫建設等所有活動都需要資金的維持。再來檔案館向公眾提供的所有服務包括檔案復印打印在內都是免費的，特別是城建檔案，打印數量通常都在幾百頁，如此種種都依賴于資金來推進。特別要說的是技術的嘗試與推廣，需要相當大量的資金。首先技術的誕生需要資金，一項新技術從理論建構到研發再到投入使用需要多次的嘗試和試運行，其間耗費的時間，大量的人力物力都需要資金的支持。浦東檔案館就館藏檔案數字化的 “五年計劃”就得到政府2.8億的撥付金額，由此可見一斑。其次，與技術研發比起來，更關鍵的是運維。現今信息技術更新換代頻率加快，檔案館的技術應用也要順應時代發展，與社會各部門接軌。政府部門系統更新，檔案館為配合工作，也必然要更新系統；管理使用的軟件、數字化設備、館庫使用的自動密集架等等，出現問題時的維修也是日常開支的一部分；保存電子文件不僅要保存電子文件本身，還要保存支持電子文件運行的系統，保證電子文件元數據不被破壞；舊的運行軟件淘汰，但舊運行軟件里面保存的內容要轉移到新軟件里，信息轉移又是一項費用開支。最后，技術的使用和運維需要人來執行，特別是大型檔案館，為保證日常工作中不出現不能運行的現象，通常還需要常駐工程師來進行日常維護，人員工資也是不小的開支。

[1]王偉俊,占暉.“十三五”規劃引領和推動浙江檔案事業繼續走在前列[J].浙江檔案,2016(6):6-9.

[2]國辦發23號文件[Z].2016-04-14.

[3]李倢,胡燕.影響公眾檔案利用行為的個體特征因素分析——基于蘇州市居民的調查[J].檔案學研究,2015(4):94-100.

[4]許興華.論制約高校檔案工作發展的因素及對策[J].淮北師范大學學報：哲學社會科學版,2011,32(2):171-173.