淺談大數據時代中職學校檔案信息化建設的路徑

葉志平

(福建省三明市農業學校，福建三明 365050)

互聯網技術的高速發展以及計算機技術的廣泛應用，使得中職學校當中的大量教學檔案載體，迅速被電子化檔案所取代。在大數據時代，數字化校園的建立健全受到了廣泛重視，如何在這一背景之下進行有效管理，是當前中職學校所需要思考的問題。

1 大數據時代中職學校檔案信息化建設的必要性

中職學校檔案信息化建設是大數據時代發展的必然要求。近幾年，伴隨這教育改革的不斷推進，以及現代化信息技術的融入，使得當前中職學校所面對的信息量較大，教學活動形式也出現了巨大的變革，教務系統軟件的使用范圍比較廣泛。在對于相關的教學檔案信息進行采集和處理的過程當中，對于自動化和多媒體化水平有著一定程度上的要求，在這樣一個宏觀背景之下，如何有效快捷的處理相關的信息數據受到了廣泛的重視；是校園檔案信息化建設的必要條件。大數據時代的到來，使得信息技術在各個領域當中都有所延伸，對于中職學校而言，應當在此基礎之上，充分實現電子文件歸檔與電子檔案的標準化管理，只有這樣，才能夠最大程度上保證大數據時代檔案信息化建設具有合理性、科學性、高效性的特征；是全面展現檔案的利用價值需要。中職學校檔案信息資源具有較大的利用價值，進行數字化處理的過程中，借助現代化的方式能夠建立起來學校內部的專題信息資源庫。借助于網絡搜索的功能就能夠找到所需要的檔案資料，避免翻閱實體檔案所帶來的繁瑣。

2 大數據時代中職學校檔案信息化建設的路徑分析

2.1 技術層面

(1)防火墻保障。在大數據時代，信息錯綜龐雜，時刻充斥在系統之中，因此，防火墻保障的存在能夠有效規避風險。在中職學校的數據中心機房當中所采用的設備一般是模塊化路由交換設備，所以防火墻直接進行部署即可，對于相關部門而言，需要對此予以重視，并及時向信息網絡中心訪問控制要求。此外，在對于服務器系統和各終端的管理上，也應當安裝相應的軟件防火墻，制定嚴格的訪問限制策略，比如說禁止對服務器非必要端口的訪問。

(2)制定信息網絡系統訪問策略。要結合實際情況制定并完善信息網絡系統訪問策略，在交換機層面通過VLAN技術劃分子網之后，需要進行子網的訪問控制。比如，我們目前制定的相對保守的訪問策略——管理系統及相關設備只允許學校內網地址訪問。下一步，為保證在數字化采集處理過程當中出現的文件流失，將進一步通過VLAN技術進行子網劃分，將數字化加工處理設備劃至同一子網，制定新的隔離策略。

(3)數據層安全策略。在對于數據庫的管理上，可以采用最小權限策略，當然，在這一過程當中，對于數據庫的訪問是加密的。與此同時，針對數據進行自動化的備份方案，也是實現安全性的重要保障。當前學校當中的IP是固定的，在操作的過程當中，不僅要通過管理系統，對于授權的檔案管理人員進行訪問授權，還應當對于其訪問的IP進行有效控制。

(4)辦公自動化系統與檔案管理系統的對接技術。辦公自動化系統和檔案管理系統之間有著密切的聯系，上述二者之間的對接能夠很大程度上實現檔案信息資源的整合，對于文檔一體化也有著重要的推動作用。在這一對接過程當中，應當從文書和檔案工作的全局角度著手，將相關的資源納入到一個管理體系當中，并配套完備的工作制度程序和方法。這樣一來，就會改變傳統意義上文件管理和檔案管理互相對立的局面，從而最大程度上減少無效的勞動。從另一個層面上來講，上述兩個系統之間的有效對接能夠實現電子文件全過程的管理，并且優化前端控制的平臺，最大程度上實現電子文件的真實性和完整性。

(5)信息檢索技術。在大數據時代，傳統的檢索工具已經不能夠和資源開發利用的要求相符合，所以如何完善檔案工作采用有效的檢索技術已經成為教育界關注的熱點問題。在對于檢索技術進行提升的過程當中，一方面要具有全面性、準確性和快捷性，另一方面還需要控制成本、便捷操作。當前計算機學科領域當中，比較有效的檢索技術有截詞檢索、詞位檢索、限定檢索和布爾檢索等，在具體應用的過程當中，需要結合中職學校自身的特點來進行選擇性的保留。

(6)數字檔案的信息安全。在針對檔案資源進行開發利用的過程當中，數字檔案的信息安全也是不容小覷的環節，當前，中職學校在對數字檔案進行接收的過程當中，主要涉及到兩種方式，其一是以存儲介質的形式上交，比如磁盤、U盤等；其二是各個部門通過檔案網絡管理系統進行移交。在管理的過程當中，應當形成兩套備份，在物理安全和內容安全上要予以保障。

2.2 管理層面

(1)檔案標準化管理。在標準化管理模式之下，中職學校的業務工作發展能夠實現進一步的統一協調，這也是當前中職學校檔案工作管理的一項重要任務。和普通高校相比，中職學校在這一方面的起步較晚，近幾年來才逐漸開展得更為全面，取得一定成效。在大數據時代到來之際，需要中職學校能夠進一步實現規范化、標準化管理，真正服務于檔案資源的共享和共建。在這一過程當中，需要對檔案管理標準化進行宣傳和培訓，用嚴格的標準執行力來鞏固檔案信息化的建設成果，以此來為檔案信息化建設保駕護航。

(2)檔案管理硬件的物質保障。在大數據時代，海量的信息正在勢不可當的沖擊著整個信息領域當中，而中職學校身處其中需要以完備的物質保障來面對。和普通高校相比較而言，中職學校雖然在信息化過程當中存在著一定的滯后性，但是發展到今天已經有了較好的基礎。在這其中，計算機和配套電子輸入輸出設備得到了建立健全和發展，這也是當前檔案工作當中所必需的設備，也是大數據時代進一步實現信息化建設的基本要求，在未來發展當中應當對此予以高度重視。

(3)檔案人員素質層面。中職學校當中的檔案機構一般被看作是教輔部門，屬于邊緣機構，所以和教師以及其他行政管理人員相比較而言，檔案人員似乎并沒有一定的職業聲望，也沒有職業榮譽感，在中職學校當中，也往往會容易受到忽視。為了能夠最大程度上保證中職學校檔案隊伍的穩定性，使得檔案管理的效率能夠提升到最大化，中職學校應當通過有效的機制，增強檔案人員的職業期待值、提升檔案人員的職業成就感，這對于提升檔案服務的能力和促進檔案工作的創新有著重要的意義。

總之，中職學校檔案信息化建設是大數據時代的一項意義重大的事業，我們應予以高度重視。當前我國大多數中職學校在這一方面都有所成果，但是其中也依舊存在著一些問題有待于完善，在未來發展過程當中，應當對于現代化技術予以高效運用，挖掘檔案信息資源的價值，使得中職學校檔案信息資源的開發利用效果能夠提升到一個嶄新的層面上來。

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