辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

譚娜

（湖南省醫藥技工學校，湖南長沙 410000）

文書檔案主要指的是那種記錄社會歷史變遷，并可以準確反映出社會出現問題跟解決法案的重要社會結果，對于企業以及社會的發展進步也有著非常重要的意義。此外文書檔案的收集跟歸檔工作作為具備有技術性質跟服務性質雙重性質的工作，其在現階段的管理過程中還存在有比較多的問題，也就要求相關管理人員能夠加強對該方面的研究力度，來促使辦公室文書檔案的職能得到最大限度的發揮。

1 文書檔案管理工作中存在的幾點問題

1.1 歸檔文件內容不夠全面

在辦公室的文書檔案管理過程中，還經常會出現歸檔文件不健全的情況，導致了檔案遺失以及不全等情況發生。因為辦公室文書檔案的內容非常多樣化，涉及方向比較多，來源途徑也比較豐富，并具備非常重要的參考價值。這些文件如果出現了遺留的情況，還存在有難以重新采集的問題，對于檔案管理人員的歸檔工作也就會造成比較大的影響。此外我國許多單位的文書檔案管理人員都是兼職或者實習人員，其檔案管理水平不足，也沒有足夠的時間跟精力來進行檔案文書資料的管理工作，也就導致了文書檔案材料難以被及時地收集跟整理。

1.2 檔案管理體系不夠完善

在現階段的檔案管理工作中，還有許多檔案管理人員對于文書檔案的收集跟歸檔工作的認識程度不足，在進行文件的收集以及歸檔過程中注意力也不夠集中，也就經常性會出現檔案文件丟失的情況，檔案管理工作的真實性跟有效性也就難以得到很好的保障。在現有的辦公室文書檔案管理過程中還存在有以下幾點問題：（1）許多單位辦公室還存在有檔案管理程序不夠規范的情況，很多重要的資料也多是隨意放置在辦公室的各個角落中，也就容易出現文書檔案遺失的情況。（2）不同單位的歸檔形式也存在有比較大的差異性，而且需要進行歸檔整理的文書檔案數量非常高，也就導致了檔案管理工作難以獲得良好的管理效果。（3）很多檔案管理工作中還存在有檔案不夠完整的問題。在很多資料中還有著斷章的情況，而在需要用到這些資料時，也需要專門找相關的部門進行補章處理，導致檔案管理工作的實效性難以得到有效的保障

1.3 文書檔案的收集跟歸檔力度不足

在現階段的文書檔案收集跟歸檔過程中還存在有管理力度不足的問題，并會直接影響到文書檔案效果的發揮，具體體現在以下幾個方面：（1）流程的規范性。目前許多辦公室在進行文書檔案的收集跟歸檔過程的處理方式比較隨意，也沒有規范性的操作流程。（2）歸檔模式的綜合性。我國目前有很多檔案資料都是通過文字檔案的模式進行存檔的，但是隨著檔案管理技術的不斷發展，促使電子文書檔案管理模式也得到了廣泛的應用。但是部分檔案管理人員對于電子檔案管理模式的應用水平跟應用經驗欠缺，也就難以獲得良好的檔案管理效果。（3）信息可靠性。檔案資料作為對歷史信息的統計跟記錄，只有在保證其真實性的基礎上才能夠促使檔案的參考跟備查效能得到充分的發揮，但是在目前的檔案管理實踐工作中依舊有著私自篡改檔案信息的事情發生，也就導致了檔案信息的真實性無法得到有效的保障。

2 提升辦公室文書檔案管理質量的幾點措施

2.1 加強對文書檔案管理人員的培訓力度

文書檔案管理人員作為檔案管理工作的具體執行者，其職業素質以及檔案管理水平也會直接影響到整個文書檔案的管理效果。而一個合格的檔案管理人員，除了具備豐富的檔案管理技能以及檔案管理經驗之外，還需要積極進行檔案管理知識體系的不斷更新，并主動參與到各種檔案管理培訓工作中，從而促進自身的檔案管理水平以及職業素質得到進一步的提升。對于文書檔案收集歸檔過程中存在的問題，還要求檔案管理人員能夠及時對上級部門進行反饋，然后針對性地提出改進意見，保障檔案管理工作的順利推行。對于部分剛參與到檔案管理工作中的工作人員，需要做好其專業技能培訓工作，在培訓完成之后還需要對其理論知識掌握水平以及實踐操作能力進行考核，只有在考核通過后才能夠參與到后續的檔案管理工作中，以保障檔案管理工作能夠按照科學的流程來進行，并進一步提升辦公室文書檔案的管理效果。

2.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

首先要求檔案的管理人員能夠對文書檔案管理詳細時間、歸檔規模以及保管時間等工作具體流程有一個清晰的了解，然后在結合了不同辦公室部門工作情況的基礎上，結合相關制度對各部門之間的責任進行充分的落實，在此基礎上進行不同類型檔案管理程序的合理確定。此外還要求檔案管理部門針對檔案采用集中保管的模式，并不得出現擅自留下使用的情況發生，在而文書檔案管理過程中，也需要結要求來對檔案管理規章制度進行優化與調整，從而滿足檔案管理工作的各項需求。在具體的文書檔案收集歸檔過程中，還需要明確以下兩點內容：（1）歸檔期限。進行歸檔期限的明確設置，并對不同期限類別的材料進行分類保管處理，以避免檔案意識等情況的發生。此外檔案期限的設定還能夠為檔案管理人員的日常工作提供足夠多的便利性，從而在無形中提升了檔案管理人員的工作積極性。（2）歸檔范圍。在歸檔范圍的確定過程中需要保持一定的適應性跟針對性，在結合了企業發展戰略以及市場環境的基礎上，進行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎上獲得良好的檔案管理效果。

2.3 對文書檔案的收集跟歸檔模式進行調整

在傳統的文書檔案收集跟歸檔工作中存在缺乏主動性、檔案資料完整性不足等諸多問題，因此各檔案管理人員還需要做好對文書檔案收集跟歸檔模式的調整工作，借此來促進檔案管理工作效率得到進一步的提升。因此文書檔案管理人員還可以從以下幾個方面出發：（1）問題反饋及時性。在文書檔案的收集跟歸檔過程之中，還經常性會出現一些檔案管理問題，如果未曾對該問題進行及時的處理，還會導致管理成本大幅度提升，并直接降低了企業的運營管理效率。因此在檔案管理工作出現問題之后還需要進行及時的反饋跟處理，以保障檔案管理體系的順利推行。（2）工作主動性。為了獲得良好的文書檔案收集跟歸檔效果，要求各檔案管理人員能夠積極加強跟其他部門的聯系，對檔案資料的收集跟歸檔工作開展進程進行安排。此外還需要定期做好檔案材料的檢查工作，以保障所有檔案資料的可靠性、真實性以及連續性。（3）硬件措施的完備性。檔案管理人員在檔案收集跟歸檔過程中，還會受到人員素質、工作態度以及業務能力等多種人力因素的影響，因此各檔案管理部門還需要加強信息化檔案管理的建設力度，來減少人力因素對檔案管理工作造成的影響。

3 結語

文書檔案作為行政管理活動的記錄載體跟現實依據，對于企業以及社會的發展也有著非常重要的意義。因此各檔案管理部門也就需要做好文書檔案的收集歸檔管理工作，并在結合了以往檔案管理工作中存在問題的基礎上，選取針對性的優化措施來提升檔案的管理水平，并為該企業的發展提供更加優質的檔案服務。