人力資源檔案信息化建設的相關思考

薛龍峰

（云南省德宏州人民醫(yī)院 人力資源科，云南德宏 678400）

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理大多都采用紙質檔案管理模式，通過人工將人員檔案信息記錄在紙上，然后統(tǒng)一進行保存，但隨著人口的日益增多，檔案管理的要求也越來越嚴格，紙質資料的數(shù)量越來越龐大，通過人工管理的方式已經(jīng)不能滿足于社會的需求，面對龐大的信息量，傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易出現(xiàn)差錯，造成嚴重的后果。因此，計算機數(shù)字化管理就出現(xiàn)在了人力資源檔案管理工作當中，利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術，將龐大的檔案信息內容進行系統(tǒng)化管理，這樣的管理方式更為簡約，而且精確度更高，也為企事業(yè)單位節(jié)約了大量的人力、物力。所以，我們必須要不斷加強對人力資源檔案管理的信息化建設。

1 傳統(tǒng)人力資源檔案管理的問題分析

1.1 整體效率較低，管理手段落后

人力資源檔案管理工作涉及員工和在職人員方方面面的信息，不僅項目繁多，且其管理內容和管理細節(jié)也較為繁雜。傳統(tǒng)的檔案管理工作多以紙質管理和人工管理為主，無法實現(xiàn)資源的統(tǒng)籌和安全的有效保障。隨著時代的發(fā)展和進步，越來越多的管理信息和管理項目與落后的管理手段之間存在著矛盾和沖突。如果不對傳統(tǒng)的管理手段和方法進行整改，繼續(xù)有可能造成檔案信息錯亂和更多的安全問題。因此，更新人力檔案管理工作的手段，提升管理效率，實現(xiàn)工作質量和管理維度的多方位提高，我們勢在必行。

1.2 人員素質落后，認知水平低下

傳統(tǒng)環(huán)境下的信息檔案管理工作也造成了管理人員素質落后的問題。無法對檔案進行有效的分類，無法保障方案的資源安全，也無法進行信息統(tǒng)籌和資源整合。這樣的整體素質無疑是無法跟上時代的步伐的，信息化的管理方法對于人員素質促進也有相應的作用。人員素質的促進主要在于以下幾個方面，管理思維的靈敏性和可調節(jié)性，管理技術的先進化程度和規(guī)范化程度，管理態(tài)度的端正和業(yè)務責任心。促進從業(yè)人員從業(yè)精神和從業(yè)道德的提升，提高他們的技術方法與規(guī)范程度，都對人力資源檔案管理工作起到直接提高的作用。

1.3 信息化制度不完整，安全問題之沖突

信息化的方案管理辦法是近年來新興的管理方法，致力于用網(wǎng)絡整合與信息技術分類的方式對人員的信息進行管理。不僅要保障檔案的整體安全，還要就漏洞進行及時的整改。與信息化管理方法飛速的發(fā)展伴行的是制度的不完善和管理章程的缺失，只有彌補制度缺陷才能讓工作人員有章可循，才能提升他們的工作效率與工作質量。安全問題的沖突與軟硬件整體水平息息相關，網(wǎng)絡安全與信息安全是我們考慮的重點問題，如何在保障安全的要求下進一步提高防火防盜力度，提升信息管理的保密便是關鍵的一步。

2 信息化建設的優(yōu)勢討論

2.1 提升管理效率，更新管理方法

信息化管理方法的最顯著一點便是提升管理效率，信息化的方法聯(lián)合了計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和有效的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。能夠在強大的數(shù)據(jù)支持技術下完成對同類數(shù)據(jù)的有效管理。傳統(tǒng)的人工計算方法和分類工作可以完全被數(shù)據(jù)化系統(tǒng)取代，智能運算的便捷性可以提高計算速度，且大大減低分類錯誤的時間。當我們需要對相關人力資源信息進行查找，只需要輸入有效信息和相關數(shù)據(jù)便可得到想要的資源，從而大大降低工作人員的壓力和負擔。

2.2 推動信息流動，突破信息滯后

信息的流動性決定了資源的可利用效率，也是提升人力資源溝通交流的有效手段。相關部門的工作人員在人力內部管理系統(tǒng)或者是專門網(wǎng)站，能夠對整體資源統(tǒng)籌情況進行類比，從而得到有效的資源數(shù)據(jù)。對于我們管理者而言，更具統(tǒng)籌性的資源系統(tǒng)提供給我們一個更佳廣闊便捷的平臺，也是提高工作整體質量的維度。對于被管理檔案而言，信息化的管理辦法實現(xiàn)了橫向和縱向的溝通，也更能夠確保檔案本身的安全。

2.3 實現(xiàn)數(shù)字建設，提升資源共享

數(shù)字化建設是當今時代發(fā)展的主旋律，與我們的人力資源信息檔案建設工作也有緊密的聯(lián)系。數(shù)字化的工作環(huán)境和管理辦法能夠讓檔案資源管理工作充滿更多可能。數(shù)字化與時代化相關聯(lián)，也與我們的常規(guī)工作統(tǒng)籌緊密相關。推動數(shù)字化建設可以把電子信息技術，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫技術以及更有效的管理制度與資源管理相關聯(lián)，從而推動人力資源檔案管理工作的有效性、制度性、規(guī)范性。

3 具體步驟與實施路徑

3.1 創(chuàng)新服務手段，提高管理質量

要想使得人力資源檔案管理工作緊跟時代的步伐，就必須在服務手段上進行創(chuàng)新，隨著信息化時代的到來，各界各行都在加緊創(chuàng)新，而人力資源檔案管理在今年的發(fā)展過程中，由于管理內容相對比較復雜，管理水平滯后。因此，要想改變這一現(xiàn)狀，就必須加大創(chuàng)新力度，提升管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度和服務方式，讓貌似陳舊的檔案管理工作煥發(fā)生機，展現(xiàn)出其獨有的價值和作用。

3.2 加強人員培訓，提升人員素質

由于受到信息化建設的影響，人力資源檔案信息的管理工作的安全風險也就變得比以往更高，為了提高信息化建設影響下的人力資源檔案管理的安全性，相關企事業(yè)單位在用人時必須要有較高安全意識的人員進行任職，并且對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行定期培訓，目的是進一步強化人員的管理職能、提高業(yè)務能力和強化其安全意識，讓其能夠自覺按照相關規(guī)定進行操作，防止檔案信息外泄、丟失等情況出現(xiàn)。

3.3 提高管理安全，加強軟硬建設

人力資源檔案管理的信息化建設，為其工作帶來了極大的方便之處，但其本身也存在著很多不安全的因素。由于計算機系統(tǒng)的復雜性，可能因為人員操作不當或者其他一些因素造成檔案信息外漏泄密的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，相關部門不但要提高檔案管理人員的工作素質素養(yǎng)，也要加強對計算機系統(tǒng)的軟硬件設施建設，建立起相應的電子檔案并且進行檔案備份，檔案信息丟失后能利用備份檔案進行還原。

4 結語

綜上所述，人力資源檔案管理信息化建設工作尤為重要，只有加強檔案管理的信息化建設，才能滿足社會的需求，為人們的發(fā)展提供重要保障。在如今的人力資源檔案管理工作中，還存在著許多的不足之處，我們應及時去發(fā)現(xiàn)這些實際存在的問題，并采取相應的改進措施，加強人力資源檔案管理的信息化建設，從而不斷推進檔案管理工作的有效性，實現(xiàn)信息資源共享以及對信息資源的利用提供保障力量。