高校檔案管理公共服務(wù)存在的問題及提升策略

王 瑜

(山東女子學(xué)院，山東 濟南 250300)

一、高校檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的影響因素

(一)公共服務(wù)依據(jù)

公共服務(wù)依據(jù)主要指高校檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，是高校開展檔案服務(wù)的有力支持。具體來講，高校檔案管理相關(guān)規(guī)章制度內(nèi)容是否完善、檔案公開程度、規(guī)章制度的可行性等都會影響高校的檔案服務(wù)。另外，公共服務(wù)依據(jù)還包括高校檔案館內(nèi)部所制定的工作管理制度以及高校檔案館所制定的應(yīng)急預(yù)案等。

(二)公共服務(wù)資源

公共服務(wù)資源主要包括原始實物、紙質(zhì)、電子等類型的原始檔案以及通過深度挖掘檔案而產(chǎn)生的檔案產(chǎn)品，例如，檔案圖冊、檔案編研年鑒等。公共服務(wù)資源直接影響著高校檔案管理服務(wù)的質(zhì)量，只有具備豐富的服務(wù)資源，才能夠有效提升檔案管理公共服務(wù)的質(zhì)量。

(三)公共服務(wù)過程

公共服務(wù)過程主要包括檔案管理服務(wù)所涉及的服務(wù)流程、辦理依據(jù)、檔案信息咨詢指導(dǎo)、辦理時限等環(huán)節(jié)。公共服務(wù)過程對檔案管理服務(wù)質(zhì)量有著重要影響，只有合理的辦理依據(jù)、簡潔的辦理流程、高效化的辦事才能夠有效提高公共服務(wù)質(zhì)量。如果辦理依據(jù)不合理、辦理流程復(fù)雜、辦事效率不高將嚴重影響公共服務(wù)質(zhì)量的提升。

(四)公共服務(wù)方式

公共服務(wù)方式主要包括檔案宣傳和檔案利用。現(xiàn)階段，檔案利用不僅局限于手工檔案查找，人們開始利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行查找利用，有效提高了檔案的利用效率。檔案宣傳也是檔案服務(wù)的重要方式，主要借助多樣化的宣傳手段為社會公眾展示高校檔案的魅力。檔案服務(wù)方式對檔案服務(wù)質(zhì)量有著重要的影響，科學(xué)的、先進的服務(wù)方式能夠有效提高高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量，反之滯后的服務(wù)方式會阻礙檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。

(五)公共服務(wù)隊伍

公共服務(wù)隊伍在高校檔案管理服務(wù)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，承擔(dān)著公共服務(wù)的使命，對高校檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量有著重要影響。高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力較強的公共服務(wù)隊伍能夠有效提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，業(yè)務(wù)能力較差、素質(zhì)較低的公共服務(wù)隊伍所提供的檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量較低。因此，為了提高公共服務(wù)質(zhì)量，高校必須打造高素質(zhì)的公共服務(wù)隊伍，更新公共服務(wù)隊伍的服務(wù)理念，改善公共服務(wù)隊伍結(jié)構(gòu)。

二、高校檔案管理公共服務(wù)存在的問題

(一)缺乏完善的法律法規(guī)

現(xiàn)階段我國高校檔案管理的法律依據(jù)十分有限，難以適應(yīng)高校檔案管理工作的要求。具體來講，高校檔案管理服務(wù)工作的開展必須依靠相關(guān)的法律規(guī)定，然而，我國法律法規(guī)并沒有明確規(guī)定高校檔案的開放時間、檔案的利用時間、檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，嚴重影響高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。并且，由于缺乏完善的法律法規(guī)，高校檔案管理工作沒有明確的檔案服務(wù)指導(dǎo)措施和檔案信息利用標(biāo)準(zhǔn)，在這種情況下，高校檔案管理服務(wù)必須按照原有的法律規(guī)定經(jīng)過繁瑣的程序?qū)υ紮n案進行檢索和利用。同時，原始檔案的利用范圍十分有限，開放性較差，不利于檔案利用和檔案產(chǎn)品的研發(fā)。

(二)服務(wù)意識淡薄

很多高校工作人員過于注重高校的教育職能和科研工作，忽視了高校對社會的服務(wù)職能。受這種思想的影響，有些檔案管人員在檔案管理工作中服務(wù)意識十分淡薄，只注重對檔案的權(quán)威式管理，沒有積極為學(xué)校師生提供檔案服務(wù)。具體來講，很多檔案管理人員認為檔案屬于高校的保密工作，教師和學(xué)生不能隨意靠近檔案館。檔案管理服務(wù)僅僅為學(xué)校提供檔案借閱，缺乏多樣化的服務(wù)形式和服務(wù)內(nèi)容。在這種情況下，高校檔案管理服務(wù)信息供給十分單一，檔案管理服務(wù)人員與檔案需求者之間的互動較少，服務(wù)效率較低，嚴重影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。

(三)缺乏特色的檔案資源

有些高校在檔案管理服務(wù)過程中忽視了特色檔案建設(shè)工作，導(dǎo)致檔案館缺乏特色檔案資源。具體來講，很多高校在檔案管理服務(wù)過程中沒有將檔案管理服務(wù)工作與公民需求和學(xué)校特點相結(jié)合，只注重對學(xué)校檔案資源的挖掘，檔案形式比較單一，缺乏多樣化、能夠反映學(xué)校各方面工作的特色檔案資源。另外，很多高校的檔案管理只根據(jù)時間對檔案資源進行整理，缺乏對檔案的主題性分類，導(dǎo)致高校的檔案資源比較松散，用戶的檔案資源查詢信息繁雜，缺乏對檔案的模塊管理和分類管理。

(四)檔案宣傳不足

有些高校在檔案管理服務(wù)工作中缺乏對檔案的宣傳，導(dǎo)致學(xué)校師生和公眾忽視了檔案的利用。具體來講，高校師生在進行科研資料查詢的時候，首先想到的是去圖書館查找相關(guān)書籍，而忽視了學(xué)校檔案資源的價值，沒有從學(xué)校檔案館查閱相關(guān)資料。這是因為，高校沒有對檔案資源進行廣泛宣傳，學(xué)校師生認識不到檔案的價值，導(dǎo)致檔案利用率不高。另外，還有一些高校雖然開展了檔案宣傳工作，但是宣傳內(nèi)容比較簡單，宣傳方式單一，僅僅以文字和圖片的方式來向?qū)W生展示相關(guān)檔案，難以滿足公眾和學(xué)校師生的檔案需求，檔案宣傳方式滯后。

(五)檔案服務(wù)環(huán)節(jié)復(fù)雜

高校的檔案服務(wù)環(huán)節(jié)十分復(fù)雜，高校檔案檢索系統(tǒng)只向高校內(nèi)部人員開放，社會公眾難以通過檔案檢索的方式獲取自己想要查找的檔案資料，無法進行檔案預(yù)約。并且，社會公眾在高校的檔案查閱需要單位提供身份證明、介紹信等文件，并填寫相關(guān)的借閱表，上報檔案館，在檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后才能夠借閱檔案資料，借閱過程十分復(fù)雜，需要較長的時間。另外，高校檔案服務(wù)必須要向檔案館提供證書翻譯認證，而這一過程需要花費最少三天的時間，嚴重影響社會公眾的檔案利用，高校檔案服務(wù)效率較低。

三、高校檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的提升策略

(一)完善服務(wù)依據(jù)

1.明確法律規(guī)定

我國應(yīng)積極明確高校檔案管理公共服務(wù)的相關(guān)法律規(guī)定，避免法律規(guī)定中關(guān)于檔案管理公共服務(wù)的模糊點，加強對檔案管理服務(wù)的法律支持。為此，我國應(yīng)積極修訂現(xiàn)有的檔案管理相關(guān)法律規(guī)定，明確高校檔案的公開程度，落實高校檔案管理的具體條款，避免高校檔案管理服務(wù)無法可依。并且，我國應(yīng)充分考慮檔案管理服務(wù)法律與其他法律之間的關(guān)系，避免檔案管理服務(wù)法律與其他法律的矛盾，為檔案管理服務(wù)提供法律保障，確保社會公眾能夠享受高質(zhì)量的檔案管理公共服務(wù)。

2.完善檔案管理服務(wù)制度

隨著社會的發(fā)展，高校檔案管理面臨著新型載體、新型領(lǐng)域等變化。為了使高校檔案管理服務(wù)符合社會的發(fā)展，必須積極完善檔案管理服務(wù)制度，設(shè)置科學(xué)的檔案管理服務(wù)應(yīng)急預(yù)案。具體來講，應(yīng)明確規(guī)定高校檔案管理服務(wù)的手段、設(shè)備要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，增強檔案管理服務(wù)的規(guī)范性。并且，我國應(yīng)針對高校檔案管理服務(wù)可能出現(xiàn)的特殊情況制定應(yīng)急預(yù)案，降低檔案管理服務(wù)風(fēng)險。

(二)加快服務(wù)隊伍建設(shè)

1.提高服務(wù)意識

只有不斷提高服務(wù)人員的服務(wù)意識，才能夠有效提升高校檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)不斷提高檔案管理服務(wù)人員的服務(wù)意識，明確檔案管理工作的服務(wù)職能，積極開展服務(wù)講座，使檔案管理服務(wù)人員堅持以人為本、服務(wù)至上的理念開展檔案管理服務(wù)工作，將用戶需求放在第一位，積極為社會公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。

2.加強檔案服務(wù)人員培訓(xùn)

加強人員培訓(xùn)是提高檔案服務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的重要途徑，因此，高校應(yīng)加強對檔案服務(wù)人員的培訓(xùn)，定期組織檔案服務(wù)人員參加檔案管理培訓(xùn)和服務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的管理理念和管理技術(shù)，提高檔案管理人員的管理能力。同時，高校應(yīng)積極引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)公共服務(wù)的相關(guān)知識，不斷提高檔案服務(wù)人員的服務(wù)能力。

(三)豐富服務(wù)資源

豐富的檔案資源是開展高質(zhì)量檔案管理服務(wù)的前提，因此，高校應(yīng)積極豐富檔案服務(wù)資源。為此，高校應(yīng)加強對高校特殊時期和特殊領(lǐng)域檔案的挖掘，構(gòu)建高校特色檔案資源庫，積極為社會公眾提供特色檔案資源。并且，高校應(yīng)加強檔案編研工作，創(chuàng)新檔案內(nèi)容，豐富檔案編研形式，優(yōu)化檔案編研成果，為社會公眾提供創(chuàng)新性的檔案成果。例如，高校可以針對不同主題的檔案開展編研工作，深入挖掘不同主題檔案之間的關(guān)系，尋找檔案內(nèi)容上的新突破，創(chuàng)新檔案產(chǎn)品。

(四)改進服務(wù)方式

改進檔案管理服務(wù)方式是提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的重要途徑，因此，高校應(yīng)不斷改進檔案管理服務(wù)方式。為此，高校可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展網(wǎng)絡(luò)化遠程服務(wù)，增強檔案管理服務(wù)的便捷性，積極為社會公眾提供遠距離的檔案服務(wù)。具體來講，高校可以利用信息技術(shù)進行數(shù)字化檔案建設(shè)，通過網(wǎng)上立卷、文檔一體化等手段對檔案進行信息化管理，為社會公眾提供信息化的檔案服務(wù)。并且，高校應(yīng)積極優(yōu)化檔案宣傳工作，豐富檔案宣傳內(nèi)容，開展多種形式的檔案宣傳，增強檔案宣傳的趣味性，吸引社會公眾了解高校檔案。為此，高校可以在檔案展覽活動之后開展有獎問答，讓社會公眾能夠用心參觀檔案展覽，獲取檔案的相關(guān)知識，深化社會公眾對高校檔案的理解。另外，高校應(yīng)根據(jù)社會公眾的需求提供檔案服務(wù)，選擇社會公眾感興趣的檔案內(nèi)容進行展覽，使檔案服務(wù)符合社會公眾的需求，進而確保高校檔案服務(wù)的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]邸家琴.高校檔案館公共服務(wù)保障機制研究[J].蘭臺世界,2017(24):14-16.

[2]王茹熠.大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案信息的公共服務(wù)與安全[J].黑龍江檔案,2017(2):30.

[3]李雪枝,程巧.高校檔案管理體制改革路徑探析[J].理論導(dǎo)報,2014(11):56-58.