流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析

王蕾

[摘 要]在市場經濟背景下，隨著流動人員總數不斷增多，單位及個人互相選擇的空間越來越大，從而導致流動人員的基本信息管理成為人事工作及社會管理的重要內容。本文首先介紹了國內流動人口人事檔案管控的現況，進而闡述了幾點科學的管理策略。

[關鍵詞]人事檔案；流動人員；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.094

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

人事檔案資料記載了一個人的經歷，既是個人歷史資料的關鍵證明，還是企業人力部門提拔人才的關鍵依據。現階段，隨著市場經濟體系的逐漸完善，人員流動情況非常普遍，而且人事檔案管理活動缺少制度化、系統化。很多檔案資料被投進社會便一去不復返，加大了檔案管理工作的難度，并且還會形成諸多廢棄資料，給人事檔案管理造成了巨大阻礙。另外，產生大量廢棄資料與檔案遺失等現象會引起諸多煩瑣的檔案糾紛情況，導致企業人力部門提拔人才時沒有科學的依據。簡而言之，人事檔案資料管理不當，會直接或間接給個人及社會帶來巨大損失。所以，研究流動人口人事檔案管理方面存在的問題，并制定科學的處理方法顯得尤為重要。

1 流動人員人事檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度不完善

現階段，國家在流動人才人事檔案工作上還沒有形成健全的管理制度，導致檔案管理工作的專業化很難得到提升。其主要體現在以下兩點：第一，有些不具有獨立人事權的企業隨意接收與管理流動人口檔案資料，從而影響了檔案管理工作的正常秩序；第二，沒有制定完善的用人制度，很多檔案管理者的素質較低，很難對人事檔案資料進行專業化、標準化管理。

1.2 檔案信息入檔不完善

流動人口人事檔案資料包含很多內容，如學歷職稱、簡歷、合同、職位任免等信息。但是，在人事檔案工作中，難以完整地歸檔這些資料：一方面，流動人才的流動性大，加上有些單位不注重已調走員工的檔案移交任務，而是讓流動員工自帶，從而極易造成人事檔案信息遺失和不全。另一方面，用人組織在選聘流動人才以后，忽略了流動人才檔案信息的采集和入檔。

1.3 檔案內容缺少準確性

人事檔案信息既是單位合理應用流動人才的關鍵依據，還是流動人才享受各項福利待遇的基礎。但是，有些流動者為追求個人利益，隨意偽造檔案內容，對年紀、工齡、黨齡以及學歷資料進行修改，極大影響了人事檔案資料的準確性。

1.4 檔案管理方式陳舊

流動人才人事檔案工作需采用高效、簡捷的現代化管理方式，由此降低檔案管理者的勞動強度，提升檔案管理的效率。但是，現階段國內很多基層檔案管理單位的管理方式比較陳舊，缺少足夠的硬件設備，未引進科學的管理技術，導致檔案管理工作的信息化程度不能滿足信息化時代的發展要求，不利于提升檔案資料的利用率。

1.5 檔案管理違規現象查處不力

盡管監察單位、人社部、國家檔案機構聯合發布了《檔案管理違法違紀行為處分規定》，但各級黨委、政府機關監督管理不當。近些年，各地區的流動人才人事檔案經常出現損壞、遺失、修改、偽造、泄密等諸多違規行為，責任機構、責任主體很少有被查懲的。

1.6 “棄檔”情況較為嚴重

“棄檔”主要指流動人員把自己的檔案資料存放在人力資源交流中心和人才市場，也不和存檔管理機構聯系時間超過3年之上。流動人口的檔案管理觀念較為淡薄，并未認識到人事檔案的重要性。很多流動人員特別是大中專人員對人事機制及人事檔案工作缺少了解，在畢業以后均是進私企工作，認為“是否有人事檔案都沒關系”，只要能調動、控制、考評工作即可，而將檔案棄之不管。

2 加強流動人員人事檔案管理的難點

2.1 檔案資料的完整性入檔難

檔案管理工作一定要確保其完整性，這是保證檔案內容準確性的基礎條件，在人事檔案管理的過程中難以滿足這個要求。由于流動人口的獨特性，有些流動人才在調離原職位后，檔案一般由本人管理，在找到工作以前，檔案資料很可能會出現遺失的情況。

2.2 檔案信息的標準化管理難

人事檔案屬于關鍵的數據信息，若要實現信息共享，就要充分發揮出檔案的價值及作用，因此要加強檔案的標準化管理。由于流動人才的職業較多，每個檔案的內容都不同，實現標準化管理較難，許多檔案依然以原始的結構模式存在，未得到及時更新，歸檔到人事檔案管理機構的資料顯得十分復雜、無序。

2.3 檔案資料的查詢與應用難

檔案管理工作的最終目的是為了提高人事檔案的利用率，若要迅速、精準地查詢檔案，當前還存在較大的難度。其主要原因是檔案的數量較多、需求范圍大、查詢頻率高、管理方式陳舊。

3 加強流動人才人事檔案管理的方法

3.1 優化檔案管理制度

國家要逐步規范流動人才人事檔案管理組織，嚴格制約無管理資格機構隨意接收與管理人事資料，切實保障流動人才人事檔案工作順利開展。檔案管理單位要努力建設一支高素養的檔案管理人才團隊，需要具有較高的政治素養及專業水平。檔案管理單位要實施持證上崗制度，定時對檔案管理者進行職業道德培訓及專業理論教育，進一步提升檔案管理人員的管理效率。

3.2 完善檔案管理采集工作

為了確保流動人才檔案資料的完整性，需從檔案信息的采集工作著手，建立完善的管理體制。首先，創建流動人才人事檔案信息采集網絡，結合檔案產生的特征，綜合采用定向采集、追蹤采集、定時采集、補充采集等途徑，防止造成檔案信息采集遺漏。其次，確定用人機構、流動人才在人事檔案信息采集入檔方面的職責，并保證檔案在流出和接收過程中的完整性。

3.3 嚴格管理檔案的詳細信息

在早期創建流動人才檔案時，相關部門一定要仔細核查流動人口的身份證、技術資格證等各種資料，結合流動人口實踐經歷的變化立即調整檔案內容，保證人事檔案信息的準確性。而且，為了滿足新時代的發展要求，還要及時調整流動人才人事檔案的內容，令檔案內容在基于傳統與共性信息的前提下，可以突出體現個人專長、專業技能、理論知識、職業道德等各種情況。

3.4 提升人事檔案工作的現代化能力

注重基層流動人口人事檔案管理組織的基礎設施創建，確保檔案管理滿足防火、防盜、避光、抗潮、抗蛀、抗高溫等要求。而且，加速流動人才人事檔案工作的信息化建設，采用信息化技術保存、檢索、追蹤入檔人事檔案資料，逐漸實現人事檔案的現代化、檔案信息電子化、檔案管理網絡化，令人事檔案可以及時體現流動人口的成長經歷，提升了人事檔案的使用價值。

3.5 嚴肅人事檔案工作的紀律

各級政府機構與人事服務組織要仔細落實中組部、人社部等單位及監察部門的各種要求，嚴肅紀律，優化制度，嚴格管理流動人口檔案資料。針對違規行為，交由黨委機構與政府人才資源社保部進行查處，根據情況的嚴重性給予當事人與相關責任主體批評教育及黨紀、政紀懲處，對于觸犯法律的，應依法追究法律責任。

3.6 確定人事檔案工作的目標

確定人事檔案工作的目標要做好以下工作。首先，在接收檔案資料時，要保證內容的完整性與真實性。而且，對每份檔案的準確性進行仔細核查，針對出現錯誤或是漏洞的檔案資料要及時向檔案的源頭索要準確的信息。其次，注重提升檔案管理者的專業素養，并從整體能力的考核上對檔案管理者提出更高的要求，要求檔案管理者持證上崗，既要確定各個管理者的工作分工，還要定期進行考評。最后，檔案管理者需要仔細處理流動人才檔案資料的采集、整理與編目工作，在對人事檔案資料進行標準化管理時，加快流動人員檔案工作的科學化、標準化、規范化建設。

3.7 轉變檔案管理者的觀念

檔案管理效果與檔案管理者的觀念息息相關，因此轉變管理觀念非常關鍵。檔案管理機構要優化檔案的采集工作，轉變檔案管理者的管理觀念，創建完善的流動人才檔案信息采集網絡，以定期定向采集模式為主，以動態追蹤的分散采集為輔，需轉變以往的檔案采集與存儲方法，繼續推行已開始局部應用的“人事立戶”的管理模式。

3.8 創新檔案管理形式

隨著市場經濟系統革新的逐漸深入，由此出現了人事代理機制，流動人才人事檔案工作、薪資核算等相關工作由人才交流組織管理，而非由用人機構管理。這是一項全新的用人制度，解決了原來人事檔案工作的封閉化、分散化等現況，逐漸朝著社會化、透明化的趨勢發展。

4 結 語

新形勢下，人員流動逐漸加快，人員流動開始變成常態，進而產生較大的流動人才人事檔案管理缺陷，甚至形成諸多廢棄資料，不利用開展人事檔案管理工作。針對新的問題與挑戰，需要提升關注度，仔細研究原因，采用科學的措施進一步優化國內流動人才檔案管理。新時期，人才資源配備開始走向市場化，一定要轉變檔案管理工作的意識，革新檔案管理信息系統，改變用人思想，為企業人力部門提拔人才提供重要的依據，科學配置社會資源。

主要參考文獻

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