淺析國有企業檔案管理信息化建設

徐嵐

[摘 要]現代化信息技術是時代的產物，也是當前生產生活實踐中不可或缺的工具與支持手段，而且信息技術的應用能夠極大程度上解放人力，為創新國有企業檔案管理工作帶來了有利契機。推動檔案管理信息化建設，既能夠解放人力，減輕檔案管理者的工作負擔，同時還可以提升資源調取與共享的效率，有效服務于國有企業的經營發展。國企在深度改革和創新檔案管理的過程中，要積極引入信息化工具，創新管理手段，讓信息化工具服務于國有企業的戰略性發展。基于此，本文首先分析了國有企業檔案管理信息化建設的必要性，進而分析了國有企業檔案管理信息化建設的作用，最后分析了加強國有企業檔案管理信息化建設的策略，希望能夠為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]國有企業；檔案管理；信息化；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.093

[中圖分類號]F272；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

檔案管理是國有企業管理體系建設中不可忽略的一個部分，為企業的長遠運營與戰略性發展提供了重要的保障，但是傳統的檔案管理方法會耗費大量的人力物力與財力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發揮檔案管理的價值。信息化檔案管理的實現則能改變過去的不良檔案管理局面，提高企業的檔案管理效率，既能夠節省大量的資源，又可以加快資源共享的步伐，為國有企業的現代化進步注入動力。下面將重點就國有企業如何有效加強檔案管理信息化建設進行探討。

1 國有企業檔案管理信息化建設的必要性

目前，全國范圍內都在不斷強化云計算以及大數據，從而為國有企業信息化建設提出了更高的要求。檔案管理部門在國有企業改革進程中扮演著重要角色，尤其是要配合國企對追蹤企業運營管理活動和長期戰略規劃的相關工作給予信息數據資料的支持。所以，國有企業要積極推動檔案管理信息化建設的力度，以適應國企的長遠發展需要，為國企的戰略性建設提供科學全面的信息支持，幫助國有企業做大做強。國企檔案管理信息化建設的必要性主要體現在以下幾個方面。第一，目前我國正在積極促進大數據時代建設，推動數字化發展以及網絡與數據共享，已經成為當今社會的主流方向。受這一趨勢的影響，市場經濟朝著開放性、互通有無的方向發展，而國有企業是國民經濟體系中不可或缺的一個組成部分，需要做好帶頭作用，在檔案管理領域進行信息化建設以及嘗試，拓寬企業的廣闊發展渠道。第二，在檔案管理中落實信息化管理，運用先進的信息技術是助推國有企業改革的關鍵舉措。國有企業目前正處在創新的關鍵期，必須繼往開來，在繼承優秀傳統的基礎上進行創新，在這一過程中加強檔案信息化建設是提升國企改革成效的關鍵措施。第三，檔案信息化管理是促進國企文化建設的必備力量。國企檔案除了記錄了企業的經濟運營活動，還記載了文化活動的相關信息，只有堅持創新檔案管理，走信息化發展道路，才能推動整個架構的文化建設以及文化繁榮。

2 國有企業檔案管理信息化建設的作用

在檔案管理信息化實現后，國有企業在檔案管理中將會顯現出全新局面，檔案信息化管理的突出作用主要體現在以下幾個方面。第一，共享資源提升效率。在全新的“互聯網+”時代，發達的信息化技術以及網絡數據共享功能大幅提升了企業檔案管理的便利性。目前，國有企業在積極開發與企業實際相符的服務器，力求迅速完成內部資源共享。以此為基礎，國企檔案管理部門可以借助網絡完成各項檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，從而能夠在極大程度上提升信息數據處理的效率，提高檔案管理工作的落實效果。第二，高效查詢利用檔案。檔案管理部門承擔的一項重要任務就是提供信息查詢和收集服務。過去各項操作均是借助紙質文件，通過發揮人力作用達到工作目的，但是耗時費力，也無法保證信息的準確性，而在信息化管理實現之后，可以在信息化系統中快速查找相關信息，做到及時搜索、即時應用，明顯提高了檔案管理的靈活性以及檔案的利用價值。第三，迅速備份有效管理。傳統的檔案管理模式受客觀因素，比如自然災害與人為因素的影響很大，很容易出現檔案損毀等情況，會影響檔案的存儲以及檔案的安全完整性，而在信息化管理中還能夠對其進行迅速復制與備份，既減少了對檔案存儲空間的要求，又便于存儲查閱，提升了國企檔案管理的成效。第四，幫助決策提升效益。檔案管理部門在為國有企業決策提供信息數據支持方面發揮著重要作用，其中信息化的檔案處理方法能夠在檔案管理中提升質量以及整合效率，為決策層做出科學決策提供根據，另外還能有效減少信息成本，可為國企效益增長提供助力。

3 加強國有企業檔案管理信息化建設的策略

3.1 樹立信息化檔案管理理念

檔案管理部門在國有企業的有序運轉中發揮著重要的作用，目前部門的工作重點在于徹底改革過去的檔案管理理念，積極引入信息化管理思想以及管理方法，徹底打破傳統管理模式的束縛，積極解放人力，促進實現檔案信息化建設目標。但是檔案管理工作受落后管理思想的制約非常明顯，主要表現在國企領導以及檔案管理人員缺少對檔案管理信息化的認識，也不能夠準確把握其功能與應用價值，阻礙了信息化檔案管理的落實。對此，國有企業必須從樹立正確科學的信息化管理理念著手，用正確的管理思想指導檔案信息化建設。一方面，國企領導要在思想上重視信息化管理，認識到信息化建設的必然趨勢，并在檔案信息化管理中發揮領導以及監督指導作用，尤其是要帶領檔案管理者改變落后思想，主動為信息化建設貢獻力量。另一方面，國有企業要調動全體員工的積極性，使他們在一系列的信息化管理宣傳中接受教育與指導，主動參與檔案信息化建設，提高主人翁意識。

3.2 完善檔案信息化管理制度

國有企業檔案管理信息化建設正在如火如荼地開展，在比過程中獲得了寶貴的經驗，同時也收獲了累累碩果，但是不難發現檔案信息化管理的規范性較差，主要表現為信息化管理各個環節的安排比較雜亂無章，各項工作的開展非常混亂，無法有效捋清職責源頭，難以保證責任落實。出現這一情況的一個重要原因在于信息化管理制度建設存在不足，不能為檔案的現代化管理提供完善、規范的制度約束。考慮到這種情況，國有企業要積極推動檔案信息化管理制度建設，確定信息化管理實踐中各個崗位以及工作人員承擔的職責與工作任務，把檔案管理責任進行分解，全面提升管理人員的責任感以及警惕心，走規范化的信息化管理道路。另外，在網絡檔案流轉、檢索、使用等方面等方面都需要給出明確的制度要求，并結合管理級別分清權限限制檔案資料可供使用的人員，維護檔案的完整性以及有效性，改進信息化檔案管理程序，為國企的有序運轉創造良好的條件。

3.3 保障檔案信息化管理安全

國企檔案資料具有保密性的要求，所以維護檔案安全是檔案管理的重中之重。信息化時代是一個開放性的時代，對信息化檔案管理的安全性有很高的要求，所以要在信息安全建設方面引起高度重視，建立起嚴密的安全保障體系。第一，完善硬件設施的安全保障。也就是說在檔案管理中要關注硬件設施以及外部環境的安全性，定期檢查周圍環境、線路和設備的情況，做好安全預警工作，避免檔案信息丟失或損壞。在日常管理中要堅持維修保養與日常巡查相結合；定期檢查環境，做好保養監督工作，排查安全隱患。第二，提高網絡安全保障體系的完善性。網絡開放性強，雖然為人們的實際工作帶來了極大的便利，但是一旦出現網絡系統漏洞極有可能威脅信息安全，進而有可能會帶來巨大損失。針對這一情況，需要積極完善防火墻技術，部署好內外網的網絡安全保障工作；管理員要設置檔案訪問權限，開發或者是采購先進的數據庫系統軟件，保證數據安全性以及資源共享可靠性。

3.4 關注信息化人才教育培訓

檔案管理信息化建設的核心任務是充分發揮現代信息技術的功能與優勢，轉變落后的檔案管理模式，以適應信息化時代的工作要求，規范新時期國企檔案管理工作。信息化檔案管理目標的達成，為檔案管理人員的信息素養提出的越來越高的要求，合格的檔案管理者除了要有專業素養以及豐富管理經驗之外，必須具備完善的信息化才能。而且在如今的知識經濟時代，人才隊伍建設是重中之重，關系檔案信息化建設的成敗。在進行檔案管理人才培訓時，首先需要明確信息化檔案管理對于工作人員素質能力的要求。網絡與硬件維護、軟件開發、檔案處理、信息資源規范化建設、檔案信息化管理系統操作等各個環節都需要專業化的檔案管理人才，所以當務之急是打造復合型的人才隊伍。國有企業在人才培養中可以堅持分類培養的原則，明確研究型、管理型與操作型人才缺一不可，而且要引導他們密切溝通配合，為國企檔案信息化建設貢獻力量。

4 結 語

在全面推動國有企業改革創新的進程中，如何加快國企檔案管理的現代化改革步伐是重中之重，也是信息化技術手段應用的必然舉措。在全面推動國企結構轉型升級，落實企業戰略性發展目標的過程中，必須要有各個方面的數據信息以及檔案資料作為根本支撐。為提高檔案管理的質量以及效率，滿足檔案現代化和智能化建設的需要，國有企業要把握信息化建設的方向，完善信息化管理措施，落實檔案管理的現代化以及智能化。

主要參考文獻

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