關于合同管理的幾點思考

鐘國煉

[摘 要]合同管理是企業管理中的重要內容，也是管理鏈中的一個關鍵環節。企業要把握前期采購、合同談判、合同簽訂和合同履行“四個不”思維，即采購不誤時間、談判不流形式、簽訂不留死角、履行不留余地，加強過程管理，做細工作，形成規范。

[關鍵詞]合同管理；合同履行；規范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.052

[中圖分類號]F272 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

1 采購不誤時間

無論是招標還是非招標（詢價、單一來源、競爭性談判）等方式進行采購，采購需求部門都要認真把好技術文件編制關，準確定位采購方式（詢價與單一來源）之間的差異，同時要區分是物資采購、服務采購、工程采購或其他類型，準確上報計劃，按照相應的范本編寫文件。采購需求設置要合規、合法、完整、明確，要體現公正合理的要求，不得附加任何歧視性條款，不能有指向性、傾向性等不合格現象，要準確無誤地表明要求以及想要達到的目的，使采購項目能按時正常走流程完成掛網招標。同時，歸口合同管理的計劃部門要跟進項目采購文件，適時適用“三項制度”，把好商務審查關，使項目能順利完成開標等程序。

1.1 適時適用最高（低）報價制度

無標底招標對價格控制較為困難，從以往招標情況看，都在不同程度上碰到圍標造成的哄抬標價以及低價搶標現象。按照不同的項目，在制定招標文件時要合理設置最高（低）價格，可以促進順利完成項目招標工作。一般情況下，對低價中標的采購活動要設立最高報價約束，防止超預算使采購活動流標現象反復發生。對于副產品銷售等高價中標的采購活動設立最低報價約束，防止中標價格低于市場普遍價格。

1.2 適時適用投標保證金制度

投標保證金制度是避免投標人在投標有效期內隨意撤回、撤銷投標或中標后不能提交履約保證金和簽署合同等行為而給公司造成損失、特別是時間損失的有力手段。要根據項目的實際情況，對一些門檻不高、難度不大的項目以及副產品銷售等招標設立保證金，提高采購質量，避免第一中標人爽約，避免出現圍標、串標現象。

投標保證金是現代工程招投標工作中的重要環節，其能夠極好地約束招投標參與者的個人行為，并維護他人的合法權益，也避免了出現圍標情況。但在實際操作中，要注意防范風險，比如采用支票形式繳納保證金，方便了投標人，但是招標人很難判斷資金的真實性，只能從形式上檢查支票是否符合要求，從而會給招標人帶來一定的風險。

1.3 適時適用履約保證金制度

所謂合同履約保證金，是為了防止各種不確定性風險以及考察中標單位有沒有實力完成此采購項目的一種程序，具有控制合同有效執行與防范風險的功能。對非階段性、短期內不能完成的項目尤其是承包項目、運行維護項目以及副產品銷售等設立履約保證金，可以有效保障生產有序、連續進行。

在商務審查中，要嚴格勘察、設計、監理、施工、調試、承裝（修/試）、招標代理機構、特種設備和壓力管道等項目的資質管理規定、資質標準，確保完全符合國家法律法規管理規定。同時，在業績規定上，保持適度穩定；在合同和用戶證明上，和最終用戶簽的合同，由最終用戶出具證明；對于設備供應，要求兩個工程投運三年及以上；對設計、施工、調試、監理等單位，要求5年內兩個投運業績，并把握母公司可以用子公司的業績，子公司不能用母公司的業績。通過以上幾個方面的把關，保障中標單位的合適性。

對于非招標采購方式，原則上采用詢價方式進行采購，應滿足如下條件：一是采購金額低于集團公司規定的招標標準限額；二是采購標的市場供應充足，滿足條件的潛在的供應商有3家以上，能夠形成充分的競爭；三是采購標的價格要相對穩定、透明，在一定時期內波動幅度不大。

采用單一來源以及競爭性談判方式進行采購，也要滿足相應的條件。采用單一來源采購方式應符合以下條件之一：一是采用不可替代專利、專有技術或者其他特殊原因，只能從唯一的供應商處采購；二是原采購的后續維修、零配件供應、更換或擴充，必須向原供應商采購；三是因必須保證與原有采購項目一致性或者服務配套要求繼續從原供應商處添購的；四是因樣件試制、樣機試用、小批量質量穩定性驗證需要而從新開發供應商處采購的，以及因新技術聯合開發等需要從特定供應商處采購的；五是緊急采購；六是詢價失敗后，經批準可以進行合同談判的。采用競爭性談判方式，應符合下列條件之一：一是技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；二是滿足條件的潛在供應商較少，不能形成充分競爭；三是不能事先計算出價格總額的。

2 談判不流于形式

明確由承辦部門負責組織合同談判。合同談判前，承辦部門要做好相關的信息收集工作，并組織相關部門（計劃、監察、財務、生產等有關部門）人員召開內部會議，討論有關事項，并對后續談判評估最高及最低的期望值。工程（物資）合同，沒有經過比價項目，事先由承包方負責提供工程預算書（或物資報價單）等資料，經生產部門負責審核工程量后，計劃部門負責審核預算（物資部門負責審核物資價格）合理性，監審部門負責最終預算（價格）審計后簽訂合同。談判資料、人員不全時，談判人員不能談判。合同談判一般分為技術談判和商務談判，談判時，技術條款談妥后，方可進行商務談判。合同談判全過程要保持談判人員穩定，無特殊情況，不得更換。

談判的過程和結果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認，然后根據談判結果來編寫合同文本，并由公司的職能部門審核，主要審核合同是否合法，內容是否嚴密和可行。企業要對合同進行分級授權管理，在限額的范圍內可以批準簽訂合同，超過限額的合同，要有管理權限的上級審核通過后才可以授權公司對外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號然后歸到檔案部門管理，有關財務收支的要留一份原件給財務部門記賬所用。