企業(yè)搭建辦公會(huì)系統(tǒng)的思路及關(guān)鍵技術(shù)分析

李蜀

[摘 要]在市場經(jīng)濟(jì)的背景下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)探尋一種以最少的資源投入完成多項(xiàng)任務(wù)的運(yùn)營模式，從而實(shí)現(xiàn)效益最大化的目標(biāo)。為提升會(huì)議效率、減少會(huì)議支出，企業(yè)可利用移動(dòng)技術(shù)搭建辦公會(huì)系統(tǒng)。基于此，本文從企業(yè)搭建辦公會(huì)系統(tǒng)的重要意義入手，分析了企業(yè)辦公會(huì)系統(tǒng)的搭建及關(guān)鍵技術(shù)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；辦公會(huì)系統(tǒng)；搭建技術(shù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.045

[中圖分類號(hào)]F270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-00-02

1 企業(yè)搭建辦公會(huì)系統(tǒng)的重要意義

對于集團(tuán)企業(yè)而言，由于實(shí)際工作需要，常常會(huì)召開各種類型的會(huì)議，如總裁辦公會(huì)議、董事會(huì)議、分公司經(jīng)理級(jí)會(huì)議，等等。在傳統(tǒng)的會(huì)議模式中，會(huì)議的組織者需要借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通知相關(guān)人員到指定的會(huì)場參加會(huì)議。因集團(tuán)企業(yè)具有規(guī)模大的特點(diǎn)，加之參與會(huì)議的人員較為分散，所以，一場會(huì)議從籌備到結(jié)束需要持續(xù)相當(dāng)?shù)臅r(shí)間，前期準(zhǔn)備耗時(shí)較長，會(huì)議期間產(chǎn)生的費(fèi)用相對較高，在一定程度上提高了企業(yè)成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，跨區(qū)域的大型集團(tuán)企業(yè)，每年因開會(huì)造成的額外經(jīng)濟(jì)損失約為800萬～1 000萬元。由此可見，會(huì)議開支已經(jīng)成為大型集團(tuán)重要的成本支出。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，移動(dòng)通訊技術(shù)得到快速發(fā)展，為順應(yīng)移動(dòng)技術(shù)改變企業(yè)經(jīng)營管理模式的潮流，實(shí)現(xiàn)快捷、高效、無紙化辦公，并降低會(huì)議的整體開支，某集團(tuán)企業(yè)決定建立總裁辦公會(huì)系統(tǒng)，該系統(tǒng)針對議題預(yù)覽、審議等需求，打造移動(dòng)辦公，通過開發(fā)專屬的APP應(yīng)用程序提升會(huì)議效率，從而使集團(tuán)內(nèi)部的溝通變得更加順暢。該系統(tǒng)的搭建和應(yīng)用，可以滿足集團(tuán)日益增多的會(huì)議管理需要，并為各部門提供便利的與會(huì)條件，使管理人員能夠更加高效地提交會(huì)議議題，及時(shí)查看議題的審

核結(jié)果。

2 企業(yè)搭建辦公會(huì)系統(tǒng)的思路及關(guān)鍵技術(shù)

2.1 辦公會(huì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路

本文提出的總裁辦公會(huì)系統(tǒng)由兩個(gè)部分組成：一部分為管理平臺(tái)，它的主要作用是為各部門的會(huì)議管理人員服務(wù)，通過該平臺(tái)會(huì)議管理人員可以發(fā)起議題及提交議題文件；另一部部分為移動(dòng)端，可在IPAD上使用總裁辦公會(huì)APP，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)查看議題的詳情及會(huì)議安排情況，并且還能在移動(dòng)端上對議題進(jìn)行批注及編輯。

2.2 系統(tǒng)的具體功能

2.2.1 管理平臺(tái)的功能

本系統(tǒng)中的管理平臺(tái)即PC端，采用的是模塊化設(shè)計(jì)理念，由5個(gè)模塊組成，具體如圖1所示。

管理平臺(tái)中的每個(gè)模塊都具備相關(guān)功能，具體包括以下幾個(gè)方面。

（1）登錄管理模塊的功能。該模塊可驗(yàn)證登錄系統(tǒng)的用戶身份，確認(rèn)用戶名和密碼全部正確后，用戶才能正常登錄系統(tǒng)，同時(shí)系統(tǒng)支持SSL加密傳輸。SSL即安全套接層，這是一種網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)議，它能夠?yàn)閿?shù)據(jù)完整性提供保障。

（2）議題管理模塊的功能。通過該模塊，會(huì)議議題的發(fā)起人可創(chuàng)建新的議題，能夠直接在系統(tǒng)中填寫議題的標(biāo)題、時(shí)間、類型、部門等信息，并且還能上傳議題的附件。在議題未被選中前，可以借助該模塊，對議題內(nèi)容進(jìn)行修改、編輯、刪除和保存。議題發(fā)起人員可通過列表的形式查詢發(fā)起的議題，可按關(guān)鍵詞搜索議題。議題附件支持以下幾種格式：Word、Excel、PPT、PDF等。議題共有保存、提交、初審、終審和駁回5種狀態(tài)。

（3）會(huì)議管理模塊的功能。會(huì)議管理人員通過該模塊可在系統(tǒng)中創(chuàng)建會(huì)議申請，同時(shí)可填寫會(huì)議的標(biāo)題、類型、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。當(dāng)議題通過初審后，可提交給總裁進(jìn)行終審，從多個(gè)議題選擇最近的會(huì)議。會(huì)議管理人員可在系統(tǒng)中對領(lǐng)導(dǎo)批示的議題副本進(jìn)行查詢和瀏覽，可對不同領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行分別展示。當(dāng)會(huì)議完畢后，管理員可以利用該模塊對本次會(huì)議申請進(jìn)行結(jié)束歸檔。

（4）用戶管理模塊的功能。管理員可按照實(shí)際需要，為用戶分配不同的系統(tǒng)使用權(quán)限。

（5）系統(tǒng)設(shè)置管理模塊的功能。通過該模塊，可對會(huì)議類型、議題類型以及會(huì)議地址進(jìn)行自定義配置。

2.2.2 移動(dòng)端的功能

在本系統(tǒng)中，移動(dòng)端具有如下功能。

（1）最近會(huì)議。用戶登錄后，應(yīng)用會(huì)展示最近的會(huì)議界面，主要包括會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、需要進(jìn)行決策的議題列表等內(nèi)容。

（2）議題詳情。用戶可在最近會(huì)議界面中，點(diǎn)擊議題列表內(nèi)的議題，此時(shí)界面會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到議題詳情。該界面除了包含議題的標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息之外，還有附件列表，點(diǎn)擊附件列表可對其中的內(nèi)容進(jìn)行瀏覽和編輯，修改后的附件可上傳至服務(wù)器。總裁對議題的附件進(jìn)行批注、審核時(shí)產(chǎn)生的副本，僅總裁和管理員可見。

（3）歷史會(huì)議。系統(tǒng)管理員可對同一次會(huì)議中所有的議題進(jìn)行歸檔，通過APP客戶端，用戶可在歷史會(huì)議模塊中查看相關(guān)內(nèi)容。歷史會(huì)議在APP客戶端中以“會(huì)議時(shí)間+類型”的組合形式呈現(xiàn)給用戶。

2.3 系統(tǒng)的搭建與實(shí)現(xiàn)

2.3.1 管理平臺(tái)

在該平臺(tái)的搭建與實(shí)現(xiàn)中，會(huì)議管理和議題管理是重點(diǎn)環(huán)節(jié)。①會(huì)議管理。在系統(tǒng)主界面的左側(cè)導(dǎo)航欄中，點(diǎn)擊會(huì)議管理后，選擇會(huì)議列表，用戶便可進(jìn)入會(huì)議列表界面，在該界面可以完成會(huì)議創(chuàng)建、查詢、刪除、歸檔等操作。在已歸檔的歷史會(huì)議列表中，用戶可查詢歷史會(huì)議。②議題管理。進(jìn)入議題列表管理界面的用戶需要具有一定的權(quán)限，各部門主任的賬號(hào)登錄系統(tǒng)后才能進(jìn)入該界面，才能對議題進(jìn)行創(chuàng)建和編輯。同時(shí)，使用辦公室主任的賬號(hào)登錄系統(tǒng)，可進(jìn)入議題審核管理界面，在該界面中可完成議題查詢、初審、終審等操作。

2.3.2 移動(dòng)應(yīng)用

在移動(dòng)端應(yīng)用辦公會(huì)系統(tǒng)中的相關(guān)功能時(shí)，需要先進(jìn)行下載安裝，首次啟動(dòng)APP程序時(shí)，需要登錄VPN（虛擬專用網(wǎng)絡(luò)），點(diǎn)擊允許VPN配置，隨后在登錄界面中輸入用戶名、密碼，系統(tǒng)驗(yàn)證無誤后，便可正常登錄。在APP應(yīng)用首頁中有最近會(huì)議和歷史會(huì)議，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。

2.4 系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)軟件時(shí)遵循先進(jìn)性、安全性、可靠性的原則，采用當(dāng)前最流行的分層模式，軟件的總體架構(gòu)如圖2所示。

從圖2可以看出，系統(tǒng)軟件共分為3層，即展示層、應(yīng)用層和基礎(chǔ)層。其中，展示層由PC端和移動(dòng)端組成；應(yīng)用層由會(huì)議管理、議題管理、會(huì)議類型、會(huì)議地點(diǎn)、文件管理、客戶端接口管理等功能模塊構(gòu)成；基礎(chǔ)層包含軟件平臺(tái)和基礎(chǔ)設(shè)施。

2.5 系統(tǒng)搭建的關(guān)鍵技術(shù)

2.5.1 WPS技術(shù)

在本系統(tǒng)中，決策會(huì)議應(yīng)用與WPS技術(shù)進(jìn)行集成，由此可實(shí)現(xiàn)文檔瀏覽、編輯等功能。具體的技術(shù)流程如下：當(dāng)用戶點(diǎn)擊附件名時(shí)，APP能夠自行調(diào)用WPS軟件接口，從而打開相關(guān)的附件；用戶可對附件進(jìn)行瀏覽、編輯等操作，并在完成修改后，點(diǎn)擊“×”時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示用戶是否保存修改結(jié)果；用戶點(diǎn)擊保存，WPS通過接口將文件副本回傳給APP。

2.5.2 VPN技術(shù)

本系統(tǒng)中的決策會(huì)議應(yīng)用與VPN技術(shù)進(jìn)行集成，由此實(shí)現(xiàn)了安全訪問。具體的技術(shù)流程如下：用戶點(diǎn)擊圖標(biāo)啟動(dòng)APP后，APP會(huì)自行調(diào)用VPN功能，自動(dòng)創(chuàng)建VPN鏈接，APP所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部在VPN網(wǎng)絡(luò)通道內(nèi)運(yùn)行，確保了訪問的安全性。

3 結(jié) 語

搭建辦公會(huì)系統(tǒng)是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，為使系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)的應(yīng)用需要，必須結(jié)合實(shí)際情況設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能模塊。同時(shí)，要保證軟件的先進(jìn)性，并采取合理可行的技術(shù)，提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和穩(wěn)定性。

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