OA辦公系統在疾控信息化建設中的應用

崔婷婷

摘要 辦公自動化（OA）將新型辦公方式和計算機通訊技術結合起來提供給多人協作、共享、協同辦公的一種新型的辦公模式。可以實現全方位的信息采集和處理、信息互通、工作流程自動化、文檔一體化等自動化辦公體系，從而全面提高工作效率和管理水平，為中心管理提供準確、及時、全面的服務。

【關鍵詞】辦公自動化 信息化管理 協同工作平臺

根據中心的全面質量管理要求，在工作中十分講求效率和效益，OA系統已經在國內企事業單位廣泛使用并逐步得到中心領導管理的重視，改變過去復雜而低效的手工辦公方式向自動化轉變的發展方向，為中心員工提供一個能夠實現資源共享、結果查詢、過程管理和內外聯系的工作環境，調整管理體制，靈活性顯著提高，極大地擴展了工作的伸縮性，在提高效率的基礎上增加協同辦公的能力。

1 中心信息化管理中應用OA系統的必要性

在傳統的辦公模式中，上下級或部門人員溝通不及時往往會造成事件處理過程中出現偏差或者遺漏，影響進度和降低辦公效率。而通過協同OA系統可以實現點對點或點對面的交流，信息的處理和工作的協同可以瞬間完成，突破時間和空間限制為協同管理提供一個良好的管理和交互平臺。同時，OA系統所特有的流程固化和優化使得各項管理更加高效和可控。

2 協同辦公的顯著優勢

2.1 極大的提高工作效率

由于當前辦公系統的各方面條件所限導致工作響應不及時，政令不暢通，以及公文傳遞延遲。而采用OA辦公系統后公文草擬、審核、批辦、簽發、登記、傳閱等都在OA上進行，極大的縮減了辦公時間，大大加強了政令推行的時效性。

2.2 節約資源強化管理

辦公用紙也是一筆不小的開支，中心每月發放公文、通知、工作計劃等大量紙張的用量不可小覷。引進OA辦公系統后一年可以為中心節約大量的耗材和辦公用紙。

2.3 知識管理

可以將得到的信息整理、轉化、利用、分發，并且在這些信息的利用實踐過程中，又可以創新成為新的信息和知識，把有價值的信息整理出來，讓人在知識分享中對其集體的知識與技能進行捕獲與運用，促進組織文化的發展。

3 0A協同辦公系統的應用效果

OA協同工作管理平臺的網絡架構圖如圖

3.1 信息發布平臺

為中心內部信息發布及傳播的一個公共平臺，使中心的動態、公告、規章制度、各類型文檔等使用透明化、自動化、管理者可以全面把握各項工作的執行情況。

3.2 公文管理平臺

解決公文傳遞過程慢，紙質化成本高，信息傳遞不及時，不方便查閱等問題。實現公文流轉自動追蹤、自動提醒辦公、待存緩辦，修改編輯、流程監督等功能。并對來文進行記錄、分類、歸檔、查詢。實現公文高效、有序、電子化管理。

3.3 個人事務管理平臺

以人為中心，堅持人性化和規范化管理，采用科學的方法進行組織設計，使得組織架構趨于合理。公共模塊中涵蓋了行政管理、財務管理、人事管理等相關業務表單，例如員工請假流程全部在辦公系統中流轉，對過程可以進行有效監督，同時人事科對業務表單進行統計、匯總和分析。使員工更好的覆行職責，按照職責要求進行工作。

3.4 項目管理平臺

為更好的管理中心項目資金的使用情況，建立統一平臺，通過OA搭建業務生成器，實現對所有項目進行全生命周期管理，項目收支實時呈現，項目進度全面掌握，資源與費用的協調、統一，使整個項目的運行始終在可知可控、優質高效的狀態下完成，且科室的所有業務都與財務核算相關聯為實現項目管控和優化提供信息化管理平臺。

3.5 科研管理平臺

通過科學合理的方式對現有的科研信息資源進行共享，最大限度的發揮系統的應用功能，為中心科研管理者及相應的科研信息申報和查詢等創造便利的條件，同時簡化科研管理的申報程序。中心科研管理內容涵蓋著作、科研成果、論文以及科研獎勵等，通過有效的身份驗證完成不同的使用權限和實施功能。通過流程表單實現基礎信息的錄入，信息整理和修改、信息審核、信息綜合查詢，及時了解相應的科研進度，同時對關鍵信息的數據挖掘可以對科研管理工作提供信息支撐。

4 辦公信息系統在我中心的應用效果

（1）通過對OA的使用提高辦公效率和執行力，使信息的傳遞更加快捷、準確和方便。使用OA方便員工的信息反饋和上下級交流，實現準確和有效的內部溝通和信息傳遞。完善的目標分配、分解、監督、反饋機制，將事務落實到人，推動徹底執行。

（2）規范辦公流程強化管理，將復雜流程簡單化、簡單流程固定化，形成一個個工作流，加快辦事效率。同時，在信息系統中所有的流程都會留下痕跡，方便統計，便于匯總。

（3）搭建中心內部宣傳平臺，傳播組織文化、將中心最新動態、政策制度、公告、人事任免等重要信息第一時間傳遞給職工。員工根據個人需求隨時查詢相關的制度等資料，同時也確保這些信息的安全及保密性。

（4）實現移動協同，通過移動應用實現時間碎片的高效應用，用戶可以通過手機APP閱讀和處理辦公系統中的任務，了解最新動態等信息。

（5）實現中心基礎工作的電子化、網絡化管理，整合多種業務資源，降低管理成本。5總結

總之，OA系統的實施需要人性化的設計與管理、制度的保證和數據的支持。同時對員工進行全面培訓，這樣才能真正融入企事業單位日常工作中，加強員工的凝聚力，實現辦公的自動化和管理的集約化，有效提高中心的管理效率，節約運營成本。信息的實時共享使得部門之間的交流更加暢通和有效。隨著計算機和網絡技術的進一步發展，OA協同辦公也會不斷優化和提升，推動信息化建設邁上新臺階。

參考文獻

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