學校檔案利用工作點滴談

（煙臺市牟平區文化街道第一初級中學 山東煙臺 264000）

一、做好檔案收集，豐富檔案信息資源

1.做好宣傳工作，爭取各方面的支持

利用全校教職工大會宣傳檔案法律法規，提高全校教職工檔案意識，明確做好檔案材料的收集工作是學校各部門及每個教職員工份內的工作。增強教職工收集移交檔案的自覺性，尤其要爭取校領導的支持，只要領導的檔案意識提高了，對檔案工作重視支持了，那么檔案收集工作中遇到的一切問題就可順利得以解決。

2.制定收集制度，明確收集范圍

學校檔案館要認真編寫本單位的檔案歸檔范圍，并以文件形式下發，使大家都知道自己在工作中形成的需歸檔的文件材料必須移交檔案部門統一集中保管，使之具有約束力。在內容上要涵蓋所有載體檔案，措施上要做到公開和落實，促使每個職能部門都能自覺遵守這一工作制度。

3.建立檔案收集網絡

在學校各部門內設立一名兼職檔案員，學校綜合檔案館工作人員要經常與各部門兼職檔案員保持聯系，充分發揮兼職檔案員最清楚本部門工作活動情況的優勢，調動他們的工作積極性，使之自覺地做好其負責工作資料收集與歸檔工作。檔案館工作人員還要進行一年一度的集中定期收集，以確保學校檔案各門類和內容的齊全與完整。

二、檔案工作人員的素質

1.愛崗敬業

作為一名從事檔案管理工作人員，首先應充分認識到檔案工作是一種責任重大、最光榮的職業。只有熱愛本職工作，具有堅定的信念和立場，具備強烈的責任心和敬業奉獻精神以及崇高的職業道德修養。才有可能把檔案工作做好。檔案利用工作是一項服務性工作，因此檔案工作人員要明確服務方向和服務對象。端正態度，提高服務質量，必須嚴守國家秘密，恪守職業道德和執業紀律，不要由于利用而泄密。

2.熟悉家底

熟悉家底是做好利用工作的第一步驟，就是要求檔案工作人員要熟悉學校檔案館保存的各種檔案的門類、內容以及存放庫存位置，練就“一問清” 、“一拿準” 、 “問不倒”的過硬本領。才能迅速準確地為利用者提供所需資料。這對提高查找檔案的效率具有決定的意義。譬如，當利用者說出查檔內容時，檔案工作人員能及時判斷出這類檔案的有與無。有的，在哪個全宗，存放在何處，基本上做到心中有底。沒有的，也要說出原委。只有熟悉了館藏檔案內容，才能快速提取案卷，提高工作效率。

3.提高自身素質

檔案是最直接、最原始、最準確的知識載體，檔案工作決不只是查查翻翻那樣簡單，而是一門技術性、研究性很強的工作。這就要求檔案工作人員，要緊跟時代和科技發展的步伐，樹立終身學習思想，加強學習，補充新知識、新技能，不斷給自己“充電”，以滿足檔案工作現代化的需要。

三、堅持“以人為本，服務至上”的服務理念

在提供檔案利用服務中，檔案工作人員要有一顆為人民服務、熱愛檔案事業的心。時時把利用者的需要當作自己的需要，處處把利用者的困難當作自己的困難，設身處地為利用者著想，要以“以人為本，服務至上”的服務理念為工作宗旨。樹立以利用者需求為導向的服務思想，用“四心”貼近利用者。這樣才能把檔案利用服務工作做好。

四、健全用檔制度

在利用過程中，常會出現對檔案利用中的權限盲區問題，有的利用者，對一些憑證式、會議記錄等檔案原件材料要求復?。挥械娜舜瞬樵兂煽兒烷_具學歷證明，有的為了找人而查詢其登記表中的地址、家庭電話，針對出現的問題，在提供資料同時，既要積極提供檔案，又不漏機密，如何解決好利用者與管理者之間矛盾，我認為是建立健全規范化用檔制度。

五、不斷創新檔案利用服務機制

傳統檔案利用工作服務機制，主要形式有：以檔案原件提供利用、以檔案復制品提供利用、利用檔案內容書寫檔案證明提供利用。服務方式內容主要包括：就地閱覽、檔案借閱、復制供應、檔案咨詢、檔案展覽、目錄交流等。檔案利用服務工作多數以閉門守攤，等待利用者上門的被動服務為主。其服務的方式、方法、手段都顯得被動、內容單一、服務面窄。難以體現檔案工作的價值，檔案工作傳統的服務機制已不適應時代發展的要求。因此，必須不斷創新學校檔案工作服務機制，因為它是信息化時代對學校檔案管理工作提出的必然要求。應開發更多實用性的檔案服務形式。將傳統型與現代型服務方式相結合，主動地、有針對性地、形式多樣地將信息傳遞給利用者，擴大服務范疇實現全方位、多功能滿足利用者信息需求。向利用者提供靈活的服務。

六、做好檔案利用信息服務反饋

學校檔案館通過各種途徑將信息傳遞給利用者，此時檔案服務活動并沒用結束，為了了解檔案的服務行為、服務項目在學校和社會服務活動中的效果，還需要做好檔案利用信息服務的反饋工作。信息服務效果的反饋，是指導檔案利用信息服務不斷調整，更好地運行的科學手段。其目的就是通過對利用信息服務所產生的反饋信息進行分析研究并及時采取措施。從中發現檔案在收集、整理、鑒定等基礎工作中的缺陷。及時總結經驗教訓，促進改善學校檔案服務工作，從而提高工作效率。學校檔案利用部門要針對提供利用過程中出現的各類情況向整個檔案工作提供反饋信息。例如，在利用過程中查全率、查準率不高，是否是檔案收集不全、檢索渠道的不通暢；利用效果不理想是否是因為分類方法不科學；服務中發生爭執是否與利用手續過于繁鎖；以及利用者對現存檔案實際利用的評價滿意程度等等。檔案部門如果能及時主動收集、整理、分析各種反饋信息，通過因果互動的反饋機制，就可避免在服務工作中的盲目性，使檔案信息服務走向良性發展的軌道。

以上所述是我對提高檔案利用率的幾點看法。在當前經濟發展形勢下，檔案管理利用工作有其新要求、新內容、新特點和新方法。作為學校檔案管理人員應不懈努力、與時俱進，加強學習，要多方位地了解學校在不同時期對檔案的需求，強化檔案館的社會功能，從而探索出利用工作的新規律。轉變觀念，積極主動參與到學校各項工作中去，強化責任心，提高檔案的利用率，更好地為學校及社會服務。