行政事業單位檔案管理信息建設存在的問題及對策

李紅英

摘 要：隨著科學技術的發展，計算機在多個行業得到了廣泛應用，同時信息化產業在不斷的發展和優化，行政事業單位檔案管理信息建設成為新的發展趨勢，在這個過程中也產生了新的問題。基于此，研究行政事業單位檔案管理信息建設存在的問題及對策具有非常重要的現實意義。本文首先闡述了行政事業單位檔案信息化建設存在的問題，接著論述行政事業單位檔案管理信息化建設的對策，希望對提升行政事業單位檔案管理水平有積極作用。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;信息化建設;問題;對策

改革開放以來，我國各項事業都取得了突飛猛進的進步。自從上世紀90年代以來，隨著計算機的普及和在各行各業的廣泛使用，信息化建設逐漸成為新的發展趨勢。在這種情況下，行政事業單位的檔案管理應與時俱進，充分利用信息化技術，促進檔案管理工作的提升。但是，行政事業單位檔案信息化建設仍存在不少問題，筆者根據實際工作和學習經驗，對其中存在的問題進行討論并提出有針對性的對策。

一、行政事業單位檔案信息化建設的問題

（一）重視程度不足

整體而言，很多行政事業單位對檔案管理工作重視程度不足，在信息化建設方面投入的資金和人力也遠遠不足。盡管一些單位在檔案管理方面增加了新的軟件系統，檔案錄入方面取得了一定的進展，但是由于行政事業單位對檔案管理信息化建設認識不足，整體檔案信息化開展存在較大限制，工作進展較為緩慢。有些工作人員簡單的認為，將檔案資料存入計算機中就是信息化建設，這是一個很大的誤區。還有一些單位平時工作比較繁忙，檔案管理一直處于邊緣化狀態，在人力、物力和財力方面投入不足。總體而言，行政事業單位對檔案信息化建設重視程度不足，造成檔案信息化的開展存在問題，比如設備落后、人員素質不高、經費短缺等，影響檔案信息化建設的正常開展。

（二）檔案信息化標準不統一

在當前形勢下，檔案管理軟件琳瑯滿目，不同的單位在使用的檔案管理軟件有所區別，造成格式混亂，相互之間不兼容，在進行檔案資料移交時，不能實現無縫對接，影響檔案的存儲和正常使用。

（三）檔案信息化建設資金薄弱

檔案信息化建設對軟件和硬件設備要較高的要求，比如系統軟件，計算機、自動掃碼系統、服務器，這些軟件和硬件設備需要大量的資金投入。此外，檔案信息需要對信息進行收集、處理、存儲和使用等，這離不開網絡系統工程、機房和相應的服務器，資金的限制給行政事業單位檔案管理信息化建設造成一定的困難。

（四）檔案信息化數據庫不健全

從實際情況來看，雖然一些行政事業單位建立了獨立的檔案數據庫，但是不能實現與電子文件的互用，檔案的其它功能得不到有效的發揮。此外，行政事業單位的檔案信息在使用范圍上比較局限，不能實現網絡信息的共享，發揮不了檔案的全面作用。

（五）檔案信息化人才隊伍參差不齊

據筆者了解，很多行政事業單位在檔案管理人員方面較為匱乏，在工作時由其他人員來兼任，在檔案工作方面缺乏深入的研究，檔案管理信息化建設更是無從談起。在檔案管理信息化背景下，對檔案管理人員綜合素質提出了更高的要求，在未來的發展中要注重檔案信息化人才的培養。

二、行政事業單位檔案管理信息化建設的對策

（一）樹立科學的發展規劃

行政事業單位檔案管理信息化建設是發展的必然趨勢，單位領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，順應時代發展的潮流，樹立科學的檔案信息化建設發展規劃。但是，檔案管理信息化建設不能盲目跟風，要根據自身單位的人員、資金、工作性質等綜合考慮，確保各項工作的開展符合本單位的基本要求，設定檔案管理信息化的短期和長期發展目標，從而確保檔案管理信息化建設有條不紊的進行。

（二）健全監督機制

行政事業單位檔案管理信息化建設需要強有力的監督機制，工作的開展和創新要在法律法規要求的范圍內，健全的監督可以提升檔案管理人員工作的積極性和創新性，同時有效維護了檔案資料信息的安全性、可靠性。行政事業單位檔案管理的監督應注重內在監督和外在監督的結合，兩者形成優勢互補，第一時間精準地察覺檔案管理信息化建設存在的問題并提出更正方法，從而保證檔案管理信息化建設的合理性和安全性。

（三）對檔案管理工作設定任務

長期以來，行政事業單位的檔案管理處于邊緣化狀態，沒有明確的工作內容和任務，工作人員積極性不高，整體檔案管理效果很不理想。針對這種情況，行政事業單位領導要對檔案管理設定清晰的任務，推動檔案管理的信息化建設。同時，任務的制定和工作的開展要基于法律法規的要求，繼而事業單位檔案管理信息化能夠有章可循、有法可依。在工作任務的設定上，行政事業單位要根據自身的實際情況，確保工作開展的可操作性和連續性。

（四）提升檔案管理人員的專業素質

行政事業單位檔案管理信息化建設離不開人才的支持，在人才培養上可以從以下兩個方面來進行。首先，招聘專業的檔案管理信息化建設人才，為檔案管理的信息化提供源源不斷的活力。其次，加強本單位檔案管理人員的培訓，提升他們理論知識和專業實踐能力，加強最新軟件的學習和硬件設備的應用，為檔案管理信息化建設打下可靠的基礎，增強檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機動性。

（五）建設實用的檔案管理信息化平臺

從本質上來說，檔案管理信息化建設的目的是為了人們更好的使用，因此在建設的過程中要注重檔案管理信息化建設的實用性，落實檔案管理素材的網上翻找等信息化的運用，提升檔案管理的網頁式服務，促進信息資源傳播的速度和有效性。與此同時，實用的檔案管理信息化平臺需要不斷的優化和升級，工作人員要具有一定的創新能力，充分利用計算機和網絡技術的龐大資源，不斷挖掘檔案管理信息化服務水平，提升檔案綜合利用效果。

三、結束語

總而言之，行政事業單位檔案管理信息化建設不是一朝一夕的事情，這往往需要一個較為長期的過程，在這個過程中，離不開單位領導和工作人員之間的配合，要樹立科學的發展規劃、健全監督機制、對檔案管理工作設定任務、提升檔案管理人員的專業素質、建設實用的檔案管理信息化平臺等，從而確保行政事業單位檔案管理信息化建設的平穩發展。

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