淺談高職院校人事檔案管理存在的問題及對策

何艷紅

摘 要：隨著高等教育事業的不斷發展，高職院校人事制度改革的不斷深入和人才流動的日益頻繁，高職院校人事檔案管理要求越來越高。本文就目前高職院校人事檔案管理工作中存在較多的問題進行分析，并提出一些對策和建議。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;問題;對策

人事檔案是個人經歷、思想品德、業務能力、工作業績、工資收入等情況的真實記錄，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、使用職工的重要依據。高職院校的認識檔案管理工作是高校組織人事工作的一項重要內容。當前，高職院校人事檔案管理工作存在一些問題亟待解決。

一、高職院校人事檔案管理工作存在問題

1.檔案材料不規范，內容不準確

真實性是檔案的生命，其表現在歸檔材料真實可靠、實事求是，完全符合該員的實際情況，從現階段來看，存在以下問題：信息采集不全，人事檔案較長時間未整理、補齊材料收集量大，有些檔案材料中填寫的個人信息如出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷等信息前后不一致，填寫不準確，內容失真。現有材料不規范。干部履歷表填寫不規范，檔案材料不規范，紙張大小不一，手續不完備，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺簽名等;書寫格式不規范，有的定邊或出格。以上這些問題嚴重影響到人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多不便。

2.人事檔案信息化系統沒有建立完善

目前許多高職院校人事檔案管理工作僅限于紙張文件和存儲水平，管理中心還是傳統的實體管理，并沒有隨著現代信息技術的發展而實現人事檔案的電子化。有些雖然使用現代化設備，但僅限于用電腦打印人事檔案的目錄，至于人事信息的查詢和檢索要具體翻閱原來的紙質檔案，檔案管理人員在對人事信息進行收集、分類、整理的時候還要采取傳統的手法，這就使得檔案管理的信息化水平相對偏低。這些問題的存在嚴重影響我國高職院校人事的制度改革。

3.高職院校人事檔案管理人員的整理素質不高

隨著部分高職院校合并，師資隊伍越來越大，教職工人員的人事檔案也相應增加，但目前一些高職院校的人事檔案專職的檔案管理人員很少，并且缺乏必要的檔案理論知識來指導他們的檔案工作實踐，人事檔案工作水平不高;有的人事檔案管理人員是兼職人員，不能保證有足夠的時間和精力應對人事檔案工作，這不僅影響了管理水平，而且也影響了工作的積極性。這些都是導致了高校人事檔案建設滯后，不能適應新時期對人事檔案工作提出的更高要求。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

4.教職工來源廣泛，工作身份復雜

高職院校教職工來源以大學畢業生為主，另由機關分流、企事業單位調入、科研院所招聘的幾部分人員組成。各渠道人員檔案材料或多或少、或全或缺，情況不一，合校后，需統一規范要求，進行整檔、補檔。因此，高職院校人事檔案管理面臨的任務繁雜。

5.檔案管理信息化強度低，勞動強度大

高職院校檔案管理工作相對滯后，雖然人事檔案室配備了計算機、網絡等設備，但是人事檔案管理還停留在傳統的紙質管理層面，僅僅檔案目錄使用計算機打印，沒有采用電子文檔和網絡化管理，人事檔案從收集管理到保管利用等各個環節，仍主要依靠手工操作，工作進度慢，勞動強度大，利用效率低。

二、改善高職院校人事檔案管理的對策和建議

1.加強檔案工作信息化、現代化建設

人事檔案管理可以利用先進的計算機技術和科學的檢索系統進行動態管理，建立人事檔案數據庫系統，使檔案數據化、信息化、實現檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等工作的微機操作，快速、準確、全面提供人事信息，改變過去單從紙質檔案了解檔案信息的傳統方式，確保檔案信息的真實性和準確性，不斷提高工作效率和質量。

2.加強高職院校領導重視人事檔案管理，提高檔案人員的認識檔案意識

高職院校領導重視人事檔案管理，為檔案管理人員提供更多的學習和培訓機會，提高檔案人員業務知識和管理水平，提高檔案管理人員的地位和薪資等。

3.增加人事檔案管理渠道

很多高職院校聘用大量工作人員，其人事檔案管理部門也只能是管理學校的部分人事檔案，而非全部人事檔案。高職院校某些聘用的管理人員，工作的檔案，可轉交給地方人才交流中心和地方勞動部門管理，這樣勢必在一定程度上減輕人事檔案管理部門的負擔，同時相應的提高了管理工作質量。

4.拓寬服務功能，提高利用水平

人事檔案部門主動向學校人才信息庫提供各種關于學校教職工的具有參考價值的信息，從而使院校組織部門能夠根據人才信息庫提供的信息，及時發現能人，避免壓抑人才、埋沒人才，使各種人才揚長避短，走上最適合的工作崗位，最大限度地發揮人才收益，并且使部門之前、系統之間、單位之間的人才合理流動，避免人才積壓和所學非所用現象的發生。

新形勢下探討高職院校人事檔案管理工作存在的問題，積極尋求解決問題的對策，可以使高職院校人事檔案管理工作適應新的改革發展要求，才能開辟新的工作領域。