關于做好國際工程承包項目文件控制工作的思考

孫靖儂

(中國寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012)

0 引言

面對世界經濟一體化和市場競爭國際化，我國工程承包企業不斷加速國際化進程，大力開拓海外市場。2018年度《工程新聞紀錄》(ENR)數據顯示，全球最大250家承包商完成海外營業總額4 820.35億美元，我國69家入圍企業完成海外工程營業額1 140.97億美元[1]。要保證工程項目順利實施并取得效益，需要優質的項目管理；工程承包企業要立足于國際市場，必須提升項目管理能力。作為重要的項目管理職能，文件控制貫穿滲透于整個工程管理活動，直接影響工程進度、交工結算和經濟索賠的實現，也為工程質量、企業形象和知識管理提供必要保障，對工程項目的收益甚至成敗具有重要意義。鑒于國際工程日益增多，跨國企業、國際項目的文控規劃實施將成為項目管理關注的重點。

1 國際工程項目文件控制含義及特點

國際工程通用的FIDIC合同條件規定，任何有效的信息傳遞都應采用書面形式。工程產生的信息量難以計數，每一頁文件、每一張圖樣、每一份數據都與工程息息相關，各階段、各部門都與文控部發生聯系，文件控制對于國際工程項目具有重要影響。

1.1 項目文件控制工作的產生

國際化大型工程公司于20世紀80年代中期開始建立“項目文件控制”這一崗位及職能，通過10余年的實際操作及完善，于20世紀90年代末期形成一套完整的“項目文件控制”體系，國內個別與國際接軌較早的公司于21世紀初開始引入“項目文件控制”的理念和做法[2]。從過去沒有設立文控專業，到如今全面引入實施文控管理模式，文件控制對于國際工程項目管理的必要性和重要性已逐步成為共識。

1.2 工程項目文件控制的含義

所謂項目文件控制就是建立一套有序、可控制和可追溯的文件管理體系，根據項目質量、HSE、費用、進度、材料等方面的要求，按照一定的標準規范與程序，采用科學的方法和手段對項目文件進行規范、準確、高效的控制和管理，以提高項目文件的利用率，提升項目管理的效果。在項目質量控制、HSE控制、項目費用控制、項目進度控制、風險控制、材料控制、文件控制等幾大項目控制體系中，文件控制體系是其他各項控制體系的基礎，對其他控制體系起著重要的支撐作用[3]。

1.3 國際工程項目文控的特點

國際工程，是一項以工程建設為對象具有跨國經濟技術特征的綜合性技術經濟交往和商務活動[4]。根據國際工程的定義，可知其基本特征在于工程項目管理的組織形式，既包括在境外參與的工程，也包括國內的涉外工程。由于合同主體的跨國性，國際工程項目的文件控制更具管理的特殊性。

1.3.1 復雜性

國際工程項目普遍采用分包模式，工程簽約的各方通常屬于不同的國家，工程高峰階段可能發生幾百個分包商同時參與建設，以項目為載體形成各種各樣的文件溝通關系，文件控制管理與工程組織實施有著同樣的架構和龐雜程度。文控部不僅要處理項目內部各專業之間、與公司各職能部門流轉的文件，同時要面對業主、分包商、專利商、監理、政府及遍布各地的供貨廠商等中外各方往來文件。界面關系和信息接口的多方性、語言形式和內容載體的多樣性決定了文件控制管理的復雜性。

1.3.2 標準化

嚴格按照合同文件和國際慣例實施項目管理是國際工程的重要特點之一，這要求工程承包企業的項目文件控制模式、程序、方法、技術、管理過程和交付質量必須符合國際標準(ISO)，并通過國際標準化的文件控制管理，驅動工程項目管理的國際標準化。國際工程項目文件控制管理工作的對象不僅是與項目運行相關的各類文件，而且是符合IS0 9000等國際質量管理體系要求的文件控制管理模式，其實質是通過文件控制工作和文件管理的可追溯性來保證項目的有效運行和證明質量管理工作[5]。

1.3.3 強時效

外商在工程項目執行過程中高度重視文件工作，且文件審批流程嚴格。數量眾多且流動密集的文件信息在工程參與方之間的傳遞效率，在一定程度上影響著項目的進展，國際工程項目實施過程中跨國境、跨時區、跨地域的文件流動增加了對于文件控制的時效要求。FIDIC合同條件特別強調文件傳遞的時效性，并規定了文件送達發生效力的時間，一旦圖樣或指令遲發導致誤期，損失方將有權獲得相應補償。這更要求文控工作零拖延，避免文件傳送延誤影響項目進度和由此產生的工程索賠風險。

2 國際工程項目文控管理的策劃實施

國際工程日趨大型化及復雜化，對于文控管理專業化、科學性的要求更高。建立文控管理體系，并且保證該體系行之有效，對于工程管理尤為重要，需要針對國際工程項目文件控制工作的特點，在管理思路、管理體制、管理技術方面策劃實施文控管理。

2.1 樹立精細化的文控管理理念

面對國際工程文件控制的復雜性，文控管理策劃及執行過程中需要樹立“文以載道，不厭其精”的精細化理念：“精”就是抓住文件控制各項程序化工作流程中的關鍵節點，在紛繁復雜的信息溝通形式中保障文件的流向和流速；“細”就是細化分解文件控制的業務流程，增強各類文件的編碼規則、版次簽署、圖文格式、存檔方式等具體操作環節的精準度。只有在精細化管理的基礎之上設計工作流程、定義崗位分工，才能實現文件控制的專業化、標準化、可執行性與可追溯性，形成嚴密有序、脈絡清晰、職責明確的文件控制管理體系。國際工程文控無小事，任何一個細節的失誤都可能對工程管理的經濟效益產生影響，只有具備精細化管理理念，做好項目文控流程的每個微觀細節，文控管理的宏觀體系才能有序運行。

2.2 確立國際化的文控管理體系

由于項目執行環境、文化制度、法律體系的差異，確立國際工程項目的文控管理體系首先需要解決從國內項目文控方式轉型為符合項目所在國和業主要求的國際工程文控管理運作模式問題。文控部需要盡早介入項目執行策劃，結合ISO質量管理相關規定，基于項目規模、工作范圍及所在國法規等情況，根據項目合同關于文件的歸檔范圍、交付的數量形式、指定的管理軟件等條款，配置文控管理的制度體系、人力體系、軟件體系、硬件體系，形成橫向覆蓋各部門，縱向貫穿各階段的國際化文控體系架構。對于總承包項目，在設計、采購、施工部門相應設置文控專員作為對內對外文件正式接收和發送的統一歸口，并隨著項目執行階段的工作需要適時、適度地進行動態調整，發揮文控管理體系對國際工程各界面有效聯系的作用。

2.3 建立信息化的文控管理平臺

辦公自動化、生產無紙化、信息數字化既是工程文控管理發展的必然趨勢，也是提高文控管理水平和工程項目效益的必由之路。一方面，運用信息技術、網絡技術和電子簽名技術，將標準化工作流程納入信息管理系統，實現工程文件的生成、流轉、歸檔、檢索等工作的信息化、模塊化、智能化管理，降低文件信息跨國溝通的時間成本，提升文控管理能力和效率；另一方面，搭建以工程承包企業總部為中心、覆蓋工程現場分支機構的文件資源信息化共享平臺，國內總部利用網絡平臺進行遠程檢查、監督、指導等宏觀管理和支持作用，解決項目現場文件管理的“遙控”問題。信息化管理并不意味著文控工作職能被弱化，借助信息化技術，文控部能夠在更高的平臺提高管理效率、降低管理成本、實現更大價值。

3 國際工程項目文控管理的重要性

作為項目管理執行過程的基礎，文件控制作用于工程各階段各個管理要素，直接或間接發揮著文件的管理效力，是推進國際工程項目進度、保證交工結算和實現索賠的重要途徑，在保障工程質量、提升企業形象、實現知識管理方面對國際工程承包企業更具深遠意義。

3.1 推進項目進度

執行國際工程項目，工期就是效益。由于項目設計、采購、施工階段管理各類文件的分發、送審、升版都經由文控部傳遞、記錄、存儲，文件控制發揮著承上啟下、協調內外的信息溝通作用，對項目管理的導向力、項目團隊的同化力、項目進度的驅動力顯著。如果出現業主審查意見沒有及時反饋、用于制造的設備圖樣版本有誤、施工圖文件發放滯期等各種信息傳達不到位問題，將可能制約設計進度、影響交貨期限、延誤現場施工、造成窩工或者返工損失，導致業主的索賠和罰款。文件在項目管理界面之間的傳遞效率直接影響工期進展，及時、準確、可追溯的文控管理可以保證各階段、各單位、各部門之間信息的有效溝通和流暢銜接，推動各項工作有序進行并滿足工期要求，從而申請工程進度付款，贏得預期的經濟效益。

3.2 保證交工結算

工程項目管理有兩條主線：一條是工程實體的建設，另一條是工程文件的管理。項目收尾階段的竣工驗收不僅是業主對工程實體形態的驗收，也是對項目文件形態的驗收。竣工文件交付作為工程項目的竣工驗收的最后一道工序，是項目文控管理的收關之作。對于大型國際工程的總承包企業而言，竣工文件是對項目文控管理效果的全面檢驗，其籌備難度不亞于實體工程的建造。即使按照合同要求完成機械竣工，如果未能按期完成竣工文件的整理組卷，或者交付內容不能達到工程驗收要求，多次返工修改不僅造成工程管理成本的增加，可能因此影響工程的投產時間，形成工程完工的瓶頸。如果逾期不能向使用單位辦理竣工文件移交，將帶來合同履行的違約風險，并損失高達合同金額5%～10%的質量保證押金。

3.3 提供索賠依據

索賠與反索賠已成為國際工程的經營策略和經濟效益增長點，FIDIC合同條件規定各方須出示文件作為索賠及仲裁依據。即使擁有很好的索賠權利和機會，如果無法提供信息支持，經濟索賠和工期索賠也將難以實現。以小浪底國際工程建設為例，大壩標承包商提出索賠15項，泄洪工程標承包商提出索賠80余項，引水發電系統標承包商提出索賠35項，索賠額度高達數十億元人民幣……小浪底建管局在工程建設中，按照合同要求及時收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬余卷資料，從合同文本到談判備忘錄，從監理工程師日志到承包商現場記錄，大量完整、準確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據。對承包商提出的130余項索賠駁回100余項，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭議處理的主動權，為國家挽回巨額經濟損失。

3.4 保障工程質量

隨著ISO質量管理體系認證的推進，國際工程質量管理對于文件控制的依賴程度越來越高，工程設計、設備采購、現場施工、竣驗投運必須時刻有齊全準確、可追溯的文件作為依據。設計變更文件須經各級審核簽字后生效，供貨商文件需提交檢測報告、出廠合格證，現場施工方案完成文件報驗才能開工。上述文控環節均屬于質量管理的范疇，文件的編制審核、批準發布、更新保存過程是以文控形式保障并推進工程質量管理實施的過程。如果文控工作不能滿足獲取ISO 9000等質量管理認證的要求，企業將無法與國際接軌，甚至將失去國際工程市場的準入資格，無法參與國際工程的投標報價。因此，文控管理不僅是實現工程項目質量管理的條件，也是工程承包企業參與國際合作與市場競爭的基礎和前提。

3.5 提升企業形象

文件控制是項目溝通的載體和信息傳承的“血脈”，文控部是項目文件正式流轉的渠道和雙向溝通的橋梁，文控人員是項目文件收發的接口和展示企業形象的窗口。對外發文是否傳遞及時、范圍準確、編號清晰、內容嚴謹、格式規范、歸檔齊全、檢索便捷，以及通過項目文控管理是否處于有序有效的運作狀態等，可以直觀反映企業的管理理念和水平。尤其是在國際工程項目執行過程中，文控管理的發文質量、服務意識和溝通能力不僅體現個人素養，而且代表企業的聲譽，甚至影響國家形象。企業形象是無形資產，專業的文控管理能夠使工程承包企業在與業主、分包、監理等項目各方合作過程中展示、塑造良好的對外形象，增進合作伙伴關系，贏得業主信任支持，對于工程企業可持續發展、提升競爭力具有重要的助推作用。

3.6 實現知識管理

國際工程項目從籌建到竣工形成和積累的文件信息，作為項目執行過程和管理經驗的縮影，是工程承包企業的寶貴經驗和知識財富。世界知識產權組織(WIPO)的統計表明，有效運用專利文件的知識信息，可縮短研發時間60%，節省研發費用40%。通過對日常運行過程產生的龐大工程項目數據進行及時收集，并按照文件信息的內容進行分類整理、有序儲存，工程信息資源得到系統化整合，涵蓋高新管理技術的文件資產得到完整保存，工程項目所隱藏的知識體系表現出來，工程企業的知識資源得到不斷積累和擴充。在此基礎上提供完備的文件信息檢索與查閱服務，以便項目管理及技術人員從中挖掘和總結技術工程化、管理便捷化和經驗技術化的成果，發揮文件的最大知識效能，為企業實現知識管理提供有力的信息支持。

4 優化國際工程項目文件控制的對策

國際工程項目文控管理面臨諸多挑戰：項目建設周期長給文控管理帶來風險，缺乏國際化的文控運作機制，現場人員流動造成文件失控失存等主、客觀因素增加了文控管理的難度。基于此，采取多種措施優化文控管理勢在必行。

4.1 參與協調進度管理

為了發揮文控管理對于國際工程項目進度的驅動力，文控部應配合計劃專業，監控項目文件的進度狀態，增強文件控制在項目進度管理中的主線作用。一是滾動統計項目對內對外設計、采購、施工類全部受控文件的收發狀態記錄。這些文件狀態記錄是項目運行的基礎，可以清晰顯示項目完成的進度和執行過程的偏差。二是建立形成文件預警機制，對照各專業協作表、項目三/四級執行計劃、詢價文件出版計劃、供貨商文件交付計劃表，追蹤催查并通報預警影響工程進展的文件滯期問題，及時更新文件的提交狀態、評閱狀態、分發狀態、版次狀態、相關問題的關閉狀態及責任人等狀況，以便項目管理層協調解決有關問題、相應調整進度計劃或啟動應急措施，保障項目實現進度節點。

4.2 重視竣工文件管理

竣工文件在項目完工投產及尾款結算中起到決定性作用，是國際工程項目文控管理的重點，文控管理的前端控制和外協溝通能力至關重要。為確保在合同規定期限內完成整理組卷，并爭取一次通過業主的審核驗收，文控部首先需要充分了解并滿足業主的竣工文件管理要求，按照項目執行特點和以往工程經驗，盡早啟動項目文件交付規劃，以業主合同規定的文件管理標準為基礎，制定竣工文件組卷和交付方案報送業主方審批，作為竣工文件的制作依據。與此同時，牽頭組織文控交底，宣貫文件編碼、格式流程等各方面要求，提高全員的理解和配合程度，統籌各分包商的實際操作，使各方對業主的驗收標準保持高度協作和統一，避免出現由于管理認知上的差異，造成竣工文件返工。

4.3 介入工程索賠管理

文控部參與國際工程索賠管理的優勢在于其擁有大量原始資料和事實憑證，可以創造索賠商機或化解反索賠危機，這是對索賠雙方文控實力的考驗。從索賠角度來看，文控管理是形成積累工程證據降低管理風險的過程。①合同實施期間，應具備索賠證據的敏感意識，收集整理一切可能涉及索賠論證的線索。例如，不可抗力的影響、業主原因的變更、各方往來的函件、重要會議的記錄、現場實勘的照片等事關索賠成功的重要文件，需要按照國際仲裁法中對文件證據鏈的要求，注重文件的齊全完整、簽章日期等法律效力要素，為實現索賠權利創造充分條件。②參與索賠事件的處理，發揮文控部的信息檢索和整合能力，為索賠立項決策、編制索賠報告、及時提交索賠申請提供必要支持。

4.4 納入全程質量管理

我國《建設工程質量管理條例》首次從國家法規層面將文件管理納入工程質量控制體系，這與FIDIC合同條件及ISO質量管理對文件控制的要求是一致的，全程質量管理應成為文控部的基本職責。①在項目伊始，將文控管理的責任范圍、格式編碼、對接關系等細則納入合同條款、納入項目執行計劃、納入人員崗位職責；②在項目執行階段，聯合質量部門定期檢查各類文件整理的同步性、管理的合規性和歸檔的完整性；③在項目收尾階段，對分包商文件進行預驗收，審查核對隱蔽工程記錄、合格證原件和檢驗報告的完整準確、簽章齊全等涉及項目質量等級評定的文件內容，預驗收合格才能接收辦理文件移交。通過全程參與質量管理，保證項目文件管理滿足質量管理體系運行和認證的要求。

4.5 提升能力培訓管理

國際工程項目文控部的定位是項目管理的信息中樞、工程各方的溝通窗口，工作的重要性和復雜性對文控人員的素質能力提出更高要求，不僅需要具備與之相適應的外語能力、溝通能力、協調能力，具備工程、文秘、IT技術等方面的知識，具有服務意識、責任意識、保密意識，而且必須熟悉FIDIC合同條款的約束模式、項目管理的國際慣例、相關ISO國標、行標及合同要求，熟練應用項目文控策劃操作流程及方法。文控人員還需要掌握一定的科研能力，能夠進行數據檢索統計及信息資源開發，為工程管理決策提供依據。因此，有必要定期開展文控培訓，培養具有專業管理技能和良好職業素質的文控團隊，促進文控管理的專業發展和價值提升。

4.6 強化安全保密管理

工程企業只有擁有技術的專業性、管理的先進性，才能保持競爭優勢。文控部在項目執行過程中處理包括工程專利、技術秘密、商業秘密在內的工程科研及管理信息，在積極提供文件利用服務的同時，應正確處理信息共享與安全保密的關系，重點加強對專利商文件、工程圖文件、招投標文件及商務合同等涉密文件的管理，通過建立并嚴格執行項目文件借閱程序、對外發文應獲項目經理授權并轉換為不可編輯格式、與工程合作方簽訂信息保密協議、設置項目電子文件數據庫的訪問權限、涉密文件實行專庫專柜專人保管、重要文件數據備份等有效管理措施，控制紙版及電子版文件內容的合理使用和信息安全，防止知識產權流失對工程承包企業造成經濟損失或違反合同保密條款帶來索賠風險。

5 結語

隨著工程承包企業國際化進程的加速，文件控制在項目管理過程中的作用越來越大，因此做好國際工程項目的文件控制是文控工作者的艱巨任務和重要使命。本文通過對國際工程承包企業文件控制的策劃實施及優化措施方面的探討，希望文控工作者能夠融合工程企業國際化的發展要求，不斷探索完善文件控制管理體系，為我國國際工程承包企業參與國際市場競爭服務。