淺析檔案管理的問題及對策研究

摘要：檔案作為社會文明發展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發展進步的標志之一。檔案管理目前主要存在檔案材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發展，為使檔案的管理更加完善，這就要求通過改善檔案管理制度、采用現代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施使檔案管理更科學、更實用。在現階段中檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來檔案管理的深化和改革，我們應該認識檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高檔案管理的效能。

關鍵詞：優化；檔案；管理

隨著時代的發展，檔案管理工作越來越成為一項重要的工作。因為越來越多的單位都意識到，當前的世界發展速度太快，如果不留下檔案，那么一旦哪一步驟出現了問題，自己是無法發現的。因此就需要進行檔案的留存和管理。但是由于這項工作被忽略了這么多年，其專業的人才欠缺，管理的模式不過關等，都是嚴重的問題。這些問題沒有解決，那么就很難真正的進行檔案管理。接下來，筆者就為大家講解一下什么是檔案的特點。

一、 檔案的特點

（一）檔案內容具有專業性

檔案是記錄本單位經濟業務、財務支出等經濟情況、結果的重要資料與證據，記錄、反映了本單位的科學技術研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等經濟活動，包括了各種管理資料的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等。檔案記錄是投入的歷史成本，而歷史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）檔案來源具有廣泛性

各項管理活動都會形成檔案資料，包括了多種管理方面的專業材料，還含有大量的科研活動信息。檔案管理工作具有較強的服務性質，為經濟管理提供參考。

二、當前檔案管理存在的問題

電子文件實現網上歸檔和網上利用一直一來都是各單位急需要解決的問題。如今，現存的大多數檔案資料并沒有進行信息化的管理，如果在進行某項決策的時間，使用這樣檔案需要進行人工的方式進行收集，效率也會非常的低下，但是把檔案資料傳輸上網并進行相關檢索，就會非常輕松的將資料收集出來，盡管在內部檔案的管理過程中，一些單位使用了計算機管理，但是并沒有全面的普及，使得檔案的信息化無法完全的實現。

（一）檔案的信息化建設發展緩慢

雖然電信公司在創立的初期就設立了檔案管理部門，但是因為公司在發展的過程中沒有對檔案工作引起足夠的重視，對檔案的管理的經費投入明顯不足，這就導致了公司不能夠開發適合與公司發展的信息化檔案系統。在這樣的發展情況下，公司的檔案沒有形成網絡化的管理，檔案管理的利用效率低下，也為檢索查詢帶來了不便。

（二）檔案管理軟件已不適應信息管理工作的需要

筆者根據目前的檔案管理現狀，總結了以下幾點在檔案管理方面的問題：（1）文書檔案的管理規則出現了一些變化，原來個單位對于文書檔案的管理是以卷為單位的，現改革為以件為單位，這使得對于檔案的管理出現了較為巨大的變化。（2）目前雖然檔案的管理具有一定的信息化處理能力，但是在目前的信息化管理過程中卻沒有重視對信息資源的開發和利用，這是存在的一個主要問題。（3）無法進行高效的利用，對各種資源信息無法得到相應的整合，導致檔案的檢索所花的時間較長。

（三）信息管理一體化程度低

隨著電子科學技術的不斷發展，許多的大型企業都建立了專門的檔案管理網絡系統。許多單位也建立了相應的檔案管理系統，但是從目前的情況來分析，對于檔案的管理目前仍然停留在對一些電子檔案的管理，對早期的紙質檔案的管理程度比較低，沒有形成一體化的管理方向。

三 、如何進一步優化檔案管理措施

（一）建立規范化、信息化的檔案管理制度

高質量、高水平的檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以要迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的檔案管理系統，提高檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容

從科學用人的角度來看，為了能更好地擇優錄取和任免干部，需要對人員情況有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質量，在記錄檔案內容的時候就要盡量把個人工作經驗、工作經歷、專業特長、道德水平、資格證書、業績材料等都記錄在檔案內，提高檔案的價值，為單位用人決策提供可靠的依據，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監督機制

檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對管理工作進行監督指導，成立檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，并提出有效的改進建議，從而進一步提升檔案工作的管理效能。

總 結 ：

實現對檔案資源的信息化管理是各單位邁向新的平臺的重要一步，在激烈的市場競爭的社會中，我們應該利用好信息技術這一優勢，在信息化的浪潮中，對單位內部檔案管理進行一系列的優化，讓其在激烈的市場競爭中獲得一席之地，以提高單位的綜合競爭能力。隨著內外環境的不斷深刻變化，我們對檔案的管理也應該提出新的更高的要求。

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作者簡介：

孫敬懿（1977.10-），女，漢族，天津人，職稱：館員，主要研究方向：檔案管理。