以項目制管理高校因公出國項目的實踐與經驗

劉曉豫

導 言

國際交流合作是高校的重要工作之一，是提高辦學水平、增強科研能力、提高高校競爭力和影響力的重要途徑。然而，高校因公出國管理又是一項特殊的工作，它涉及校內多個部門和學院、國家外事主管部門、擬出訪的外國機構等，是個復雜的系統工程。如何使這一復雜的系統運轉順暢，使因公出國交流項目既符合規定又方便快捷，以及實現預期目標和出訪效益最大化，一直是高校因公出國管理工作面對的挑戰。

我國的高校和科研機構的因公出國管理人員對因公出國管理做了大量分析研究。本文作者梳理發現，研究主要集中在以下幾個方面：①對高校因公出國管理工作的發展及歷史變遷進行綜述。研究者歸納了因公出國管理體制的發展特點，提出了新時期高校因公出國管理的建議。[1]②對因公出國工作的現狀、存在問題進行探討并提出解決對策。我國部分外事工作者對科研院所、高校及軍隊因公出國管理工作進行了分析和探討，認為近年來我國出國人數逐年增加，行業范圍不斷擴大，伴隨而來的問題就是管理難度越來越大，提出了做好計劃，嚴格審批，加強紀律和歸國后管理的應對策略。[2][3][4][5]③對出國任務進行分析。一些外事工作者用Access 2007軟件對本單位和系統因公出國人員基本構成、任務類別、經費來源、出訪國家和地區分布等進行統計分析，并由此得出該單位的因公出國變化及趨勢。[6]④對高校因公出國經費管理進行分析。部分高校外事工作者對因公出國經費的特殊性進行了分析，提出了因公出國經費管理的新思路。[7]⑤對因公出國工作信息化管理的相關研究。一些外事工作者對適用于本單位的因公出國計劃填報系統設計與實現進行了分析，包括對系統的前臺及后臺信息管理的分析，以及對規范化因公出國計劃填報工作的研究。[8]還有部分人對如何使用信息化手段提高高校出國管理水平和服務效率進行了分析，試圖借此重組及優化因公出國工作的審批流程，實現該項工作的管理信息化和辦公自動化。[9]

可以看出，這些關于因公出國管理的研究，要么只聚焦于因公出國管理的某個方面如經費、任務等；要么只關注信息化管理包括軟件運用等；要么只關注因公出國管理的某個或某些階段，如出國計劃制定和審批以及回國后的管理。對因公出國全過程管理的研究極少，幾乎未見關于如何實現因公出國管理這一復雜系統運行順暢，使因公出國交流方便快捷、合規，實現出訪效益最大化的研究。

近年來，我校在推進國際化的過程中，努力提高因公出國管理工作水平，積極探索以項目制管理因公出國項目。本文介紹我們引入項目制全過程管理因公出國項目的方法及經驗，以期提供一種全過程的、系統性的因公出國管理機制。

一、因公出國任務(項目)類別

根據提高教育水平和科研能力的需要，根據其性質和特征以及分類申報及管理的需要，目前高校(我校)的因公臨時出訪項目大致分為以下五類：

圖1 高校因公出國的類別劃分

校際合作交流出訪是高校因公出國中較常見的一類，按出訪批次或人數看，在高校因公出國中占有較大比重。此類合作交流旨在鞏固和深化已有的合作，洽談開展新的合作項目，尋找新的合作契機，拓寬交流合作渠道等，此類出訪時間受政策限制比較大。

國際學者培育為高校因公出國的核心組成部分，通過支持及鼓勵高水平的教師(學者)走出去參與國際競爭及合作，提高大學自身的科研能力，從而帶動大學的科研和人才培育水平，提高大學的國際競爭力。國際學者培育的主要形式包括參加國際會議、開展合作科研、訪學、赴外參與共建科研或其他人才培養基地及在國際學術組織中履職等。

學生是大學的教育主體，因而學生海外游學也不可或缺，學生海外游學既能豐富和提高學生的閱歷及見識，又能讓學生扮演“民間大使”的重要角色，搭建校際友好聯系的橋梁及紐帶。

高校作為國家的事業單位，有時需要執行上級部門委派的任務，參與特殊的外事或者是外交任務。同時，作為外事工作的特殊性要求，有時需要赴海外解決應急突發事件。

上述五類出訪是高校因公出國的有機組成部分，彼此相輔相成，互為補充，共同完善及充實高校的因公出國項目。

二、因公出國：項目制管理與年度計劃編制相結合

為了使因公出國嚴格遵循國家的有關規定和各級的有關政策，讓每次因公出國都符合政策規定；為了做到出訪手續的辦理方便、快捷，都能及時成行；為了使因公出國的效益最大化，都取得圓滿成果，我校引入項目生命周期管理理念管理上述各類因公出國任務。

項目通常定義為“在既定時間內用預定的經費生產特定產品或完成某項任務或實現某項變革”。[10][11][12]本文中的“項目”，指上述各類因公出國的一次出訪。

項目生命周期階段的劃分，也因專家、組織、機構或項目性質而異。例如，亞洲發展銀行(ADB)將項目周期分為項目確定、項目計劃、批準、實施、項目完成/評估五個階段[13]。也有人把項目生命周期先分為計劃、實施、后項目階段三個階段，然后將計劃和實施各自進一步細化出不同的階段。

我校根據高校因公出國項目的特點以及高校工作流程，將因公出國項目的生命周期分為七個階段(如圖2所示)，并把出訪項目的生命周期管理與年度計劃編制相結合。前五個階段既是項目生命周期的前期階段，又是出訪項目年度計劃編制和審批過程，遴選并完成設計的項目，經匯總和批準后就是可執行的出訪項目年度計劃。

圖2 因公出國項目管理的邏輯程序

年度計劃是因公出國管理的核心部分，編制全校的年度因公出國計劃在于使校領導、學校國際合作管理部門和有關院系在開年之初，就清楚地知道出訪的任務目標和時間框架，及早做好安排。

(一)遴選階段

此階段是項目抉擇階段，每年年末，學校各個學院及研究院根據自己未來發展的戰略規劃和自身的核心競爭力，初步遴選出有針對性的出訪項目，這些項目同時也應符合學校學科建設發展的需要，能夠進一步提高學校的辦學水平及國際聲譽。

(二)設計階段

遴選出出訪項目后，各有關院系(申報單位)就每個具體項目編寫項目概念書或簡要的項目計劃書。各個申報單位用學校制定的《項目申報書》模版來編制出訪項目概念書或計劃書。項目計劃書包括出訪項目的意義(必要性)、預期目標、出訪的主要內容、時間和日程、所需費用和來源等，闡述出訪內容、時間和日程與實現預期目標的相關關系，包括評估該項目的指標和方法，為出訪歸來的成效評估做好充足的準備，同時也有利于督促出訪項目團隊牢記，出訪項目是以目標為導向的。

(三)專家評審階段

學校國際合作處匯總各個申報單位編制的項目計劃書，組織相關專家評審團進行評審，評審專家對項目的必要性、可行性以及出訪目的、目標是否清晰等進行評審，并提出修改意見。

(四)—(五)學校黨委會及相關行政主管部門批準

在經過專家對申報項目的評審后，通過的項目進一步由學校黨委會審定并報相關上級部門審批，使得所有項目符合國家的相關政策要求，符合學校的總體發展需求與學科建設規劃。

(六)執行階段

根據國家及學校的相關出訪規定，執行經批準的出訪計劃，即辦理具體審批手續和完成實際出訪的過程。

(七)完成和評估階段

出訪團組出訪回國后，及時提交關于出訪項目的書面報告，出訪報告在一定范圍內公開傳閱分享。出訪報告需對照項目計劃中確定的項目目標，評估出訪項目是否實現了既定目標，有哪些經驗和不足。

三、以項目制管理因公出國項目的經驗

我校近年來以項目制管理因公出國項目的實踐表明：項目制的引入，優化了因公出國的管理流程，使因公出國交流合規、方便快捷；有利于突出因公出國項目的目標導向，實現出訪項目的效益最大化。

具體而言，有以下幾點經驗。

(一)項目周期各階段人員“形成”項目團隊，提高辦事效率

多數日常行政工作是在單位內的部門、科室和類似的子部門確定好的組織結構下進行，而因公出國管理在這樣的約束下則不能順利進行，其對技術知識、信息和其他技能的需求幾乎總是跨越部門之間界限的。在因公出國管理中，需要協調多個職能部門、學院、相關領導及國家外事主管部門、擬出訪的外國機構等之間的關系，而作為具體經辦的外事工作人員沒有或很少有調度各個部門中項目所需的人力、經費等資源的權力。以項目制管理出國項目，處于項目周期各階段的人員共同“形成”一個項目團隊，外事工作人員充當了“項目經理”的角色，獲得了協調團隊成員的職權及相應的資源，增加了對每件具體事情進行把控的能力，從而使出國交流項目及時和快捷。

(二)有利于提高管理意識和管理水平

在不少高校中，相對于其他工作而言，外事行政工作不一定得到足夠的重視，具體的經辦人員傾向于將其做為具體的事件來處理，從而缺乏從中提升和凝練管理理念和管理水平的意識。引入項目制管理因公出國項目，對具體外事工作人員及相關人員的管理意識提升大有裨益。每次出訪都作為一個項目進行計劃和實施，編制的計劃要詳細和周密，要保證項目確定了出訪的預期目標，要有合理的任務、預算和進度安排。同時，統合因公出國項目年度計劃及每個具體項目，需要外事工作人員具有更好的綜合協調能力。外事工作人員管理理念和綜合協調能力的提高，是使出國交流項目及時和快捷的另一保證。

(三)引入項目制管理，有助于促進因公出國項目效益最大化

項目制管理因公出國項目的另一優點是，重視因公出國項目的成效。項目管理強調以目標為導向，在計劃階段就清晰地確定出訪項目目標，把實現目標融入項目的整個周期內，重點關注出訪團組的目標是否清晰，任務和經費是否圍繞實現目標而安排。項目制管理的引進為評估出訪的實質效果提供了新思路，因為評估項目最主要的就是評估項目是否實現了計劃階段確定的“預期目標”、是否在符合預算及日程的前提下順利出訪、出訪項目的成果是否可以應用及推廣、可供后續出訪項目借鑒的經驗和教訓等。這就促使出訪團隊在出訪過程中牢記出訪使命，圍繞實現目標開展行動，取得令人滿意的成果。

(四)可以強化過程管理和風險管理

引入項目制管理，可以借用項目管理中的遠景、使命和關鍵成功要素(CSF)過程管理模型[10]，相對地在因公出國管理工作中建立過程管理方式，以此強調因公出國項目的目的，并嚴格控制過程中的關鍵成功要素。建立關鍵成功要素檔案，對關鍵成功要素予以分級，當辦理具體因公出國手續時，如果出現這些要素達不到預設要求，將提示外事工作人員應當如何合理應對風險，協商合適的方案來糾正錯誤或將損失最小化。在這樣的過程控制下，能進一步優化過程控制及風險抵御能力。