企業知識產權檔案工作機制的構建與開發利用策略思考

魏玉瓊

摘 要：在企業的檔案管理工作中，知識產權檔案管理是非常重要的一項內容。企業的知識產權包括專利、商標、版權等，與這些內容有關的文件就是知識產權檔案。在對這些檔案進行管理時，要構建相應的工作機制，以提高檔案資源的開發利用效率。本文對企業知識產權檔案工作機制的構建進行分析，并就企業知識產權檔案的開發利用策略進行探討。

關鍵詞：知識產權；檔案工作機制；開發利用；策略

知識產權具有專業性、地域性、時間性等特點，企業在對知識產權檔案進行管理時，首先需要建立完善的檔案管理機制，采集完整的知識產權信息，形成對應的檔案，并成立專門的部門，安排專業的人員對檔案進行管理，將檔案的價值充分的開發出來，提高知識產權資源的利用率。

1 企業知識產權檔案工作機制的構建

（一）制定完善的知識產權檔案管理制度

在對企業的知識產權檔案進行管理時，需要有完善的規章制度作為參考，以促使檔案管理工作的規范化。在制定規章制度時，要根據企業所處行業的發展情況，企業的發展規模，以及企業自身的發展目標等，對知識產權檔案工作相關的制度進行完善，形成一套完整的知識產權檔案管理體系。比如，制定完善的知識產權分類管理制度，將知識產權檔案分成不同的類別進行管理，如專利檔案、著作權檔案、商標檔案、商業秘密檔案等，每一類檔案都要有針對性的管理制度。建立健全的知識檔案信息收集制度、整理制度、保管制度，使知識產權檔案工作的每個環節都有據可依。針對企業知識產權資源的開發和利用，制定對應的開發利用制度。同時，在對知識產權檔案進行管理時，應做到對檔案信息保密，并就泄密、檔案遺失等情況追究相關人員的責任，這就需要建立保密與追責制度。

（二）建立完善的企業知識產權管理機構

強化企業知識產權檔案管理，提高檔案資源的利用率，企業需要有健全的知識產權管理機構，明確各管理人員的工作職責。比如，在企業內部建立三級知識產權管理體系，每級管理體系的職責都不同，所享有的權限也不同。第一級管理體系為企業的領導者所成立的領導小組，主要負責對知識產權檔案管理作出相關的決策；第二級管理體系為企業內部的知識產權管理辦公司，主要功能是對企業的知識產權檔案實施管理；第三級管理體系是由相關部門的知識產權管理人員組成的，分別負責對本部門的知識產權檔案進行管理，并定期將本部門的相關知識產權檔案移交到專門的知識產權檔案管理部門，由其進行統一管理。

（三）完善知識產權檔案安全保障體系

企業的知識產權關系這企業的商業機密，影響著企業的經濟效益，所以必須確保知識產權檔案信息的安全性，避免檔案流失，給企業造成經濟損失。因此，有必要完善企業知識產權檔案安全保障體系。比如，所有的知識產權檔案都要備份，將紙質檔案轉化為數字檔案，而數字檔案則要通過兩種方式備份，一種是脫機備份，一種是聯機備份。根據具體的檔案內容，可以選擇實時備份，也可以選擇定期備份，這樣可以對意外災害造成的檔案流失進行防控。針對人員流動造成的檔案遺失，要通過培訓提高管理人員的素質，強化其安全管理知識，且企業要與知識產權檔案管理人員簽訂保密協議，提高工作人員的保密自覺性。

（四）將知識產權檔案與管理工作同步進行

隨著國際競爭的日益激烈，知識產權競爭成為其競爭的重要內容，所以在企業的戰略管理中，應包含對知識產權的管理。企業的知識產權管理又離不開知識產權檔案管理工作的支持，要增強企業的綜合競爭力，就需要同時做好企業知識產權檔案工作及其管理工作，兩項工作要同步進行。比如，企業知識產權的發展，要與企業知識產權戰略管理規劃結合起來，企業知識產權檔案工作要與企業知識產權的發展保持一致，將其檔案工作與管理工作進行深度的融合，共同為企業的進一步發展做出貢獻。當企業申請下一項新的專利時，要將有關專利的申請資料、審查資料、授權資料，以及有關專利使用的相關資料進行整理、歸檔，并將其存放在相應的類目下。在專利的使用過程中會產生許多新的資料和信息，要及時的對方案進行更新，以確保檔案信息的完整性和實時性。將企業知識產權檔案工作與管理工作同步進行，才能夠提高檔案管理的有效性。

2 企業知識產權檔案的開發利用策略

（一）提高知識產權檔案管理人員的素質

企業知識產權檔案管理的主體是管理人員，管理人員的業務能力決定著檔案管理效率，影響著知識產權信息的開發和利用效率。所以，要提高管理人員的綜合素質。比如，在管理人員上崗前，要對其進行系統性的培訓，使其掌握企業知識產權檔案管理的完整流程，了解其中的注意事項，強化其保密意識，在日常工作中自覺的對知識產權檔案進行保護，尤其要加強對商業機密檔案的保護。企業的每位員工所享有的知識產權使用權限不同，與自己無關的檔案，員工無權查閱。在管理人員進入企業工作時，企業應與之簽訂保密協議和勞動合同，在勞動合同中要對競業限制條款作出約定。此外，企業還應定期為知識產權檔案管理人員提供培訓，更新其知識結構，以提高其工作效率。

（二）對企業知識產權檔案進行信息化管理

隨著信息技術的發展，在企業的知識產權檔案管理工作中，也應該對信息技術進行合理的利用，以提高其管理的信息化水平，促進管理效率的提升。管理人員不僅要做好知識產權紙質檔案的分類管理工作，還應將紙質檔案轉化為數字檔案，建立完整的知識產權檔案數據庫，利用信息平臺對檔案實施管理。比如，在系統中設置編號，不同的檔案對應不同的編號，在收集到新的信息時，要及時按照編號將其錄入信息系統中。當某檔案信息需要修改時，可直接在系統中輸入編號查詢，對相應的檔案進行修改。并且，企業還可利用系統對歷年的知識產權利用案例進行分析，并根據企業的實際發展需要，按照現骨干的步驟，對數字化知識產權檔案進行增、減操作，并針對不同的級別設置對應的訪問權限，以免檔案信息被復制、盜取。

（三）對知識產權檔案信息進行深層次的編研

知識產權檔案中的信息并不是一層不變的，需要對其進行適當的編研，以主動的開發更多的有效資源，為用戶提供更好的服務，使知識產權檔案資源的利用更加集中、吸引。將同類知識產權檔案中的有效信息提取出來，對其進行加工和編排，在需要作出解釋的地方添加注釋，確保知識產權檔案信息的完整性。比如，對知識產權檔案中的內容進行統計，以數字的形式反映企業知識產權的基本情況；通過文字的形式對知識產權成果進行簡單的介紹，敘述的內容可作為企業知識產權檔案編研的最終成品；將知識產權檔案制作成圖集或者圖冊，在其中添加相關的數據或者文字，用以對知識產權進行說明，這也可作為編研成品；以專題的方式進行著述，或者通過主題的形式對知識產權檔案進行匯編，根據主題選擇相關的內容進行加工，使其成為編研成品。

3 結束語

綜上所述，在構建企業知識產權檔案工作機制時，應制定完善的知識產權檔案管理制度和管理機構，完善知識產權檔案安全保障體系，并將知識產權檔案與管理工作同步進行。通過提高知識產權檔案管理人員的素質、對企業知識產權檔案進行信息化管理、對知識產權檔案信息進行深層次的編研等手段，則可提高企業知識產權檔案的開發和利用效率。

參考文獻

[1]鐘穎.企業知識產權檔案工作機制的構建與開發利用策略[J].蘭臺世界，2017，（S1）：70-71.endprint