淺論圖書檔案的一體化管理方法

劉春梅

摘 要：隨著社會的不斷發展，將圖書檔案進行一體化管理已經成為必然的趨勢，本文對圖書檔案的一體化管理基礎進行了一定的分析，在此基礎上，論述了圖書檔案的一體化管理方法，有助于促進一體化管理水平的不斷提高。

關鍵詞：圖書檔案；一體化；管理

1 前言

對圖書檔案進行一體化管理，能夠將各種信息資源進行科學合理的整合，進而有效提高信息資源的管理水平，有助于對信息資源進行充分的利用。隨著社會的不斷發展，傳統的圖書檔案管理方式已經無法適應當今社會的要求，為了有效提高圖書檔案的管理水平，可以通過將一體化管理方法有效的運用于圖書檔案的實際管理過程中，進而有效提高圖書檔案管理的工作效率，制定科學的管理辦法，建立圖書檔案管理體系，不僅方便了人們的使用，也促進了管理效率和管理質量的提升。

2 圖書檔案一體化管理基礎分析

2.1 圖書檔案的同源性

就圖書和檔案的本質來說，圖書和檔案都屬于文獻信息的范圍之內，兩者具有相同的來源，在很多方面表現出較高的相似性，這就為一體化的管理提供了可靠的基礎。同源性決定了兩者在載體、服務性質以及管理方式和方法等方面具有較高的一致性，在實際的管理過程中，對兩者所采用的管理方式上也具有相似的部分，共同的來源和諸多相同、相似的性質成為圖書檔案進行一體化管理的良好前提。兩者之間除了具有同源性外，還具有一定的差別和不同，這種區別不但沒有對一體化管理帶來不利的影響，而且兩者之間能夠通過優勢互補對一體化管理的順利實現起到一定的促進作用。

2.2 圖書檔案的互補性

圖書與檔案之間存在一定的差異和不同，進而讓兩者之間能夠互為補充、相互促進、共同發展。檔案是事情發生整個過程最原始與最真實的記錄，能夠真實的反映出事情發生的始末，對于事情的完整記錄具有十分重要的現實意義，一旦其發生不同程度的缺失，甚至損毀，就會造成無法彌補的檔案斷損現象，進而造成非常嚴重的損失。正式由于檔案資料彌足珍貴，與其相關的圖書資料也就尤為重要，而圖書資料具有館藏量大、館藏地域廣以及較高的可靠性與復本量大等眾多優勢，能夠對檔案的劣勢進行有效的補充，進而實現兩者之間相互支持、相互輔助的目的。

2.3 圖書檔案的資源共享性

圖書和檔案資料之所以真貴，是因為其能夠對未來的事情提供可靠的資料支持，進而避免問題的發生，從而確保事情能夠得以順利的進行。圖書和檔案資料中所蘊含價值的充分的發揮，離不開對其進行有效的共享，讓人們能夠通過查閱圖書和檔案來不斷增多自身的相關經驗，進而為以后事情的發展指明正確的方向。圖書和檔案資料的管理不應該是封閉式的管理，而是盡可能的將其中所包含的重要信息共享給人們，進而有效避免孤島現象的產生，促使其文獻信息由獨立、分散的狀態達到一個有效結合與相互作用的效果。同時，在進行共享的過程中，還要對其中的涉密資料進行有效的保護，唯有獲得相關部門的許可才能查閱涉密的圖書和檔案資料，進而確保圖書與檔案資料的安全。

2.4 網絡科技的有效支持

隨著信息化技術的不斷發展，這就為圖書與檔案的一體化管理提供了先進、科學的網絡化技術平臺與可靠的互聯網信息基礎，進而對圖書檔案的一體化管理起到了良好的助力。信息化技術能夠為兩者的一體化管理提供多方面的支持，在此基礎上，為了實現兩者的一體化管理只需通過有效的組織管理和嚴謹規范的法律、法規利用有效的數據庫格式、用戶接口方式與聯機采訪、聯合編目有效手段，就可以促進其標準化、規范化的實行，從而推進一體化管理的達成與深入。在運用信息化技術的同時，還要結合當地的實際情況，進而將技術先進經濟合理的信息化技術有效的運用于圖書檔案的一體化管理過程中。

3 圖書檔案的一體化管理方法

3.1 建立完善的一體化管理體制

圖書檔案一體化管理的實現，離不開良好管理體制的有效支持，因此，要充分重視管理體制對于圖書檔案一體化管理的重要作用，建立完善的一體化管理體制。首先，要對當前圖書檔案的實際情況進行充分的考慮，并結合一體化管理的需要，建立有針對性的管理體制，并在其執行過程中，對其進行不斷地完善調整，逐漸建立完善的一體化管理體制；其次，還要重視管理體制的有效實現，采取可靠的監督機制，確保一體化管理體制能夠得以有效的實施，對于其中存在的問題，要立即予以指出，并督促相關責任人進行有效的整改，確保一體化管理體制能夠得以充分的落實，進而為圖書檔案的一體化管理提供制度上的保障。

3.2 培養引進一體化管理人才

圖書檔案一體化管理的實現離不開專業人員的支持，因此，需要采取有效的措施，提高管理人員的整體專業素質。首先，可以通過招聘的方式，將專業的圖書檔案管理人才納入到管理隊伍中，通過專業人才的有效帶動，不斷提高圖書檔案的一體化管理水平，進而能夠在短時間內提高管理隊伍的整體素質；其次，還要對當前的管理人員進行系統全面的專業培訓，并通過嚴格的考核機制，確保管理人員的專業素質能夠得到有效的提升，在進行培訓時，要注重完善科學管理、提升網絡技術以及強化外語培訓等三方面，配以有效的實習，從而培養出既懂管理又懂業務的專業技術型人才，為其一體化管理引入人才、增添動力。

3.3 完善提升圖書檔案的信息化管理

當今社會是一個信息化的社會，在圖書檔案的一體化管理過程中要進行信息技術的有效引入，將信息技術有效的運用于一體化管理過程中，進而確保圖書檔案的一體化管理能夠得以順利的開展。首先，要將傳統的封閉式管理和相對獨立的體系有效轉變為開放式的網路結構，進而對資源進行優化配置，提高統一管理的程度；其次，通過計算機網絡技術和現代化通信技術的有機結合形成高效的信息網絡，進而將較為分散的圖書和檔案信息進行有效的集中，形成資源豐富、查閱簡便快捷的信息網，進而為圖書檔案的一體化管理提供技術上的有效支持。

3.4 建立執行統一的行業管理標準

為了能夠將不同的圖書檔案一體化管理進行有效的銜接，在圖書檔案的一體化管理建設過程中，要結合實際情況建立執行統一的行業管理標準，進而加強不同的一體化管理方式之間的聯系，促進更大范圍一體化管理的有效實現。相關部門在推進圖書檔案的一體化管理過程中，要制定出科學合理的行業標準與規范，建立相應的信息集成平臺或信息管理系統，進而能夠對一體化建設過程中的行為進行有效的規范，提升信息資源智能化與集成化匯集與管理，從而確保圖書檔案的一體化管理能夠得以全面的落實。

4 結語

總而言之，隨著社會的不斷發展，采用一體化的管理方式已經成為圖書檔案未來發展的必然趨勢，也是充分發揮圖書檔案資料價值的內在要求，因此，對圖書檔案進行一體化的管理具有十分重要的現實意義。在實際的一體化管理過程中，要充分考慮圖書檔案管理的實際需要，采取有針對性的一體化管理方法，進而促進管理水平的不斷提高，以期使一體化管理在未來的信息資源管理當中發揮更大的作用，產生更大的效力。

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