新形勢下學籍檔案管理工作創新之我見

李瑩

摘 要：近些年，隨著我國計算機技術、信息技術的高速發展，中學學籍檔案已經逐漸脫離了紙質化管理，步入了數字化管理的時代。數字化的學籍檔案具備存儲量大、信息查閱速度快、數據保護度高等優點。中學生學籍檔案反映了學生在校的一切活動情況，對于學生升學，未來發展有著重要的作用。通過對新形勢下中學學籍檔案管理存在的問題展開深入探究，理論結合實際提出相應的對措施，進一步提高電子學籍檔案管理的質量與效率，為今后中學學籍檔案管理提供一定參考。

關鍵詞：中學；學籍；檔案；管理；對策

中學學籍檔案，是通過圖像、文字、視音頻資料，對學生入校以來的一切活動情況進行系統的記錄，充分展現了學生學習、成長的整個過程。因此學籍質量的管理質量，體現了電子政務在中學管理中的實際應用情況，也可以反映處學校對學生的重視情況，管理好學籍檔案是對每一個學生負責，是學校管理工作的核心內容，對于學校與學生可持續發展有著重要的意義。

1 新形勢下中學學籍管理存在的問題

（一）校方對檔案管理認知不足、服務水平偏低

目前而言，中學學籍檔案管理存在的首要問題在于電子政務、數字化應用模式較為繁瑣，導致檔案管理服水平難以有效提升。主要體現在以下幾個方面：第一、部分中學領導對于電子學籍檔案認知不足，單純認為學籍檔案管理僅僅是利用計算機錄入相關數據，增添硬件設備；忽視了相關軟件的應用，管理系統更新速度慢，數字化的作用難以發揮。第二、檔案檢索、查找等相關服務流程復雜，對學生的姓名、證書編號等相關內容并沒有及時錄入，造成檔案查詢不全面，查詢準確率偏低。

（二）檔案管理系統不完善、資源利用率低

中學學籍檔案平臺管理系統不完善，存在諸多漏洞，例如權限層級劃分不清、保密系數不高、系統錄入過于繁瑣、內容無法修改等問題。系統不完善導致中學學籍檔案在管理中效率偏低。其次，資源利用率偏低，未建立統一的錄入標準、檔案管理標準，導致部分資源浪費。造成部分信息在管理過程中，存在相互傳遞混亂，同一內容周期性、反復性進行管理，資源的大量的浪費，產生不必要的重復性勞動。

（三）缺乏專業的人才、管理水平不高

中學學籍檔案管理步入電子化，對于管理人員的計算機水平、信息技術有著較高的要求。然而，由于中學管理層并不重視學籍檔案管理人才儲備，導致管理人員的專業水平偏低。對于學籍檔案管理缺乏經驗，計算機知識的匱乏，造成學籍信息錄入速度慢、數據庫搭建陳舊、管理效率偏低。其次，缺乏健全的培訓體系，新老交替過于頻繁，對于重要的學籍信息、人員溝通交流不暢，導致信息采集不全，電子檔案的高效性未能充分發揮。

2 新形勢下中學學籍管理的對策措施

（一）強化認知水平、提高管理服務質量

中學從校領導的管理層到教師層面，應該重視學籍檔案的管理，提高自身的認知水平，明確檔案管理的重要性。首先，學籍檔案管理應該配備專門的辦公室，優化工作環境。其次，形成完善的中學學籍檔案管理制度，提高管理人員的崗位責任意識，履職盡責，保證學籍檔案工作的有序進行。同時，盡可能的完善硬件軟件設施，完善學籍內容，例如學生的家庭情況、每一學年獲得的獎項、獎懲情況、成長情況（轉學、休學、入學、復讀）等相關內容。按時進行搜集、統計、鑒定、錄入，建立完善的數據庫，保證數據庫按周期更新，提高管理服務質量。

（二）完善管理系統，提高資源利用率

中學學籍檔案管理應進一步完善管理系統，保證系統的完整性，簡化系統應用的模式，避免檢測困難，造成查準率偏低。學校應根據自身的特點，不斷完善管理系統，根據實際情況優化系統的結構與管理模式，保證硬軟件資源的合理利用。建立永久性的數據存儲機制，避免人員更替造成信息流失。開發服務決策功能，通過對大數據進行分析，例如某一年級學生學習情況，側面評估教學質量，為教學活動改革發展提供相應的數據支撐。

（三）優化人力資源、構建高質量管理團隊

中學管理層應重視學籍檔案管理專業人才的儲備和培養，優化配置人力資源，構建高質量的管理團隊。學籍檔案管理一方面要求管理人員具備專業的計算機知識、軟件知識。學校應定期組織管理人員進行培訓，完善其知識結構，能夠熟練運用各類管理系統，查找漏洞，提高管理經驗，不斷提高管理水平。另一方面，選拔高質量、政治素養較高的管理人才。學籍檔案私密性較強，設計學生的個人信息，因此管理人員應具備較高的道德修養，不得徇私情，保證檔案的真實性、有效性。最后，管理團隊不應頻繁進行人員調動，應保證團隊的穩定性，才能使檔案信息管理有序銜接。

3 結語

中學學籍檔案管理關乎是學生的未來，體現了一個學校的管理水平。因此學校應強化認知，明確學籍管理的重要性，建立完善的管理體系，完善硬軟件設施，優化配置人力資源，推動中學學籍管理水平邁上新的臺階。

參考文獻

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