學校檔案安全管理問題與措施分析

張穎怡

摘 要：隨著教育體制改革的深入，教育系統完善度明顯增強，對學校各種類型的檔案管理工作有了更高的要求，檔案管理內容涉及到學校發展進程、學生學習成長歷程，故如何提高管理質量意義重大。學校檔案的主要作用是真實記錄學校的發展變化，它表現的形式非常多樣化，可以是個體，也可以是群體，它能夠客觀記錄學校的日常狀態，對學校的綜合發展起到了至關重要的作用。

關鍵詞：學校檔案；安全管理；問題；措施分析

學校檔案管理內容較為多元，如黨群行政檔案、基本建設檔案、財會檔案、編研檔案、教學檔案等，是對各項工作運行情況的一種準確總結和真實反映。學校如果忽視檔案管理工作，專業性不夠，疏漏繁多，勢必會對檔案安全造成威脅，對學校的教育教學、成長與發展帶來負面作用。

1 檔案管理的意義

檔案管理是指具體由檔案館或檔案室參與組織和負責，對檔案實體和檔案信息展開規范、系統的管理，并就保護服務予以針對性提供的諸多工作環節和類型的總稱，是國家檔案事業教育領域最為基礎和重要的組成部分。檔案涉及隱私及機密，檔案安全管理能夠杜絕一些安全事故的發生，避免檔案收到威脅及破壞。檔案安全管理以實體檔案資料、電子檔案資料及檔案庫房為重要內容。現今，社會對學生的教育越來越重視，學生數量也在大幅度的增加，在學生數量增加的同時，學校應充分重視起檔案管理工作，將檔案管理體系建立起來，并根據檔案中的內容來了解學校管理中存在的問題，讓學校各項工作都能得到詳細的記錄，使學校的各項檔案管理工作都能夠有序的進行。

2 學校檔案管理內容

學校檔案管理多樣，歸納起來，主要有以下三方面內容：第一，在檔案管理工作中，學校檔案人員要按照檔案局和教育局的相關要求，對具保存價值信息行原始記錄，并予以精準有效的分類、加工整理；第二，對檢索工具進行科學有效編制，制成檔案史料出版。第三，對檔案庫房的環境安全也要進行嚴格把控，防止盜竊、火災、鼠咬等事故，也要注意庫房濕度、溫度、光線、清潔度控制，保證檔案儲存環境的安全。

3 檔案安全管理問題

現階段，學校對檔案管理工作越來越重視，隨著課改的發展，各級部門對檔案管理的投入力度也不斷加大，管理成效有所提高。在學校檔案管理上，只有投入大量的資金和人力，設施更加齊備、完善管理條例，這樣才能充分使檔案管理發揮其自身的作用。雖然檔案管理的工作日漸成熟，但還是有一些問題存在，學校和行管部門要不斷改進，才能將學校檔案管理的質量和水平提升上來，才能有助于教學活動的展開，對學校的可持續發展有著重大意義[1]。

3.1 對檔案管理的不夠重視

學校檔案是對學校教學工作、學生學習事務展開的總結和匯總，通過對檔案查詢，可對學校教學活動、管理活動開展狀況進行精準掌握，可以到檔案管理處查詢檔案，無論是黨建工作、教育教學工作、基礎設施建設，還是行政、財務、人事，甚至每一屆每一位學生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。要想全面了解學校各方面的情況，可以到檔案管理處查詢檔案，無論是黨建工作、教育教學工作、基礎設施建設，還是行政、財務、人事，甚至每一屆每一位學生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。

現階段教育體制領域信息化進程加劇，但仍存在部分院校未對檔案管理工作有充分和正確認識的情況，仍認為檔案管理屬內部工作，可有可無。此外，一些學校在檔案管理工作上的經費和人力投資十分有限，管理人員專業度不夠，檔案保存環境簡陋，缺乏必備的基礎設施及硬件設備，庫房無法為檔案提供安全的保存環境，長此以往，學校的檔案管理工作將停滯不前甚至節節落后。

3.2 科技手段的落后

學校的意義并不僅僅是上課，對于每一位學生的成績信息和成長情況進行詳細記錄，定格學校的每一個發展歷程。然而許多學校對這項工作并不重視，導致檔案管理工作長期處在極其落后的發展階段。只有充分利用專業的檔案信息管理軟件，不僅可以更好的實現對學校各方面管理、師生情況的實時檢索，還能在省時的同時又省人力，才能充分的實現資源的共享，但現在的大部分學校還在采用傳統的手工方法去整理檔案，這樣不僅費時費力，還會影響檔案管理的工作效率。

3.3 管理水平的低下

學校對檔案管理工作的嚴重忽視，導致管理體制上極其不完善，管理者的業務水平也十分低下。例如，檔案進行收集分類儲存對工作人員的能力水平要求較高，若無法準確將檔案進行分類，勢必會導致混亂，為學校帶來損失。此外，管理制度的缺乏也導致了學校在檔案收集整理方面存在紕漏，工作無法順利進行，對于檔案的收集也沒有嚴格的規定、都是不想交就不交，造成檔案管理的混亂局面、學生信息的缺失和不準確等問題，這樣不僅不利于學生的個人發展，對學校的長足發展也起到了很大的反作用[2]。

4 加強和改進學校檔案安全管理工作的對策建議

4.1 提升對檔案安全管理的意識，加大投入，確保各類“硬件”達到標準

為提高各級工作人員對檔案管理的工作重視力度，需對堅持嚴格管理、防治結合原則嚴格遵循。在具體開展過程中，首先，學校的管理層方面，需引起對檔案管理工作開展價值的重視，將其列為學校日常管理的重要及核心內容，并于年度性總結呆，予以考評和審核，未合格者，找出原因，適度改進。將檔案安全管理的意識在學校范圍內進行廣泛普及及宣傳，加強管理者的業務能力素質。其次，學校應在檔案管理工作中投入更多的人力資源及管理經費，加強基礎設施方面的建設，對現代化的硬件設施予以積極配置，如除濕機、吸塵器等，做好計算機軟件工作的更新，以提高管理成效。最后，在庫房建設上，應有“八防”的設備設施，并嚴格依據《檔案館建設標準》（建標103）、《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）的相關要求，若采用檔案密集架的學校，應請具有鑒定資質的房屋安全鑒定單位對檔案庫房進行樓面荷載鑒定，出具鑒定報告后方可安裝使用。endprint

4.2 檔案數據化管理

大數據背景下，檔案管理形式更為多樣和便捷，讓原始檔案中常規應用的紙質信息，現階段，已向電子信息高效轉移，在行檔案信息管理時，可做到計算機與人力同時開展，為管理的安全性和有效性設置了雙保險。另外，檔案信息化也方便各種查詢需求，均需花費過多精力和人工翻閱檔案，僅需于計算機設定的查詢程度上輸入相關關鍵詞，即可對檔案存儲的位置精準掌握，并可簡要瀏覽檔案大體內容，最大程度增強工作效率，提高管理質量。例如，教師想要查詢學生個人檔案時，依照傳統的方法會浪費很多的時間，如果利用信息化技術查詢，就可以在特定某種查詢方案時，在電腦中輸入學生的姓名，學生的具體資料都會完整的呈現在系統中，這樣不僅省時，而且查詢的準確率較高。充分的利用數字化才能將學校各方面的資料完整的保存，還能有效的將管理效率提升上來，為檔案管理的工作帶來不小的便利[3]。

4.3 善善相關管理制度

各級院校需依據自身情況，對檔案安全管理制度個性化制定，以為檔案安全管理工作的順利開展打下良好基礎，使學校領導及其它不同職業的人員在行檔案管理時，能有據可依。具體措施如下：一、明確主管領導，將每一項工作都安排一到兩位專門負責人全權負責，抓管領導抓全局，并制定合理的安全問責機制。二、制定應急預案，明確組織機構，出現檔案安全問題時，要將責任追究到人，并明確檔案搶救措施。三、要對學校檔案的管理期限進行分類規范，制定表格，隨時檢查記錄，保證管理員能夠及時找出所要調出的檔案。在工作開展過程中，需對具高度責任心的工作人員予以選擇，以提高檔案管理的有效性和精準性。

檔案安全管理制度的建立對規范相關工作的作用是巨大的，它可以很好的制約傳統管理中存在的弊端，在不斷的發展中改進管理措施，這樣才能達到促進學校發展的作用

5 結語

綜上所述，學校要想做好檔案管理工作，首先應當找到當前存在的一些問題，在此基礎上，制定合理的安全管理制度，并不斷加強檔案管理工作新模式。在保證檔案信息化平臺規范、科學的情況下，才可從根本上促進學校日常檔案管理工作有序、高效發展，為教育教育工作的開展、學生掌握科學文化知識和健康成長提供強有力的保障，實施價值顯著。

參考文獻

[1]丁榮茹.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].辦公室業務，2017（1）：26-27.

[2]徐愛玲.智能化發展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016（18）：187，178.

[3]王衛國.淺談信息化在高中檔案管理中的應用[J].卷宗，2016，6（6）：2.endprint