檔案服務創新與檔案整理關系

梁爽

摘 要：信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。

關鍵詞：檔案；服務；整理

1 新形勢下檔案管理服務面臨的挑戰

1.1 服務觀念的挑戰

社會發展非常顯著的特點是信息化，信息化在社會經濟、社會政治、社會文化、社會科學、社會生活等方面都有所體現。此種情況下，要想使檔案在社會服務中保持較高的應用價值，就需要對檔案管理服務的觀念予以調整，如此才能為檔案管理服務指明方向，便于檔案管理服務的創新。

1.2 服務內容的挑戰

在市場經濟體制改革不斷深化的背景下，人們逐漸意識到知識和信息的掌握是推動自身良好發展的關鍵。基于此，越來越多的人參與到知識學習、信息瀏覽中來。此種情況下，為了滿足社會及個人需要，應適當的調整檔案管理服務的內容，如調整檔案收集的范圍、創新檔案查閱方式等。

1.3 服務手段的挑戰

在計算機、網絡、多媒體、信息技術已經廣泛應用于人們生活工作中的情況下，人們越來越青睞于智能化設施的使用。此種情況下，為了滿足社會及個人的需求，檔案管理服務手段也將面臨智能化的挑戰，即如何借助計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來創新檔案管理服務手段，提高檔案管理服務水平，更好地服務于社會及個人。

2 檔案整理創新措施

2.1 思想觀念創新

在檔案現代化管理中，思想觀念是否適應現代化至關重要，檔案管理工作創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想。因此，要做好檔案管理工作創新，首先要作好思想觀念的創新。觀念創新是管理工作創新的前提，是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網絡化、社會化，檔案部門必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統化，規范地整理出來，才能更好的發揮檔案的信息作用，體現檔案信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。眾所周知，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在管理和利用過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。

2.2 管理方式創新

檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，大家仍然會感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內容，提高庫藏質量，調整思想，朝著為企業的高效、快速服務去思考、去聯系，有目的、有重點、有計劃地收集公司需要的檔案資源，并對現有室檔案資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

2.3 管理機制創新

隨著科學技術的進步和市場經濟的深入發展，創新檔案管理機制對提升檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化，規范化工作基礎上，實現館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，為廣大群眾提供科學快捷方便平臺。二是整合各類民生檔案資源，推進民生領域檔案規范化建設，建立民生檔案利用體系，加強民生檔案開發。要以“關注民生，服務民眾”作為宗旨，積極圍繞民生檔案開展提供利用，為百姓切身利益提供有效服務，為利用者提供可靠真實檔案信息依據，為政府科學決策和維護社會穩定提供有力幫助，更為構建和諧社會發揮巨大的作用。

3 服務模式創新

3.1 用戶需求為導向

檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。

3.2 創新服務方式

信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。

3.3 優化檔案管理流程與業務標準

首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。

4 結語

基于本文一系列的分析，可以確定新形式給檔案管理服務帶來的沖擊較大，使檔案管理服務的理念、內容、手段等方面面臨挑戰。此種情況下，應當積極對檔案管理服務予以創新，使檔案管理服務理念、領域、手段向信息化方向進行轉變，滿足社會及個人的需求，進而推動檔案事業持續健康的發展。

參考文獻

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