更新檔案管理理念實現檔案管理科學化、規范化、現代化

葉志遠

（山東省萊州市婦幼保健院，山東 萊州 261400）

0 引言

目前我國醫院的檔案管理工作處于一種較為封閉和落后的狀況，檔案管理工作者甚至醫院管理者的檔案管理思想均存在一定的局限性[1]，認為檔案管理只是簡單地進行記錄，導致了檔案管理工作中一系列問題的發生，對醫院的發展和進步造成一定的影響[2]。因此為了促進醫院的發展，必須更新檔案管理的落后理念，提高檔案管理的現代化水平，適應時代發展的需求，體現檔案管理的科學化、規范化、現代化。

1 人事檔案管理現狀

1.1 檔案管理水平低下，管理力度缺乏

針對我國目前醫院檔案管理的現狀來看，檔案管理水平低下、管理力度缺乏是檔案管理工作中最為顯著的問題，檔案管理工作人員由于檔案專業知識相對缺乏，在檔案材料的收集、整理、歸檔等工作中存在一定的問題，例如醫護工作者在科研方面、職稱考評方面、業績考核等的材料不進行歸檔的話，會導致歸檔材料缺乏真實性和準確性、歸檔材料無法及時進行補充，人事檔案缺乏，無法反映本人的真實情況。

1.2 檔案管理手段落后

在醫院檔案管理工作中，查閱人事信息主要采用人工查找，檔案的存儲柜依然是鐵皮柜，占地面積較大，目前缺乏單獨的計算機和檔案管理軟件，而且檔案存儲的空間也沒有得到合理的使用，鐵皮柜不僅會浪費大量的人力物力，而且容易遺漏和丟失，檔案的準確性難以得到保障，為檔案管理工作帶來了許多不必要的麻煩[3]。

1.3 檔案管理重要性認識不足

目前，許多檔案工作人員以及醫院領導階層，對檔案管理工作依然存在較大的誤差，認為檔案工作屬于事務性保管工作，而并非醫院主要的工作，這種落后的檔案工作思想已經無法適應檔案管理科學化、規范化、現代化的需求。同時部分醫護人認為檔案屬于可有可無的存在，只要做好自己在醫院中的本職工作即可，對自己的人事檔案沒有給予足夠的重視，更有甚者連自己的人事檔案在何處都不清楚，或者有的人認為檔案應由自己保管而不是醫院保管、無法及時補充歸納材料等，這些觀念都會導致人事檔案材料缺失。對于醫院內檔案管理人員來說，相關專業知識較為缺乏，受到時間和專業知識的限制，工作重心放在醫療工作中，導致了檔案管理人員無法及時地進行存檔，同時由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識和宣傳，使得檔案管理人員和本人無法對檔案中缺乏的材料進行及時補充和更新。

1.4 檔案交接工作手續不完善

醫院進行轉型后，由于醫院的主要工作是提高醫療水平、改善醫療環境，為患者提供優質的醫療服務，導致目前大部分醫院檔案交接制度依然比較落后，醫護人員在工作發生調動，或者離崗時，交接工作問題較大，認為檔案交接工作僅僅只是一連串鑰匙交接的工作，導致了檔案管理工作前后嚴重脫節，出現許多交接問題影響到后續檔案管理的工作，例如不按程序進行檔案和手續的交接、檔案檢查工作不細致、該簽字的地方沒有簽字等，導致了問題責任無法劃分情況的發生[4]。

2 人事檔案管理對策

2.1 健全完善檔案管理制度

檔案管理制度必須符合自身醫院的現狀，以醫院的特點和管理的需求為出發點，建立科學合理的管理制度，對于醫院職工檔案材料的轉入和轉出嚴格進行登記，并且可以通過建立職工檔案借閱登記制度等方式，實現科學化、規范化、現代化的方案管理制度。檔案管理制度的完善必須具備實用性和簡潔性，才能更好地發揮管理制度的規范和指導作用，同時需要保證制度的約束性，嚴格按照規章制度進行工作[5]。

2.2 完善檔案管理硬件設施

在檔案管理工作中，需要加大檔案管理硬件設施的建設，例如配備獨立的檔案庫房，安裝電腦、檔案密集架等常規設備。同時需要加快檔案信息化的進程，利用計算機技術對人事檔案信息進行存儲，盡快建立人事檔案數據庫，實現人事檔案網絡化的管理[6]。建議建立公開的檔案管理制度，增強檔案管理的意識，提升檔案管理工作的透明性、公正性，從而使得醫護人員在職稱晉升、干部聘用等方面實現公平性、合理性。

2.3 提高對檔案管理工作重要性的認識

加大對檔案管理工作重要性的認識，是更新檔案管理理念的基礎，首先應加強對檔案管理的規范化建設，同時加強材料的收集工作，完善和補充檔案的基本內容，提高檔案的利用價值[7]。最為重要的一點應加大對于檔案管理重要性的宣傳，開設專門的咨詢服務窗口，或者利用多種渠道，向醫院管理階層以及醫護人員普及人事檔案管理的重要性，提高醫護人員對人事檔案管理的認知度。

2.4 嚴格遵循程序進行交接工作

目前我國人事檔案交接工作中的問題較為繁雜，應提高醫院內每一位檔案管理工作人員的工作能力和職業素養，人事檔案交接工作應嚴格按照程序進行交接，首先應對保管的檔案進行全面清理，保證與財務相符，對借出的檔案要及時收回，并整理借據，同時對未整理的文件材料要做好分類工作和清理，并及時歸檔，檔案的交接需要嚴格遵循交接時間、地點、移交人、接收人、職務、頁數等各種要求，同時需要在移交文件上進行簽字，負責地對待交接工作[8]。

3 結束語

檔案體現出了一個醫院的發展和變遷，是文化的一種傳承，因此必須認真對待人事檔案管理工作，結合自身醫院實際，理清檔案管理工作的思路和發展方向，不斷的學習、改革和創新[9]。對于醫院檔案管理工作來說，最為重要的一點即為改善落后的管理思路，建立新的、順應時代發展的檔案思想和理念，完善管理措施，切實加強自身建設[10]。總體來說，醫院檔案管理工作的科學化、規范化、現代化需要全體檔案工作人員的進步與合作，促進檔案管理事業的發展，為醫院和社會的發展做出應有的貢獻。

[1] 李亞萍,劉燕紅.醫院文書檔案實現科學化精細化管理的方法探究[J].科教導刊:電子版,2017,9(22):288-289.

[2] 王夢怡.醫院檔案規范化管理之思考[J].人才資源開發,2016,24(14):191.

[3] 薩如拉.新形勢下醫院檔案管理工作的加強和持續發展研究[J].山東工業技術,2016,25(22):231.

[4] 劉穎.淺析人事檔案管理在醫院管理中的重要作用[J].社會科學:文摘版,2016,38(11):3.

[5] 甄玲,劉吉羊,雷蕾,等.醫院檔案管理的現代化路徑研究[J].中國管理信息化,2016,19(4):183-183.

[6] 姜向聰.加強醫院檔案管理提高檔案利用率[J].環球市場信息導報,2016,22(25):86.

[7] 劉毅.建立醫院檔案管理現代化模式,提高管理水平[J].中國醫療設備,2017,32(B07):232-233.

[8] 丁秀紅.加強醫院人事檔案管理促進人才戰略實現[J].檔案管理,2016,34(3):89-90.

[9] 周超, 譚欽文, 尹軍. 醫院特種設備檔案工作現狀分析與管理探討[J]. 中國醫學裝備, 2017, 14(9):135-137.

[10] 劉慶華. 實現檔案科學化、規范化、現代化管理的路徑分析[J].辦公室業務,2017,26(7):66-67.