淺談高校辦公室如何做好機要工作

吳巍

摘 要：高校的一切活動都需要經過高校辦公室進行協調才可以有序進行，可以說高校辦公室是高校運行的神經樞紐。辦公室工作的協調一致需要科學有效的方法來驅動，同時辦公室事務的明確分工也是確保相關事宜有效進行的重要前提。機要工作作為高校辦公室工作的重要組成部分，按時、準確、高效的完成其對于高校正常有序發展有著極大的幫助作用。

關鍵詞：高校辦公室；機要工作

1 高校辦公室機要工作的組成部分

高校機要工作主要包括：1.高校資料、文件、重要檔案等的管理；2.對高校重要事宜、重大決策以及相關政策的保密事宜；3.高校部門印章、資料介紹信等身份象征物件的管理；4.對以上文件、資料、物件的清理與保管工作。清理主要做文件、資料過期或是被替代時需要對原文件進行清理，避免文件的外泄對高校的發展與資料關聯人帶來不必要影響。同時，定期清理能保證文件的有效性，減少過時、已失效文件對資料獲取人帶來的困擾。清理工作也應該是隸屬于保管中的一個部分。進行保管工作，便是保證相關資料安全、有效的保存在其應該隸屬的地方。

2 科學有效的工作手段

2.1 以大局為重，加強服務精神

高校機要工作是立足于高校發展、決策執行等能有序進行的辦公室工作。其工作內容直面高校最核心、最前沿的發展決策。同時，進行機要工作也是一個繁雜、瑣碎的過程，就文件的保管清理來說，需要不斷的進行最新的資料比對，文件篩選，在確定了資料的時效性已經可以進行清理時，還需要進行備案、詢問上級管理。高校本身就是知識最前沿的陣地，創新進步不斷。資料的更迭更是迅速，在如此的工作壞境中，必須要大局觀，明確自己所做的一切都是為了高校的發展，明確自己工作做高校發展中的重要作用。只有思想上進步了，才能在工作時不短視。另一方面，機要資料會經常被查閱、問詢，若沒有服務精神在不斷的提供服務的過程中會變得麻木，不利于工作也不利于自身的發展。要明確高校機要工作是著眼于高校發展，服務于高校建設。增加服務意識能提升在高校機要工作中獲得的滿足感。使得以一切都更加得心應手。

2.2 標準化、制度化辦公

自古天地方圓，只有標準化、制度化才能更好的約束事務的發展方向。要明確標準與制度的建立，并不是強加于任何人的韁繩。而是保證工作中公平、提升相關工作效率的重要手段。機要工作涉及高校發展的核心，標準化與制度化的工作方式顯得更加必要。簡言之，高校作為各級教育院校中，教育制度最為寬松的環節。在這種輕松的學習氛圍中，不但使得學生對于自己的懈怠，也使得相關教育管理工作者變得慵懶。歷年來高校工作弊病不斷，就機工作而言，慵懶懈怠的工作態度與環境顯然會使得工作不到位、低效率，進而影響到高校重要事務的進行，最后使高校發展受到不必要的制約。就目前的高校工作而言，制度化與標準化的工作流程顯得更加必要。機要工作的標準化與制度化，應該從以下幾個方面來進行：a、對于各級部門發送、回收、歸檔等的文件件資料要做到，接手即登記、登記即上報，保證有關資料在最短的時間內完成錄入并且送到相關人員手中。b、對于需要被查閱的文件，要嚴格按照規定流程執行，無權限、少流程的拒絕進行查閱，不能憑人情辦事而丟失了章程。同時查閱要做好簽字、登記，對于所查閱資料做到有據可查，便于日后鑒定文件去向。c、嚴格做好保密工作，機要工作往往涉及有關部門的決策安排、院校的重大的發展事項等。沒有做好保密工作，被有心之人，竊取相關資料將帶來不可想象的后果。要做到工作之中做好本分，只有需要進行翻閱的文件、資料才能查閱，否則不該看的堅決不能看。工作之外不得談論有關工作的任何可能涉及工作情況的內容。正真做到公私分明。

2.3 從小處入手做大事

如機要工作中的文件、資料一般，其所述內容都是著眼實際有據可詢。同時不斷涉及到有關部門的重要指示還是高校的發展都是一步一步有計劃有先后的從小格局到大發展的。 在進行機要工作時，也應該如相關政策方針、發展規劃一般，從小事入手，逐步推進，直至完成所有工作。要明確機要工作的每一個部分都有著其重要意義，如：文件的歸檔，不只是為了將文件進行保存，進行文件的歸檔需要對文件的性質表征、基本內容進行登記，同時表述其來源。這樣簡單的一個登記流程就能更好的指導進行的相關查閱工作。若是發現文件存在什么紕漏與缺失也能與上級移交部門及時取得聯系，明確職責、及時進行彌補。高校機要工作本身的每一個環節都應該是機要工作來進行。只有立足了點，才能畫好機要工作的每個方面。同時，機要工作的小處并不小，它都是整個大局的支點，由小及大與有大局觀相得益彰。

2.4 積極創新，謹小慎微不是拘泥一格

21世紀是創新的時代，互聯網經濟的蓬勃發展，各種新興產業鏈的興起。無時無刻不在向我們昭示著，這有創新才能適應這個時代的發展。高校最為優秀人才的教育基地，同時也是中國互聯網經濟主力軍的學習基地。時刻爆發著時代人物的奇思妙想，那么高校工作是否也需要隨著時代創新的腳本而積極變化呢？答案是肯定的，只有不斷的創新才能適應時代的發展，我們的老祖宗已經告訴我們落后就會挨打。高校機要工作只有不斷的創新發展才能適應不斷進行的發展需求。前文所述機要工作要從小處入手，要按標準行事。但不是要求機要工作人員與車線木偶一般一板一眼的執行，畢竟人不是機器。我們可以在相關環境中進行優化，以不一樣的手段的來完成同樣的標準化步驟，只要符合標準，其中增加的趣聞性或者其他能夠提升工作熱情與工作效率的元素都是一種創新。提起創新，就不得不提及創新的必要條件：豐富的見聞與大量的相關知識，獲取的途徑便是不斷的學習與思考。其實回過頭來不難發，學習是推動時代進行的必然驅動力。及此，有一個問題值得我們深思，高校辦公人員流動性差。即：缺少崗位競爭力，導致了一大部分的高校工作者，并沒有很強的學習意識與競爭意識，表現在工作上便于缺少創新、過于死板。這不利于高校機要工作的發展進步，也不符合高校發展的基本需求。明確創新是進行的推動力，學習是創新的必然基礎，才能取得更好的發展。

2.5 與時俱進，成事需利器

只有好的工具才能幫助我們事半功倍，在高校機要工作上也同樣適用。使用紙質記錄與電腦錄入的效果在查詢與登記時都有極大差別。當然電子產品雖然在很多方面都有著更加優越的表現，但是充分的最好故障預警是非常有必要的。紙質保存與電子檔案相結合才是最合適的做法。對于需要面對大量人群、保密級別相對較低、查詢需求更高的材料使用電子文檔系統，可以同時提供給大量用戶進行查閱，節省了時間也提升了效率。而對于機密文件，紙質形式保存無疑在最大的程度上能避免文件的外泄。綜上所述，新興產品的興起能很好的幫助我們完成需要批量處理的繁雜工作。給需要進行一對一高精度的工作提供了更多的時間，也能減少重復工作帶來的煩躁情緒。如何正確認識、用好利器無疑是我們更加需要關注的方面。只有與時俱進才能更好的幫助我們玩成這一系列的工作。

3 結論

只有從小事著手、從小微之處干起，不厭其煩、充分領悟服務精神才能把握住機要工作的方向、窺見機要工作的大局。轉眼大局觀、才能在工作中更好的完成機要工作的每一個部分。同時隨著時代的不斷進行、不斷學習、積極創新以及學習使用新興事物才能保證不斷提升高校辦公室機要工作的質量。

參考文獻

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